Crear un rastreador de informes es un proceso de tres pasos que se basa en varias funciones de Workiva. Empezarás configurando los campos personalizados necesarios para realizar un seguimiento de cada paso (por ejemplo, quién es el aprobador de un proceso o informe concreto) y, a continuación, crearás consultas para utilizar esos datos.
Una vez configuradas esas entradas, puedes enviar los datos a los distintos widgets y paneles disponibles en Workiva. Así tú, tu equipo y los responsables ejecutivos podéis seguir fácilmente el proceso de elaboración de informes.
Requisitos
Las siguientes funciones deben estar activadas en tu espacio de trabajo:
Para configurar estas funciones, se necesitan los siguientes roles:
- Propietario del espacio de trabajo
- Administrador de campos personalizados
- Editor
Paso 1: Crear campos personalizados
Los campos personalizados son campos únicos creados por tu empresa y añadidos a documentos, hojas de cálculo o presentaciones existentes. Estos campos adaptados se personalizan totalmente a tu espacio de trabajo, pero recogen y almacenan datos de la misma forma que un campo nativo de Workiva. Esta funcionalidad añadida te permite crear informes personalizados y soluciones automatizadas que de otro modo no estarían disponibles.
Elige el tipo de campo personalizado "Usuario" si quieres ver los nombres de los asignadores, aprobadores y otras partes interesadas. Este tipo de campo personalizado incluirá todos los usuarios del espacio de trabajo y permite opciones de filtrado adicionales a través del widget de consultas Wdata.
Al filtrar en este widget, puedes configurar el filtro para que rastree a una persona concreta o seleccionar "usuario actual" para mostrar automáticamente la cuenta con sesión iniciada. Esta última opción permite que cada miembro del equipo vea siempre su propio estado al iniciar sesión en el panel.
Paso 2: Configurar tus consultas
Con las consultas, puedes agregar y segmentar datos de la plataforma Workiva basándote en criterios específicos. Para crear una consulta, selecciona sus componentes en nuestro generador de consultas (que usa el método de arrastrar y soltar) o crea tu propia sintaxis en el editor SQL avanzado.
Cuando trabajes con documentos, asegúrate de añadir el campo de ID de documento a los resultados de tu consulta, ya que estos se convertirán en hipervínculos en tus widgets. Puedes añadir datos de campos personalizados a las consultas utilizando el tipo de origen COM.
Nota: Esto es exclusivo de los datos de campos personalizados. Las URL los de ID de documento de otros orígenes se mostrarán simplemente como texto sin formato.
Paso 3: Configurar tus widgets y paneles
Widget de consulta de Wdata
El widget de consulta de Wdata proporciona una vista rápida de los resultados de la consulta directamente desde la página principal. Los datos pueden actualizarse manualmente en cualquier momento y muestran los mismos resultados que en Wdata.
Cada miembro de tu equipo puede personalizar su propio panel (mostrando, ocultando, filtrando, reorganizando o cambiando el tamaño de las columnas) sin afectar a nadie más en el espacio de trabajo. Estos ajustes se guardan y conservan en el perfil del miembro en cuestión.
Filtrar listas de usuarios por "usuario actual"
El tipo de campo personalizado "usuario" ordena los miembros de tu espacio de trabajo en una lista. Cuando configures tu widget, considera la posibilidad de añadir un filtro para ordenar esa columna por "Usuario actual". Esto permite que el widget funcione para varias personas sin necesidad de crear paneles distintos para cada una.
Widget de recursos clave
El widget de recursos clave (entre los widgets de archivo en la página principal) te permite crear una lista ordenada de tus archivos, informes, formularios y otros recursos más importantes. Solo tienes que copiar y pegar la URL del objeto en el widget y aparecerá como un "acceso directo" disponible al instante en el página principal.
Agregar los archivos necesarios al panel
Como propietario de un espacio de trabajo, puedes añadir archivos necesarios o importantes a un widget de recursos clave y mostrarlo a otros usuarios del espacio de trabajo. Esto proporciona a los empleados una forma fácil de encontrar los archivos que utilizan con más frecuencia directamente desde el panel de página principal.
Nota: Solo se pueden añadir recursos de Workiva al panel. No se admiten URL externas.
Preguntas frecuentes
¿Por qué debería utilizar un rastreador de informes?
El seguimiento de informes en Workiva se utiliza para comprender mejor el ciclo de vida completo de los informes y en qué punto se encuentra cada equipo en un momento dado. Puede proporcionar información sobre el progreso de informes individuales, ayudar a identificar qué partes interesadas están asignadas a cada tarea y garantizar que todo discurre según lo previsto para cumplir los plazos acordados.
¿Puedo ver la información de la entidad en mi rastreador?
Sí, aunque el método de implementación puede variar.
Si la información está vinculada a la propia entidad (por ejemplo, el nombre o el tamaño de la entidad), puede que no tenga sentido crear un campo personalizado y luego establecer el valor en cada documento. En su lugar, puedes plantearte crear una tabla de entidades en una hoja de cálculo que recoja esta información.
Para ello:
- Crea una única fila por entidad y luego añade una columna para cada dimensión, empezando por un identificador único.
- Crea un campo personalizado para ese identificador y rellena su valor en cada archivo.
- Utiliza una consulta para UNIR el origen de datos de la hoja de cálculo y el origen de datos del campo personalizado.
- Asigna la entidad de cada documento a su información correspondiente en la hoja.
Nota: Puedes utilizar el widget de recursos clave para crear un acceso directo a esta hoja de cálculo de la tabla de entidades.
¿Puedo crear varios widgets y paneles?
Sí, los propietarios de espacios de trabajo pueden crear varios paneles y asignarlos a otras personas del espacio de trabajo. Cada usuario puede alternar entre los paneles según sus necesidades.
¿Pueden otros crear sus propios paneles?
Sí, cada persona puede crear sus propios paneles, además de los que le haya asignado el propietario del espacio de trabajo.