La vinculación es una parte fundamental de la plataforma Workiva. Es el mecanismo que conecta los datos a un origen y los sincroniza en todos los archivos vinculados para garantizar que esos datos coincidan en todo momento, independientemente de dónde aparezcan.
Los vínculos inteligentes mejoran la experiencia al permitir agregar datos personalizados a los vínculos, como, por ejemplo, nombres y descripciones. Este contexto añadido ayuda a buscar y reutilizar vínculos en espacios de trabajo, o bien compartirlos con otros usuarios de la organización.
Requisitos
- El rol Gestor de compartición de datos es necesario para compartir enlaces inteligentes.
- Para crear o editar un vínculo inteligente, debes ser Propietario o Editor del archivo de origen.
- Una vez creado un vínculo inteligente, cualquier usuario con acceso a ese archivo y sección puede utilizarlo.
- Para compartir un enlace inteligente con un grupo de usuarios de en otro espacio de trabajo, el ajuste compartir espacio de trabajo debe estar activado por un administrador de la organización o del espacio de trabajo en el espacio de trabajo de destino.
Crear vínculos inteligentes
Antes de crear un vínculo inteligente, tendrás que crear un nuevo vínculo de origen en tu espacio de trabajo o localizar uno existente que quieras convertir.
Cuando tengas en mente un vínculo de origen estándar, puedes convertirlo en un vínculo inteligente siguiendo estos pasos:
- Hacer clic con el botón derecho del ratón en el vínculo de origen y seleccionar Opciones de vínculo > Convertir en vínculo inteligente.
- Asignar un nombre al vínculo inteligente y proporcionar una descripción opcional. Hacer clic en Convertir en vínculo inteligente para completar la operación.
Consejo: Los vínculos inteligentes están pensados para ser compartidos, así que elige un nombre y una descripción que sean fácilmente identificables para otros usuarios. Incluso puedes plantearte utilizar una convención o formato de nomenclatura estándar para todos los vínculos inteligentes de tu organización.
Una vez creado un vínculo inteligente, estará disponible para todos los usuarios permitidos de tu espacio de trabajo a través de la biblioteca de vínculos inteligentes.
Insertar vínculos desde la biblioteca de vínculos inteligentes
La biblioteca de vínculos inteligentes es donde se almacenan todos los vínculos inteligentes de tu espacio de trabajo, así como los compartidos desde otros espacios de trabajo. Desde este espacio puedes navegar por todos los vínculos inteligentes que tienes a tu disposición, ver sus detalles e insertarlos en tus documentos.
Busca y filtra enlaces inteligentes
Para acceder a la biblioteca de vínculos inteligentes, abre cualquier archivo de tu espacio de trabajo y selecciona la sección Vinculación del panel derecho. Si solo tienes un pequeño número de Vínculos, puedes buscarlo aquí.
Consejo: También puedes abrir la biblioteca utilizando el botón Añadir datos de la barra de herramientas "Datos" de la parte superior de la pantalla.
Cuando gestiones un gran número de Vínculos, puede ser útil utilizar la barra de filtros de la parte superior del panel. Desde esta barra, puedes buscar un enlace por nombre, ordenar tu lista o filtrar por archivo de origen y sección.
Nota: Los vínculos inteligentes solo aparecerán en tu vista de la biblioteca si tienes acceso a su archivo de origen.
Ver detalles de vínculo inteligente
Para saber más sobre un vínculo concreto antes de insertarlo en tu documento, ve a la pestaña Detalles.
En la pestaña Detalles, puedes ver:
- La última fecha de publicación
- El nombre del editor
- El nombre del vínculo
- La descripción del vínculo
- Todos los usuarios y grupos de usuarios compartidos
- La última fecha compartida
- Si el vínculo se ha añadido a otras bibliotecas del espacio de trabajo ("conexiones establecidas")
También puedes seleccionar Ir al vínculo al origen en la pestaña Biblioteca para abrir el archivo de origen del vínculo.
Insertar vínculos inteligentes
Cuando hayas identificado el vínculo inteligente que deseas reutilizar, coloca el cursor en el lugar donde deseas colocar el contenido y haz clic en Insertar.
Comparte Vínculos inteligentes con otro usuario, espacio de trabajo o grupo de usuarios.
Los vínculos inteligentes se comparten fácilmente con otros espacios de trabajo. Como propietario de un enlace inteligente, solo tienes que seleccionar el espacio de trabajo y el usuario concretos (o el grupo de usuarios) con los que te gustaría compartirlo. Una vez compartido, el destinatario del vínculo inteligente tendrá la opción de "ampliar el acceso" a otros usuarios de ese espacio de trabajo.
Puedes compartir un vínculo inteligente individual, todos los vínculos inteligentes de una sección concreta o todos los vínculos inteligentes del archivo.
Nota: El rol "Gestor de compartición de datos" es necesario para compartir enlaces inteligentes.
Para compartir un único vínculo inteligente:
- Ve al origen de datos y selecciona el vínculo inteligente que quieras compartir.
- Haz clic en Compartir enlaces inteligentes en la barra de menús de la parte superior de la pantalla.
- Cuando se te pida que selecciones un ámbito, selecciona la primera opción: Vínculo inteligente.
Nota: También puedes compartir un único vínculo inteligente a través de la sección "Detalles" del panel Vinculación de la derecha.
- Utiliza el campo Usuarios de la organización para encontrar usuarios individuales de toda tu organización, o Grupos de usuarios del espacio de trabajo para añadir al completo un grupo.
Nota: Para que los grupos aparezcan en esta lista, el ajuste compartir espacio de trabajo debe estar activado por un administrador de la organización para ese espacio de trabajo concreto.
- (Opcional) Añade un mensaje breve que describa el vínculo. Esto se compartirá con los destinatarios.
- Haz clic en Compartir para completar.
Se enviará inmediatamente un correo electrónico a todos los destinatarios con información sobre cómo acceder a la biblioteca de vínculos inteligentes.
En lugar de compartir cada vínculo inteligente individualmente, puedes compartir todos los vínculos inteligentes contenidos en una sección, hoja o diapositiva concreta:
- Haz clic en Compartir enlaces inteligentes en la barra de menús de la parte superior de la pantalla.
- Cuando se te pida que selecciones un ámbito, selecciona la opción del medio: Todos los vínculos inteligentes en hoja/sección/diapositiva.
- Utiliza el campo Usuarios de la organización para encontrar usuarios individuales de toda tu organización, o Grupos de usuarios del espacio de trabajo para añadir al completo un grupo.
Nota: Para que los grupos aparezcan en esta lista, el ajuste compartir espacio de trabajo debe estar activado por un administrador de la organización para ese espacio de trabajo concreto.
- (Opcional) Añade un mensaje breve que describa el vínculo. Esto se compartirá con los destinatarios.
- Haz clic en Compartir para completar.
Se enviará inmediatamente un correo electrónico a todos los destinatarios con información sobre cómo acceder a la biblioteca de vínculos inteligentes.
Para compartir todos los vínculos inteligentes contenidos en una hoja de cálculo, documento o presentación:
- Haz clic en Compartir enlaces inteligentes en la barra de menús de la parte superior de la pantalla.
- Cuando se te pida que selecciones un ámbito, selecciona la última opción: Todos los vínculos inteligentes en hoja de cálculo/documento/presentación.
- Utiliza el campo Usuarios de la organización para encontrar usuarios individuales de toda tu organización, o Grupos de usuarios del espacio de trabajo para añadir al completo un grupo.
Nota: Para que los grupos aparezcan en esta lista, el ajuste compartir espacio de trabajo debe estar activado por un administrador de la organización para ese espacio de trabajo concreto.
- (Opcional) Añade un mensaje breve que describa el vínculo. Esto se compartirá con los destinatarios.
- Haz clic en Compartir para completar.
Se enviará inmediatamente un correo electrónico a todos los destinatarios con información sobre cómo acceder a la biblioteca de vínculos inteligentes.
¿Qué puede hacer el destinatario de un vínculo inteligente con los datos compartidos?
Una vez compartido y aceptado un vínculo inteligente, el destinatario puede hacer varias cosas con ese contenido:
- Puede copiar los datos del vínculo.
- Puede buscar el vínculo en la biblioteca de ese espacio de trabajo e insertarlo en otro documento.
- Puede ampliar el acceso a ese vínculo para que otros usuarios del mismo espacio de trabajo puedan acceder a él.
También se puede ir a la pestaña Detalles para ver quién ha aceptado una acción y si la ha añadido a su biblioteca de espacios de trabajo.
¿Qué ocurre si un vínculo inteligente ya se ha compartido con algunos usuarios?
Al compartir masivamente un vínculo inteligente con varios usuarios, los usuarios existentes solo recibirán una notificación si se ha producido un cambio en los datos subyacentes.
Si necesitas eliminar usuarios existentes de un recurso compartido, debes editar ese vínculo inteligente concreto.
Añade vínculos inteligentes compartidos a la biblioteca de tu espacio de trabajo
Cuando se comparta contigo un nuevo vínculo inteligente, recibirás un correo electrónico en la dirección introducida en tu perfil de Workiva. El propio correo electrónico no contiene un vínculo directo al elemento compartido, pero puedes acceder a él abriendo cualquier archivo de tu espacio de trabajo y yendo a la biblioteca de vínculos inteligentes.
Así es como funciona:
- Abre cualquier hoja de cálculo, documento o presentación en tu espacio de trabajo.
- Abre el panel Vinculación en la parte derecha de tu pantalla.
- Haz clic en el icono Administrar biblioteca situado en la parte superior derecha de la pestaña Biblioteca.
Nota: Un punto naranja indica que hay un nuevo enlace o actualización disponible en tu biblioteca.
- Los vínculos compartidos que no hayan sido aceptados aparecerán en la sección Actualizaciones pendientes > Nuevos vínculos compartidos. Selecciona el vínculo y haz clic en Añadir nuevo vínculo para añadirlo a tu biblioteca.
Usar vínculos inteligentes compartidos
Los vínculos inteligentes compartidos aparecerán en la biblioteca de tu espacio de trabajo y funcionarán prácticamente igual que los vínculos inteligentes nativos. Observarás que el vínculo Ir al vínculo de origen está desactivado para los vínculos compartidos, ya que el archivo de origen se encuentra en un espacio de trabajo diferente.
Para obtener información sobre cómo insertar vínculos inteligentes en tus documentos, consulta la sección Insertar vínculos de este artículo.
Ampliar permisos a vínculos inteligentes compartidos
A los destinatarios del vínculo inteligente se les conceden automáticamente permisos de nivel de propietario para el vínculo compartido. Como destinatario, esto te permite ampliar el acceso a otros usuarios dentro del mismo espacio de trabajo.
Para ampliar el acceso a otros usuarios:
- Abre cualquier hoja de cálculo, documento o presentación en tu espacio de trabajo.
- Abre el panel Vinculación en la parte derecha de tu pantalla.
- Haz clic en el icono Administrar biblioteca situado en la parte superior derecha de la pestaña Biblioteca.
- Ve a la pestaña Vínculos inteligentes compartidos.
- Haz clic en Ampliar acceso para el vínculo inteligente que quieras editar.
- Elige los permisos necesarios y haz clic en Aplicar cambios.
Para más información sobre la gestión de permisos, consulta nuestro artículo Actualizar permisos de archivos.
Permisos específicos de los vínculos inteligentes
| Propietario | Editor | Lector | |
| Buscar e insertar un vínculo inteligente compartido desde la biblioteca | x | x | x |
| Aceptar y publicar actualizaciones de un vínculo inteligente compartido | x | x | |
| Puede ampliar los permisos al vínculo inteligente compartido | x | ||
| Compartir vínculos inteligentes | x | x |
Ten en cuenta que el rol Gestor de compartición de datos también es necesario para compartir enlaces inteligentes.
Compartir actualizaciones de vínculos inteligentes
Cualquier actualización de vínculos inteligentes realizada en tu espacio de trabajo principal debe compartirse deliberadamente con otros espacios de trabajo. Este paso adicional da a los espacios de trabajo compartidos la oportunidad de revisar los datos entrantes antes de aceptar el cambio.
- Abre cualquier hoja de cálculo, documento o presentación en tu espacio de trabajo.
- Abre el panel Vinculación en la parte derecha de tu pantalla.
- Ve a la pestaña Detalles.
- Haz clic en el icono Compartir situado en la parte superior derecha del panel y selecciona Compartir actualizaciones.
Nota: Un punto naranja indica que un vínculo inteligente ha sido actualizado pero no compartido.
- Introduce una breve descripción de tus cambios. Este contexto se utiliza a menudo cuando los destinatarios están en pleno ciclo de revisión o presentar informes de un periodo anterior.
- Haz clic en Compartir actualizaciones para completar la operación.
Aceptar actualizaciones de vínculos inteligentes compartidos
Como destinatario de un vínculo inteligente compartido, recibirás un correo electrónico cada vez que se publique y comparta una actualización. También verás un pequeño punto naranja en el panel Vinculación cuando haya una actualización disponible.
- Abre cualquier hoja de cálculo, documento o presentación en tu espacio de trabajo.
- Abre el panel Vinculación en la parte derecha de tu pantalla.
- Haz clic en el icono Administrar biblioteca situado en la parte superior derecha de la pestaña Biblioteca.
- Las actualizaciones que no hayan sido aceptadas aparecerán en la sección Actualizaciones pendientes > Actualizaciones de vínculos compartidos. Selecciona el vínculo y haz clic en Aceptar actualizaciones para recibir los datos actualizados.
Nota: También puedes hacer clic en Revisar para ver una comparación de los cambios antes de aceptar una actualización.
Revisar actualizaciones
El botón Revisar de la sección anterior te permite comparar los cambios antes de confirmarlos en tu espacio de trabajo. Cuando haya varias actualizaciones disponibles, utiliza las flechas de la parte inferior izquierda para pasar de una a otra.
Cuando tengas todo listo, haz clic en Aceptar actualizaciones para publicar los nuevos valores en todos los destinos de tu espacio de trabajo.
Copiar vínculos inteligentes
Para facilitar el proceso de roll forward, se pueden incluir opcionalmente vínculos inteligentes al copiar un archivo o carpeta. Esto te permite mantener los vínculos actuales al copiar archivos o restablecerlos por completo.
Las siguientes opciones se aplican específicamente a los vínculos inteligentes:
- Incluir metadatos para todos los vínculos inteligentes de origen: Marca esta casilla para conservar los nombres y descripciones de tus vínculos inteligentes de origen copiados. Esto creará entradas duplicadas en tu biblioteca, pero pueden editarse más tarde. Desmarca esta casilla para excluir los nombres y descripciones existentes de tus vínculos inteligentes de origen copiados.
- Mantener vínculos de destino entre espacios de trabajo: Marca esta casilla para mantener los vínculos inteligentes de otros espacios de trabajo
vinculados a su origen actual. Desmarca esta casilla para quitar los vínculos.
Más información sobre copia de archivos y carpetas.
Nota: Estas opciones solo aparecen si se han activado los vínculos inteligentes en tu espacio de trabajo.
Revertir y eliminar vínculos inteligentes
Una vez añadido un vínculo inteligente, puedes revertirlo a un vínculo de origen estándar y eliminarlo de la biblioteca. También puedes eliminar directamente vínculos inteligentes antiguos, no utilizados o abandonados que se hayan compartido desde otros espacios de trabajo.
Nota: Debes ser el propietario del archivo o tener permiso de editor para revertir un vínculo inteligente de origen.
Para revertir un vínculo inteligente, ve al origen de datos y:
- Haz clic con el botón derecho del ratón en el vínculo de origen y selecciona Opciones de vínculo > Volver al vínculo de origen estándar.
- Haz clic en Revertir para confirmar.
Una vez eliminado, tu vínculo inteligente desaparecerá de la biblioteca y podrá ser administrado como un vínculo estándar.
Si el vínculo inteligente se ha compartido entre espacios de trabajo, permanecerá en el espacio de trabajo de destino, pero no se transmitirán más actualizaciones. Cualquier consumidor del vínculo será notificado por correo electrónico, y un propietario o editor del vínculo en el espacio de trabajo de destino podrá eliminar ese vínculo inteligente de su biblioteca.
Si se ha compartido contigo un vínculo inteligente desde un espacio de trabajo de origen y luego se ha eliminado o revertido, también puedes seguir estos pasos para eliminar el vínculo abandonado de tu biblioteca.
Nota: Debes ser el propietario del archivo o tener permiso de editor para eliminar un vínculo de la biblioteca.
- Abre cualquier hoja de cálculo, documento o presentación en tu espacio de trabajo.
- Abre el panel Vinculación en la parte derecha de tu pantalla.
- Haz clic en el icono Administrar biblioteca situado en la parte superior derecha de la pestaña Biblioteca.
- Busca tu vínculo inteligente en la pestaña "Vínculos inteligentes compartidos" y haz clic en Administrar > Eliminar vínculo en la parte derecha.
- Hacer clic en Eliminar para confirmarlo.
Una vez eliminado un vínculo inteligente de la biblioteca, los vínculos de destino se conservarán, pero no se transmitirán más actualizaciones.
Nota: Si el vínculo inteligente sigue compartido contigo, puedes volver a añadirlo más tarde desde la sección Actualizaciones pendientes > Nuevos vínculos compartidos de la biblioteca.
Lo que hay que saber
- Los vínculos que se originan en espacios de trabajo GRC no son compatibles con los vínculos inteligentes en este momento.
- Los vínculos inteligentes se incluyen, y se nombran, en el Informe de los vínculos del documento.