Información general de las carpetas
Las carpetas están disponibles en todos los espacios de trabajo y son la forma preferida de organizar todos tus archivos. Por ejemplo, puedes poner todos los documentos, hojas de cálculo y presentaciones trimestrales en una estructura de carpetas 2020 > Q4.
Puedes ver todas las carpetas de tu espacio de trabajo accediendo a Archivos y luego a Todos los archivos.
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Todos los Archivos lista todas las carpetas, archivos y tramitaciones de tu espacio de trabajo. Solo verás los archivos y carpetas a los que tengas permiso para acceder.
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Las subcarpetas creadas por cualquiera en el espacio de trabajo, como una carpeta 2020 y Q4, aparecen en Archivos.
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Haz clic con el botón derecho en una carpeta y selecciona Nueva subcarpeta para crear más carpetas que te ayuden a organizar los archivos.
Nota: Si has copiado archivos y proyectos, se guardarán de forma predeterminada en una carpeta llamada "Elementos copiados" con una marca de tiempo.
Cómo utilizar carpetas
Debes organizar todos tus archivos mediante carpetas y utilizar la opción Tramitación de tu espacio de trabajo para trabajar con una tramitación financiera. Puedes mover los proyectos a carpetas para mantenerlos organizados con otros materiales de tramitación. Usar carpetas para:
- Organizar, encontrar y trabajar con archivos
- Organizar y llevar un registro de las tramitaciones
- Avanzar archivos
Ruta de navegación de archivo
Verás la ruta de navegación mientras navegas por tus carpetas en Archivos. La ruta de navegación te muestra las carpetas donde se encuentran los archivos y facilita la navegación entre carpetas anidadas.
Haz clic en la casilla situada junto a un archivo o carpeta para ver su ubicación en la ruta de navegación situada encima de la lista de archivos. Desde ahí, puedes navegar fácilmente a cualquier carpeta de la jerarquía.
Mejores prácticas
Aquí tienes algunos consejos para utilizar las carpetas en un trimestre típico.
Organizar archivos:
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Utiliza las carpetas para organizar todos tus documentos.
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Crea una carpeta principal para todos los documentos con los que trabajes en un trimestre. Dentro de la carpeta principal, puedes organizar los documentos y tramitaciones en subcarpetas para facilitar la búsqueda de archivos similares.
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Nombra las carpetas con un carácter especial (*'!) si quieres que aparezcan al principio de la lista.
Tramitación:
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Utiliza las carpetas para organizar tus documentos de tramitación.
- Incluye "tramitación" en el nombre de las carpetas de tramitación para identificarlas fácilmente.
Traspasar archivos:
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Utiliza una carpeta para traspasar documentos.
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Cambiar el nombre de la carpeta creada a partir del traspaso o roll-forward para que sea fácil de encontrar (por ejemplo, Carpeta de traspaso principal o Carpeta de traspaso trimestral).
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Si has creado archivos adicionales que quieres incluir al hacer el traspaso, añádelos a la carpeta que estás utilizando para hacer el traspaso.
Para las tramitaciones
También puede utilizar carpetas para organizar sus archivos.Filing le guía paso a paso, desde la recopilación de Documentos hasta su archivo en tiempo real. Cuando creas una tramitación en Workiva, añades todos los archivos y la información necesaria para esa tramitación directamente en los pasos de la tramitación. Los pasos de tramitación te guían por lo que debes hacer a continuación.