La creación de un rastreador de informes es un proceso de tres pasos que se basa en varias características de Workiva. Comenzará configurando los campos personalizados necesarios para realizar el seguimiento de cada paso (por ejemplo, quién es el aprobador de un proceso o informe en particular) y luego creará consultas para aprovechar esos datos.
Una vez configuradas esas entradas, puedes enviar los datos a los distintos widgets y tableros disponibles en Workiva. Esto le permite a usted, a su equipo y a las partes interesadas ejecutivas realizar un seguimiento rápido del proceso de informes de un vistazo.
Requisitos
Las siguientes funciones deben estar habilitadas en su espacio de trabajo:
Para configurar estas funciones, se requieren los siguientes roles :
- Propietario del espacio de trabajo
- Administrador de campos personalizados
- Editor
Paso 1: Crear campos personalizados
Los campos personalizados son campos únicos creados por tu empresa y añadidos a documentos, hojas de cálculo o presentaciones existentes. Estos campos adaptados se personalizan totalmente a tu espacio de trabajo, pero recogen y almacenan datos de la misma forma que un campo nativo de Workiva. Esta funcionalidad añadida te permite crear informes personalizados y soluciones automatizadas que de otro modo no estarían disponibles.
Elija el tipo de campo personalizado "Usuario" si desea ver los nombres de los asignadores, aprobadores y otras partes interesadas. Este tipo de campo personalizado incluirá a todos los usuarios dentro del espacio de trabajo y habilitará opciones de filtrado adicionales a través del widget Consulta Wdata.
Al filtrar este widget, puede configurar el filtro para rastrear a una persona específica o seleccionar "usuario actual" para mostrar automáticamente la cuenta iniciada sesión. La última opción permite que cada miembro del equipo siempre vea su propio estado al iniciar sesión en el panel.
Paso 2: Configura tus consultas
Con las consultas, puedes agregar y segmentar datos de la plataforma Workiva en función de criterios específicos. Para crear una consulta, seleccione sus componentes en nuestro generador de consultas de arrastrar y soltar o componga su propia sintaxis en el editor SQL avanzado.
<!--
With queries, you can aggregate sources in the Workiva platform—tables, spreadsheets, and other queries—and segment their data based on specific criteria. To create a query, you can select its components in a drag-and-drop Builder, or compose it in a SQL editor. When you create a query, you:-->
Al trabajar con documentos, asegúrese de agregar el campo DocumentID a los resultados de su consulta, ya que estos se convertirán en hipervínculos en los que se podrá hacer clic en sus widgets. Puede agregar datos de campos personalizados a las consultas utilizando el tipo de fuente COM.
Nota: Esto es exclusivo de los datos de campos personalizados. Las URL o los ID de documentos de otras fuentes simplemente se mostrarán como texto sin formato.
Paso 3: Configura tus widgets y tableros
Widget de consulta de Wdata
El widget de consulta de Wdata proporciona una vista rápida de los resultados de la consulta directamente desde la pantalla de inicio. Los datos se pueden actualizar manualmente en cualquier momento y muestran los mismos resultados que se encuentran en Wdata.
Cada miembro de su equipo puede personalizar su propio tablero (mostrando, ocultando, filtrando, reorganizando y cambiando el tamaño de las columnas) sin afectar a nadie más en el espacio de trabajo. Estas configuraciones luego se guardan y se conservan en su propio perfil.
Filtrar listas de usuarios por "usuario actual"
El tipo de campo personalizado "usuario" organiza a los miembros de su espacio de trabajo en una lista. Al configurar su widget, considere agregar un filtro para ordenar esa columna por "Usuario actual". Esto permite que el widget funcione para varias personas sin la necesidad de crear tableros separados para cada persona.
Widget de recursos clave
El widget Recursos clave, que se encuentra entre los widgets Archivo en Inicio , le permite crear una lista seleccionada de sus archivos, informes, formularios y otros recursos más importantes. Simplemente copie y pegue la URL del objeto en el widget y aparecerá como un "acceso directo" accesible instantáneamente desde el tablero de inicio.
Añade los archivos necesarios al tablero
Como propietario de un espacio de trabajo, puede agregar archivos obligatorios o importantes a un widget de Recursos clave y mostrarlos a otros usuarios en el espacio de trabajo. Esto proporciona una manera sencilla para que los empleados encuentren los archivos que utilizan con más frecuencia directamente desde el tablero de inicio.
Nota: Solo se pueden agregar recursos de Workiva al tablero. Las URL externas no son compatibles.
Preguntas frecuentes
¿Por qué debería utilizar un rastreador de informes?
El seguimiento de informes en Workiva se utiliza para comprender mejor el ciclo de vida completo de los informes y la situación de cada equipo en cualquier momento. Puede brindar información sobre el progreso de informes individuales, ayudar a identificar qué partes interesadas están asignadas a cada tarea y garantizar que esté en el camino correcto para cumplir con los próximos plazos.
¿Puedo ver información de entidades en mi rastreador?
Sí, aunque el método de implementación puede variar.
Si la información está vinculada a la entidad en sí (como el nombre o el tamaño de la entidad), puede que no tenga sentido crear un campo personalizado y luego establecer el valor en cada documento. En lugar de ello, podría considerar crear una tabla de entidades en una hoja de cálculo que capture esta información.
Para hacer esto:
- Cree una sola fila por entidad y luego agregue una columna para cada dimensión, comenzando con un identificador único.
- Cree un campo personalizado para ese identificador y complete su valor en cada archivo.
- Utilice una consulta para UNIR la fuente de datos de la hoja de cálculo y la fuente de datos del campo personalizado.
- Asigne la entidad de cada documento a su información correspondiente en la hoja.
Nota: Puede utilizar el widget Recursos clave para crear un acceso directo a esta hoja de cálculo de la tabla de entidades.
¿Puedo crear múltiples widgets y tableros?
Sí, los propietarios del espacio de trabajo pueden crear varios tableros y asignarlos a otras personas en el espacio de trabajo. Cada usuario puede luego cambiar de tablero según sus necesidades.
¿Pueden otros crear sus propios tableros?
Sí, cada persona puede crear sus propios tableros además de los que le haya asignado el propietario del espacio de trabajo.