Centro de soporte de Workiva

Puedes organizar la recopilación de datos de varios años para los informes medioambientales, sociales y de gobierno (ESG) o de sostenibilidad desde Programa de sostenibilidad. Desde Descripción general del programa, un Espacio de trabajo o Propietario del programa puede gestionar los años de informe del Programa según sea necesario.

Agregar año fiscal declarado

Para comenzar la recogida de datos de un nuevo año de informes, añade el año a Programa de sostenibilidad. Cuando añadas el año, copia -o roll forward - métricas de otro año y elige los detalles del valor y los archivos con los que empezar.

Paso 1:. Prepara los archivos para pasar al siguiente ejercicio

Cuando añades un año nuevo, el Programa puede copiar archivos para la recogida de datos o informes de sus valores métricos. Antes de añadir el año, elige los archivos para transferir:

• Decide si quieres seguir recopilando valores a través de cualquier Archivos de origen conectados, o si prefieres utilizar el racionalizado Tareas Workiva portal.
• Identifica Archivos adicionales para copiar, como Procesos utilizados con archivos de origen conectados, el Factbook Spreadsheet, o archivos de informes.

Para preparar estos archivos para el roll forward:

1. Desde Archivos , crea carpetas separadas para tus archivos de origen y de informes -respectivamente- dentro de otra carpeta que identifique el año del informe:

   • En la carpeta de archivos de la fuente , incluye cualquiera de los archivos de origen conectados de los valores que debas conservar para el nuevo año, como la hoja de cálculo Recopilación de datos.

     Consejo: Para ayudar a identificar los archivos de origen conectados de los valores, utiliza una Consulta con el Programa como fuente. El Programa también enumera los archivos de origen de los valores cuando añades un nuevo año.

   • En la carpeta " reporting files", incluye la hoja de cálculo Factbook y todos sus resultados de informe vinculados.

   Consejo: Para mayor claridad, incluye el año en el nombre de cada carpeta, como 20XX Archivos de origen de sostenibilidad o 20XX Archivos de informe de sostenibilidad.

2. Para identificar todos los archivos que el Programa reenviará, haz clic con el botón derecho en la carpeta principal y selecciona Informe de Archivos Vinculados para identificar los archivos que proporcionan enlaces de origen para los archivos de sus carpetas.
   

   Nota: Si tu Hoja de Cálculo Factbook aparece en el Informe de Archivos Vinculados para los archivos de origen, elimina sus enlaces de origen. Utiliza el Libro de Datos solo como fuente para los resultados del informe, no recopilación de datos.

3. Para cada archivo fuente enumerado en el Informe de Archivos Vinculados, revisa su panel Conexiones para determinar si sus conexiones entrantes proceden de otro espacio de trabajo -como una Hoja de Cálculo o una Consulta compartida - o tienen fuentes con datos de Cadenas.

   Nota: Si un archivo de origen tiene estas conexiones entrantes, puede que tengas que volver a crear la conexión en la copia del archivo creada durante el roll forward.

4. Para determinar si un archivo de origen incluido en el Informe de Archivos Vinculados utiliza Procesos para automatizar flujos de trabajo de tareas, busca en Archivos el Proceso , luego abre cada Proceso y comprueba si sus acciones se aplican a un archivo de origen. 
   
   Si un archivo utiliza un Proceso, incluye el archivo del Proceso en la carpeta respectiva del archivo.

Etapa 2. Añadir año fiscal declarado

Después de configurar los Archivos para prorrogar, añade el nuevo año al Programa:

1. Desde Programa de sostenibilidad, selecciona Resumen del programa desde el esquema, luego selecciona Gestionar los años de informe desde el menú.
   
2. Verifica que el Programa no tenga ya el nuevo año y haz clic en Añadir año.
   

Etapa 3. Seleccionar detalles del valor a transferir

Para facilitar la recopilación de datos, establece el nuevo año con los mismos parámetros que otro año:

1. En Nuevo año, introduce el año fiscal declarado que quieras añadir, en formato de cuatro dígitos AAAA.
   

   Nota: Solo puedes añadir años que aún no existan en el Programa. Para retroceder a un año existente -como uno al que se ha Agregado un marcador de posición anteriormente- primero elimínalo del Programa.

2. Selecciona de cuál de los años existentes quieres copiar las métricas.
3. En Copiar desde el nuevo año, elige los detalles de la métrica a transferir:
   • Valores recogidos, para empezar el nuevo año con los mismos datos recogidos directamente en las métricas o a través de las Tareas de Workiva.
   • Notas de apoyo, para conservar las notas proporcionadas durante la recopilación de datos, como las pruebas o el contexto para las notas a pie de página o la narrativa de los informes.
   • Tareas, para mantener las mismas tareas e instrucciones para la recopilación de datos del nuevo año. Si es así, elige también si quieres establecer las fechas de entrega de las tareas, ajustadas para el nuevo año.

Etapa 4. Selecciona los Archivos a copiar

A continuación, selecciona los Archivos para pasar al nuevo año: 

1. Elige si copiar los archivos de origen conectados de los valores:
   • Para utilizar sólo Tareas Workiva para la recogida de datos del nuevo año, borra Archivos de origen conectados.

   • Para conservar las conexiones con los archivos de origen de los valores, selecciona Archivos de origen conectados, y luego elige los archivos para transferir desde el año existente.

     Nota: Si elige reenviar un archivo fuente, el Programa también copia sus archivos fuente vinculados.

     Consejo: Si desactiva la casilla de verificación de un archivo de origen, las tareas de sus valores utilizarán en su lugar Workiva Tasks para la recopilación de datos en el nuevo año.

2. Para incluir otros archivos en el roll forward -como Procesos, la hoja de cálculo Factbook o los resultados de los informes- haz clic en Copiar archivos adicionales, luego busca y selecciona los archivos a copiar; por ejemplo, los de la carpeta 20XX Archivos de informes de sostenibilidad o 20XX preparada para el roll forward.

3. En Copiar desde archivos, elige qué incluir en las copias de los archivos.
    

   

    

   Copiar de los archivos	Descripción
   Todos los comentarios	Copia todos los hilos de comentarios - Abiertos y Resueltos - en los archivos
   Etiquetas de esquema	Copias etiquetas aplicadas a los contornos Nota: En las copias, las etiquetas de contorno estarán desactivadas por defecto. Después del reenvío, elija si desea activar las etiquetas de contorno para cada copia.
   Archivos adjuntos	Copias archivos adjuntos cargados en los archivos Nota: El marcado de adjuntos es no incluido en las copias.
   Automatizaciones	Copias automatizaciones utilizados dentro de los archivos como para automatizar la recogida de datos de los sistemas fuente integrados Nota: Para ayudar a reducir los errores en las copias, incluya todos los elementos utilizados para ejecutar las automatizaciones de los archivos. Nota: En las copias, las automatizaciones estarán desactivadas por defecto. Tras el roll forward, elija si desea activar automatizaciones en cada copia.
   Conexiones de entrada y salida	Copia todas las conexiones de los archivos: entrantes de las fuentes de datos y salientes a los archivos de destino Nota: Si incluye la hoja de cálculo Data Collection o Factbook, seleccione Conexiones entrantes y salientes. A continuación, puede ajustar los parámetros de las conexiones según sea necesario en las copias creadas durante el roll forward.
   Valores de las celdas de entrada	Copia cualquier dato introducido en celdas de entrada dentro de los archivos, como donde los asignados preparan valores métricos. Nota: Si desactiva esta opción, las copias incluirán celdas de entrada vacías, no ningún valor introducido en esas celdas.

   Consejo: Las copias creadas conservan automáticamente las etiquetas del lenguaje extensible de elaboración de informes empresariales (XBRL).

4. Elige si quieres guardar las copias en una carpeta nueva o existente:
   • Si Nueva carpeta, introduce su nombre y selecciona dónde crearla.
   • Si Carpeta existente, selecciona la carpeta en la que guardar las copias.

5. Después de hacer clic en todos los detalles para trasladarlos al nuevo año, haz clic en Añadir año.

   Nota: Dependiendo del número de métricas, el nuevo año puede tardar varios minutos en aparecer en el Programa. Si incluyes archivos, recibirás una notificación por correo electrónico cuando se creen sus copias.

Etapa 5. Establecer como nuevo año

Una vez completado el roll forward, prepara el nuevo año en Programa de sostenibilidad y -si se incluyen- las Hojas de cálculo Recopilación de datos y Factbook.

Nota: Si eliges copiar Etiquetas de esquema o Automatizaciones de archivos, elige si quieres encender las etiquetas de esquema o activar automatizaciones para cada copia.

Quitar el año del informe

Puedes eliminar un año de un Programa, incluyendo todos sus valores métricos y cualquier tarea de recogida de datos en curso.

Consejo: En lugar de eliminar todos los valores de un año, puedes eliminar valores métricos específicos en su lugar.

Para eliminar un año:

1. Desde Programa de sostenibilidad, selecciona Visión general del programa en el esquema y, a continuación, Gestionar los años de informe en el menú.
2. Desde el año de referencia, selecciona Eliminar año.
   
3. Haz clic en Eliminar.

Deshacer un traspaso al siguiente ejercicio

Si es necesario, puedes retroceder un año nuevo, como para añadirlo de nuevo con detalles o archivos diferentes. 

Nota: Asegúrate de eliminar el año agregado durante el roll forward, no otro año que pueda contener valores recogidos.

Para deshacer un roll forward:

1. Desde Programa de sostenibilidad, elimina el nuevo año desde Información general del programa.
2. Desde Archivos, elimina cualquier copia de archivos creada durante el roll forward.