Centro de soporte de Workiva

Desde el Programa de Sostenibilidad puedes recopilar datos de varios años para la elaboración de informes sobre aspectos medioambientales, sociales y de gobernanza (ESG) o de sostenibilidad. Desde la sección «Descripción general del programa» , el responsable de un espacio de trabajo o el responsable del programa puede gestionar los ejercicios de referencia del programa según sea necesario.

Agregar año fiscal declarado

Para comenzar la recopilación de datos de un nuevo ejercicio de información, añade el año al Programa de Sostenibilidad . Al añadir el año, se copian —o se trasladan— las métricas de otro año y se seleccionan los detalles de los valores y los archivos con los que se quiere empezar.

Paso 1:. Prepara los archivos para pasar al siguiente ejercicio

Cuando añades un año nuevo, el Programa puede copiar archivos para la recogida de datos o informes de sus valores métricos. Antes de añadir el año, elige los archivos para transferir:

• Decide si quieres seguir recopilando valores a través de cualquier archivo fuente conectado o, por el contrario, utilizar el portal optimizado de tareas de Workiva .
• Identifica los archivos adicionales que se deben copiar, como los procesos utilizados con los archivos de origen conectados, la hoja de cálculo del Factbook o los archivos de informes.

Si decides conservar los archivos fuente asociados a los valores o copiar archivos adicionales, puedes organizarlos en sus respectivas carpetas «Fuente» y «Informes» —dentro de otra carpeta que identifique su año de declaración— para facilitar su preparación para la actualización.

Consejo: Para mayor claridad, incluye el año en el nombre de cada carpeta, por ejemplo, «Archivos originales de sostenibilidad 20XX » o «Archivos de informes de sostenibilidad 20XX ». 

• En la carpeta «Source» , incluye cualquier archivo de origen vinculado que desees conservar para los valores métricos del nuevo año, como la hoja de cálculo «Data Collection ».

  Consejo: Para identificar los archivos fuente asociados a los valores, utiliza una consulta con el programa como fuente . El Programa también enumera los archivos de origen de los valores cuando añades un nuevo año.

• En la carpeta «Reporting» , incluye la hoja de cálculo «Factbook» y todos los informes vinculados a ella.

A continuación, para identificar todos los archivos que el programa incluirá en la actualización:

• En el caso de los archivos que proporcionan enlaces a los archivos de origen y de informe, haz clic con el botón derecho del ratón en la carpeta principal y selecciona «Informe de archivos vinculados ».
  

  Nota: Si tu hoja de cálculo «Factbook» aparece en el informe de archivos vinculados como uno de los archivos de origen, elimina sus enlaces de origen. Utiliza el Factbook únicamente como fuente para informar sobre los resultados , no para recopilar datos. 

• Para cada archivo de origen que aparezca en el informe «Archivos vinculados», revisa su panel «Conexiones» para determinar si sus conexiones entrantes proceden de otro espacio de trabajo —como una hoja de cálculo o una consulta compartida — o si tienen fuentes con datos procedentes de cadenas .

  Nota: Si un archivo de origen tiene estas conexiones entrantes, es posible que tengas que volver a crear la conexión en la copia del archivo generada durante la actualización.

• Para determinar si un archivo de origen que aparece en el informe «Archivos vinculados» utiliza procesos para automatizar los flujos de trabajo de las tareas , busca «Procesos» en «Archivos» ; a continuación, abre cada proceso y comprueba si sus acciones se aplican a un archivo de origen.
  
  Si un archivo utiliza un proceso, incluye el archivo del proceso en la carpeta correspondiente del archivo.

Paso 2. Añadir el año al programa

Después de configurar los Archivos para prorrogar, añade el nuevo año al Programa:

1. En «Programa de sostenibilidad» , selecciona «Descripción general del programa» en el esquema y, a continuación, selecciona «Gestionar» y «Años » en el menú.
   
2. Comprueba que el programa aún no tenga el nuevo año y haz clic en «Añadir año ».
   

Etapa 3. Seleccionar los detalles del valor a transferir

Para facilitar la recopilación de datos, establece el nuevo año con los mismos parámetros que otro año:

1. En «Año nuevo» , introduce el año de referencia que deseas añadir, en formato de cuatro dígitos ( AAAA) .
   

   Nota: Solo puedes añadir años que aún no existan en el programa. Para pasar a un año ya existente —como uno al que se le haya añadido previamente un marcador de posición—, primero debes eliminarlo del programa .

2. Selecciona de cuál de los años existentes quieres copiar las métricas.
3. En «Copiar al nuevo año », selecciona los detalles de las métricas que deseas trasladar:
   • Valores recopilados , para empezar el nuevo año con los mismos datos recopilados directamente en las métricas o a través de las tareas de Workiva
   • Notas de apoyo , para conservar las notas tomadas durante la recopilación de datos, como pruebas o contexto para notas a pie de página o para la redacción del informe
   • Tareas : mantener las mismas asignaciones e instrucciones para la recopilación de datos del nuevo año. Si es así, elige también si quieres establecer las fechas de entrega de las tareas, ajustadas para el nuevo año.

Etapa 4. Selecciona los Archivos a copiar

A continuación, selecciona los Archivos para pasar al nuevo año: 

1. Elige si copiar los archivos de origen conectados de los valores:
   • Para utilizar únicamente las tareas de Workiva en la recopilación de datos del nuevo año, borra los archivos de origen conectados .

   • Para mantener los vínculos con los archivos fuente de los valores, selecciona «Archivos fuente vinculados » y, a continuación, elige los archivos que deseas transferir desde el año actual.

     Nota: Si decides aplicar una versión más reciente a un archivo fuente, el programa también copia los archivos fuente vinculados a él .

     Consejo: Si desmarcas la casilla de selección de un archivo de origen, las tareas relacionadas con sus valores utilizarán Workiva Tasks para la recopilación de datos en el nuevo año.

2. Para incluir otros archivos en la actualización —como «Procesos», la hoja de cálculo «Factbook» o los resultados de los informes—, haz clic en «Copiar archivos adicionales » y, a continuación, busca y selecciona los archivos que desees copiar; por ejemplo, los que se encuentran en los archivos de informes de sostenibilidad de 20XX o en la carpeta 20XX preparada para la actualización .

3. En «Copiar desde archivos », elige qué elementos quieres incluir en las copias de los archivos.
    

   

    

   Copiar de archivos	Descripción
   Todos los comentarios	Copia todos los hilos de comentarios — tanto los abiertos como los resueltos — de los archivos
   Etiquetas de esquema	Copia las etiquetas aplicadas a los contornos Nota: En las copias, las etiquetas de contorno estarán desactivadas por defecto. Tras el avance, elige si quieres activar las etiquetas de contorno para cada copia.
   Archivos adjuntos	Copia los archivos adjuntos subidos a la carpeta de archivos Nota: Las marcas de los anexos no se incluyen en las copias.
   Automatizaciones	Copia las automatizaciones utilizadas en los archivos, por ejemplo, para automatizar la recopilación de datos de los sistemas fuente integrados Nota: Para ayudar a reducir los errores en las copias, incluye todos los elementos utilizados para ejecutar las automatizaciones de los archivos. Nota: En las copias, las automatizaciones estarán desactivadas por defecto. Tras la actualización, elige si deseas activar las automatizaciones en cada copia.
   Conexiones de entrada y salida	Copia todas las conexiones de los archivos: las entrantes procedentes de las fuentes de datos y las salientes hacia los archivos de destino. Nota: Si incluyes la hoja de cálculo «Recopilación de datos » o «Factbook» , selecciona «Conexiones entrantes y salientes ». A continuación, puedes ajustar los parámetros de las conexiones según sea necesario en las copias creadas durante la transferencia.
   Valores de las celdas de entrada	Copia cualquier dato introducido en las celdas de entrada de los archivos, como, por ejemplo, aquellas en las que los asignados introducen valores métricos. Nota: Si desmarcas esta opción, las copias incluirán las celdas de entrada vacías, sin los valores introducidos en ellas.

   Consejo: Las copias creadas conservan automáticamente las etiquetas del lenguaje extensible de información empresarial (XBRL).

4. Elige si quieres guardar las copias en una carpeta nueva o existente:
   • Si eliges «Nueva carpeta» , introduce su nombre y selecciona dónde quieres crearla.
   • Si ya existe la carpeta , selecciona la carpeta en la que quieres guardar las copias.

5. Una vez que hayas seleccionado todos los datos que deseas trasladar al nuevo año, haz clic en «Añadir año ».

   Nota: Dependiendo del número de métricas, el nuevo año puede tardar varios minutos en aparecer en el programa; durante ese tiempo, no añadas ni elimines valores de métricas ni tareas en la sección «Copiar del año». Si incluyes archivos, recibirás una notificación por correo electrónico cuando se creen sus copias.

Etapa 5. Establecer como nuevo año

Una vez finalizada la actualización, prepara el nuevo año en el Programa de Sostenibilidad y —si están incluidas— las hojas de cálculo de recopilación de datos y del «Factbook ».

Nota: Si decides copiar etiquetas de esquema o automatizaciones desde archivos, elige si deseas activar las etiquetas de esquema o las automatizaciones en cada copia.

Quitar año

Puedes eliminar un año de un Programa, incluyendo todos sus valores métricos y cualquier tarea de recogida de datos en curso.

Consejo: En lugar de eliminar todos los valores de un año, puedes eliminar solo los valores de determinadas métricas .

Para eliminar un año:

1. En «Programa de sostenibilidad» , selecciona «Descripción general del programa» en el esquema y, a continuación, selecciona «Gestionar» y «Años » en el menú.
2. En el año objeto del informe, selecciona «Eliminar año ».
   
3. Haz clic en «Eliminar ».

Deshacer un traspaso al siguiente ejercicio

Si es necesario, puedes retroceder un año nuevo, como para añadirlo de nuevo con detalles o archivos diferentes. 

Nota: Asegúrate de eliminar el año añadido durante la actualización, y no otro año que pueda contener valores recopilados.

Para deshacer un roll forward:

1. En el Programa de Sostenibilidad , elimina la referencia al año nuevo de la descripción general del programa .
2. En «Archivos» , elimina todas las copias de los archivos creadas durante la actualización.