Si tienes problemas para acceder a archivos, editar contenido o gestionar permisos en Workiva, este artículo responde a preguntas comunes y explica cómo funcionan los permisos en espacios de trabajo, carpetas y archivos. Utilice esta guía para solucionar los problemas de acceso más comunes y saber cómo asignar correctamente los permisos.
Problemas de acceso y visibilidad
¿Por qué no tengo acceso a un fichero a pesar de tener el rol correcto?
Tener un rol de espacio de trabajo como Viewer, Editor, o Limited Starter no concede automáticamente acceso a todos los archivos de ese espacio de trabajo. Los permisos en Workiva se aplican a múltiples niveles, incluyendo carpetas y archivos individuales.
Esto significa que puedes tener la función correcta pero seguir sin poder acceder a un archivo si no se ha compartido explícitamente contigo o si no tienes acceso a la carpeta donde se encuentra el archivo.
Para resolver esto:
- Busque el archivo utilizando la barra de búsqueda de la pestaña Files para confirmar si puede localizarlo directamente.
- Si se espera que se acceda al archivo a través de una carpeta, pida a un Propietario del área de trabajo que verifique que usted tiene acceso a la carpeta y a las carpetas superiores. La falta de acceso a la carpeta puede impedir que el archivo aparezca en el árbol de carpetas.
- Confirme con un Propietario del espacio de trabajo o un usuario con permisos de Propietario que se le ha concedido acceso al archivo.
- Si es necesario, pídeles que actualicen tus permisos y guarda los cambios.
Una vez actualizados los permisos, actualice el navegador para que los cambios surtan efecto.
Para obtener más información, consulte Entender los permisos y Establecer permisos de carpeta.
¿Por qué alguien tiene acceso a un fichero pero no a un fichero enlazado?
Los permisos en Workiva no se transfieren automáticamente entre archivos vinculados, como hojas de cálculo conectadas a un documento.
Esto significa que un usuario puede tener acceso a un archivo pero no poder interactuar con los datos vinculados de otro archivo.
Para resolver esto:
- Abra el panel Propiedades de enlace y genere el informe de enlaces del documento.
- Abra cada archivo vinculado y revise sus permisos.
- Conceda al usuario el acceso adecuado. Los permisos de propietario o Editor permiten al usuario editar el contenido enlazado.
¿Por qué no aparecen los nuevos usuarios cuando intento añadirlos?
Después de añadir un nuevo usuario a un espacio de trabajo, puede haber un breve retraso antes de que aparezca en la configuración de permisos. Este es el comportamiento esperado mientras el sistema se actualiza.
Si un usuario no aparece inmediatamente:
- Espera unos minutos a que se sincronice el espacio de trabajo.
- Actualiza el explorador.
- Salga de Workiva y vuelva a entrar.
- Intenta añadir el usuario de nuevo en la configuración de permisos.
Si el problema persiste, confirme que el usuario se ha añadido correctamente al área de trabajo.
Consulte Añadir usuarios a un espacio de trabajo para obtener más información.
Conflictos de edición y permisos
¿Por qué no puedo editar el archivo aunque tengo permiso de Editor o Propietario del mismo?
Los roles y permisos del espacio de trabajo determinan lo que un usuario puede hacer en Workiva, y el acceso se aplica a múltiples niveles, incluyendo carpetas, archivos individuales y secciones dentro de un archivo. Aunque tenga permiso para editar Editor o Propietario, las restricciones en una de estas áreas pueden impedirle editar.
Para resolver esto:
-
Pida a un propietario del espacio de trabajo que revise las funciones asignadas a su cuenta. Ver Buscar miembros y administradores para localizar al propietario de un espacio de trabajo.
Nota: La asignación de varios roles de espacio de trabajo puede crear accesos conflictivos. Se recomienda asignar sólo uno de los siguientes roles por usuario: Editor, Visor, o Iniciador limitado.
- Si el archivo se encuentra en una carpeta, asegúrate de que tienes acceso a esa carpeta y a las carpetas superiores. La falta de acceso a la carpeta puede afectar a su capacidad para localizar y trabajar con el archivo. Es posible que aún pueda acceder al archivo a través de la búsqueda o de los archivos recientes. Para obtener más información, consulte Establecer permisos de carpeta.
- Revisa los permisos avanzados del archivo:
- Compruebe si tiene asignado el acceso Editor o Propietario directamente o a través de un grupo.
- Si tiene asignado un permiso individual, éste anula los permisos de grupo.
- Si formas parte de varios grupos, se aplica el nivel de permiso más alto.
- Confirme que tiene al menos Editor acceso a las secciones que necesita actualizar.
- Si se actualiza algún permiso, guarde los cambios y actualice su navegador para asegurarse de que las actualizaciones surtan efecto.
Para obtener más información, consulte Permisos avanzados y Entender los permisos.
¿Por qué no puedo editar un archivo a pesar de ser su propietario?
Si no puede editar un archivo a pesar de figurar como propietario, el problema suele estar relacionado con los permisos avanzados o a nivel de archivo.
En Workiva, el acceso se controla por separado a nivel de espacio de trabajo, archivo y sección. Es posible ser propietario de un espacio de trabajo pero tener acceso limitado a un archivo específico.
Las causas más comunes son:
- Dispone de Viewer acceso a nivel de archivo.
- Los permisos avanzados están restringiendo la edición.
- No tiene el rol de espacio de trabajo requerido (Editor) para hacer cambios.
Para solucionarlo:
- Abra el archivo y compruebe su nivel de permisos.
- Revise Permisos avanzados para asegurarse de que tiene acceso a Editor o Propietario .
- Si es necesario, pida al propietario de un archivo que actualice sus permisos.
Una vez actualizado, actualice el archivo para aplicar los cambios. Si sigue teniendo problemas, confirme que dispone de la función de espacio de trabajo Editor, necesaria para la edición.
Más información en Entender los permisos y Permisos avanzados.
¿Por qué no puedo hacer cambios en una sección concreta?
Además de los permisos a nivel de archivo, las secciones pueden tener su propia configuración de acceso. Esto permite a los equipos controlar quién puede editar partes específicas de un archivo.
Si puede ver un archivo pero no puede editar una sección, es probable que se deba a restricciones a nivel de sección.
Para resolver esto:
- Compruebe si la sección está restringida mediante Permisos avanzados.
- Confirme su nivel de acceso para esa sección específica.
- Pida al propietario del archivo o de la sección que le conceda acceso a Editor o Propietario.
Una vez actualizados los permisos, deberías poder realizar cambios inmediatamente.
Para más información, consulte Permisos avanzados.
¿Por qué un usuario no puede aprobar o rechazar los cambios de pista?
Aprobar o rechazar cambios de pista requiere permisos específicos tanto a nivel de archivo como de sección.
Típico:
- Los usuarios deben tener Propietario acceso al expediente y a las secciones pertinentes para aprobar o rechazar los cambios.
- Los editores pueden rechazar los cambios rastreados.
- Los editores podrán aprobar los cambios en función de la configuración de los archivos.
Para resolver esto:
- Confirme los permisos del usuario en el archivo a través de Permisos avanzados.
- Revisar los permisos a nivel de sección.
- Actualice los permisos según sea necesario.
Nota: Los propietarios de archivos gestionan los cambios de seguimiento de todas las secciones, mientras que los propietarios de secciones sólo gestionan las secciones de su propiedad. Cuando los cambios de pista están activados para todo el archivo, los propietarios de sección no pueden anular esos ajustes.
Más información en Seguimiento de cambios y Permisos avanzados.
Gestión y revisión de permisos
¿Cómo doy acceso a alguien a un archivo o carpeta?
El acceso se concede tanto a nivel de espacio de trabajo como de archivo o carpeta, por lo que es posible que tenga que completar ambos pasos.
Para conceder el acceso:
- Añade el usuario al área de trabajo si aún no está añadido.
- Haga clic con el botón derecho en el archivo o carpeta y seleccione Permisos.
- Seleccione el usuario y asígnele un rol como Visor, Editor, o Propietario.
- Guarda los cambios.
Tenga en cuenta que es posible que los permisos de carpeta no se apliquen automáticamente a los archivos existentes, por lo que es posible que tenga que actualizar ambos.
Para obtener instrucciones paso a paso, consulte Establecer permisos de carpeta y Actualizar permisos de archivo.
¿Cómo puedo ver quién tiene acceso a un archivo o carpeta?
Puede revisar los permisos directamente desde el archivo o carpeta.
- Haga clic con el botón derecho en el archivo o carpeta.
- Seleccione Permisos.
- Revise la tabla de permisos, que incluye Propietario, Editor, Visor, y Sin acceso.
Para una mayor visibilidad, los propietarios de espacios de trabajo pueden exportar un informe de permisos. Esta función puede estar limitada a determinados espacios de trabajo y requiere el acceso del propietario del espacio de trabajo.
Lo que hay que saber
- Las funciones del espacio de trabajo y los permisos de archivos o carpetas se gestionan por separado.
- Los permisos avanzados pueden anular el acceso estándar.
- Es posible que sea necesario actualizar los permisos en varios niveles, incluido el espacio de trabajo, la carpeta, el archivo y la sección.
- Algunos cambios, como añadir nuevos usuarios, pueden tardar unos minutos en aparecer.