La función de vinculación estándar de Workiva permite establecer vínculos entre un origen de datos y múltiples destinos, garantizando que los datos permanezcan sincronizados en todo tu espacio de trabajo. La vinculación de rangos se apoya en esta base al permitirte administrar varias celdas simultáneamente.
Comparada con la vinculación normal, la de rangos facilita la introducción de cambios estructurales en datos previamente vinculados. Puedes añadir o eliminar filas y columnas enteras, ajustar los valores de las celdas y los vínculos, y luego publicar todo el rango. Tus cambios se sincronizarán automáticamente en tu espacio de trabajo, sin necesidad de conciliación.
Requisitos
- Para crear o editar un vínculo de rango, debes ser propietario o editor del archivo de origen.
- Antes de utilizar los vínculos de rango, debes desenvolverte bien con el vínculo estándar.
Crear un vínculo de rango
En Workiva, un vínculo de origen es la ubicación primaria de un dato concreto. Cuando ese vínculo de origen se copia y pega en otro lugar, el nuevo dato se convierte en un "vínculo de destino". Ese vínculo de destino queda vinculado al dato original y puede recibir actualizaciones al instante cada vez que se produce un cambio.
Los vínculos de rango funcionan de forma muy parecida, salvo que abarcan varias celdas y pueden administrarse como una única entidad. Esto te permite crear un único "bloque" de celdas que puede administrarse fácilmente entre hojas.
- Selecciona un rango de dos o más celdas dentro de tu hoja de origen.
- Haz clic con el botón derecho en el rango y selecciona Opciones de vínculo > Crear vínculo de rango. También puedes utilizar el atajo Ctrl + Shift + ; (Windows) / CMD + Shift + ; (Mac).
- Haz clic con el botón derecho y copia tu selección. También puedes utilizar el atajo + C .
- Ve a la hoja de destino donde se pegará este contenido.
- Haz clic con el botón derecho y pega tu selección en cualquier lugar de la hoja. También puedes utilizar el atajo + V.
Nota: Si pega en un documento, su selección debe estar dentro de una tabla.
- Selecciona Pegar como vínculo de rango y luego elige qué opciones de formato deben aplicarse desde el origen:
- Aplicar formato -Marca esta casilla para aplicar el formato del origen al vínculo de rango. Si se deja desmarcado, el enlace de rango heredará su formato de la tabla en la que está pegado.
- Aplicar ancho de columna - Marca esta casilla para aplicar el ancho de columna del origen a tu vínculo de rango. Si no se marca, el vínculo de rango heredará el ancho de columna de la tabla en la que se pega.
Nota: Estas opciones solo se aplican a la acción de pegar original. Si el formato debe ser aplicable en todo el destino, haz clic con el botón derecho del ratón en tu rango y activa la opción "Usar el formato de origen" después de pegar.
- Haz clic en Guardar para terminar.
Una vez pegado en la hoja de destino, se eliminará cualquier contenido existente para que la hoja solo contenga el vínculo del rango. Esta acción no se puede deshacer.
Editar un vínculo de rango
Una vez creado un vínculo de rango, puedes ajustar manualmente sus límites editando el rango de origen.
- Haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar del rango de origen y selecciona Opciones de vínculo > Editar vínculo de rango.
Nota: Su rango de origen está resaltado en azul. Obtenga más información sobre la vinculación.
- Introduce un nuevo rango con formato A1:A2 (donde "A" representa la columna y "1" la fila) y haz clic en Guardar.
Nota: Los vínculos de rango están limitados a un máximo de 10 000 celdas.
- Cuando tengas todo listo, haz clic en Publicar, en la parte superior izquierda, para actualizar todos los rangos de destino con los nuevos límites.
Nota: Su rango de fuente ajustado está resaltado en naranja; una vez publicado, volverá a azul. Obtenga más información sobre la vinculación.
Añadir una fila o columna a un vínculo de rango
También puedes ajustar los límites de un vínculo de rango insertando una fila o columna directamente en el rango de origen.
- Busca la ubicación en tu rango de origen que quieras ajustar.
- Haz clic con el botón derecho en la ubicación de la celda que quieras modificar y selecciona Insertar para añadir una fila o columna. El rango se ampliará automáticamente para acomodar esta adición.
- Cuando tengas todo listo, haz clic en Publicar en la parte superior izquierda para actualizar todos los rangos de destino con los cambios.
Eliminar un vínculo de rango
Un vínculo de rango es simplemente una colección de múltiples vínculos agrupados. Cuando se elimina un rango, los vínculos individuales contenidos en ese rango seguirán existiendo. Luego puedes administrar esos vínculos individualmente o volver a crear el rango eliminado más adelante.
- Haz clic con el botón derecho del ratón en cualquier lugar del rango y selecciona Opciones de vínculo > Quitar vínculo del rango.
- Confirma la eliminación y haz clic en Quitar vínculo del rango.
Nota: Cuando se elimine un rango de origen, los rangos de destino vinculados a él también se eliminarán y se convertirán en vínculos estándar. Pero los rangos de destino pueden eliminarse sin afectar al origen.
Los vínculos de rango y los colores
Como se ha mencionado al principio de este artículo, la vinculación de rangos sigue muchas de las mismas reglas que la vinculación estándar. Esto también se aplica a los colores de los vínculos que verás en todo tu espacio de trabajo. Utiliza la siguiente guía para identificar rápidamente los rangos de tu espacio de trabajo:
Los rango de origen recién creados o actualizados de algún modo se enmarcan en azul. Esto coincide con los vínculos individuales de tu espacio de trabajo, identificados por un triángulo azul en la esquina superior izquierda.
Los rango de origen con cambios no publicados están enmarcados en naranja. Esto coincide con los vínculos individuales de tu espacio de trabajo, identificados por un triángulo naranja en la esquina superior izquierda.
Nota: Solo puedes publicar los vínculos para los que tienes permiso de acceso, lo que significa que no siempre podrás publicar todo el rango por tu cuenta. Cuando esto ocurra, todo el rango se mostrará en naranja hasta que se publiquen todos los cambios.
Todos los rangos de destino están enmarcados en verde. Esto coincide con los vínculos individuales de tu espacio de trabajo, identificados por un triángulo verde en la esquina superior izquierda.
Lo que hay que saber
- No se puede pegar un vínculo de rango si el rango contiene celdas bloqueadas.
- Una hoja solo puede contener un vínculo de rango de destino.
- Un único rango de origen no puede tener más de 20 rangos de destino.
- Un vínculo de rango puede contener un máximo de 10 000 celdas.
- Workiva Sync no actualiza automáticamente el vínculo del rango de origen si se añaden nuevas columnas o filas. Debes editar manualmente el vínculo de rango en tu archivo de origen.
- Puede utilizar el atajo Ctrl + Shift + ; (Windows) / CMD + Shift + ; (Mac) para crear un enlace de rango.
Preguntas frecuentes
¿Cómo convierto una tabla vinculada existente en un vínculo de rango?
Para convertir una tabla de origen vinculada en un vínculo de rango, simplemente seleccione el rango de la tabla y haga clic en Crear vínculo de rango.
Para convertir una tabla de destino existente, copie el enlace del rango de origen y péguelo exactamente sobre la tabla de destino. Esto creará un nuevo rango de origen con todos los comentarios, archivos adjuntos y etiquetas XBRL intactos; el formato también se puede conservar si se aplica la opción "aplicar formato" durante el pegado.
¿Puedo convertir una tabla existente que incluye etiquetas de subceldas?
Sí. Necesitará crear el enlace de rango, luego anular las celdas de destino y pegar los enlaces de subceldas en ellas.
Como alternativa, puede crear un duplicado de la tabla de destino, pegar el vínculo de rango y copiar/pegar los vínculos de subceldas en el nuevo rango de destino. Luego se puede eliminar la tabla duplicada. Este enfoque no requiere ajustes manuales en los enlaces de subceldas y reduce los riesgos de pérdida de datos.
¿Puedo etiquetar varios enlaces en una celda?
Sí, puedes vincular múltiples fuentes a una sola celda utilizando enlaces normales o enlaces de rango. También puedes agregar etiquetas XBRL.
Más información: Crear múltiples enlaces en una celda
¿Puedo añadir nuevas filas o columnas a un rango de destino?
No. El tamaño de un rango de destino está controlado por el tamaño de su rango de origen.
¿Las filas o columnas ocultas en un rango de origen se ocultan automáticamente en el destino?
No en este momento.
¿Puedo crear vínculos de rango dentro de una presentación o tabla de gráficos?
Sí, los vínculos de rango son compatibles con todos los tipos de tabla.
¿Puedo eliminar enlaces individuales dentro de un rango de origen?
No permanentemente. No se permiten "espacios" dentro de los límites de un vínculo de rango, por lo que cualquier celda no vinculada se volverá a vincular tan pronto como se publique el rango.
Los enlaces del siguiente ejemplo, por ejemplo, se agregarían nuevamente inmediatamente en la próxima publicación:
Para evitar esto, debes eliminar toda la fila o columna del rango.
¿Puedo combinar celdas de un rango de origen existente?
Sí, pero es una operación en dos pasos:
- Elimina los vínculos que ya no necesites. Esto puede hacerse de forma masiva.
- Fusiona las celdas.
¿Puedo crear enlaces de rango sobre hojas conectadas?
Sí, pero no se recomienda cuando se requerirá una manipulación extensa de datos en el destino.
He aquí por qué:
- Cuando se realizan actualizaciones en una consulta o salida de conexión, cualquier comentario, nota u otras anotaciones vinculadas a una celda específica permanecerán en su ubicación original. No se ajustarán cuando se agreguen nuevas filas o columnas a su alrededor.
- No se puede insertar contenido en el medio de una hoja conectada, lo que significa que cualquier fila nueva se agrega automáticamente en la parte inferior de la hoja.
- Cuando esto ocurre, los valores de las celdas de la hoja pueden cambiar inesperadamente en el rango de destino.