Wenn Sie Probleme mit dem Zugriff auf Dateien, der Bearbeitung von Inhalten oder der Verwaltung von Berechtigungen in Workiva haben, beantwortet dieser Artikel häufige Fragen und erklärt, wie Berechtigungen in Arbeitsbereichen, Ordnern und Dateien funktionieren. Mit diesem Leitfaden können Sie häufige Zugriffsprobleme beheben und erfahren, wie Sie Berechtigungen korrekt zuweisen.
Fragen des Zugangs und der Sichtbarkeit
Warum habe ich keinen Zugriff auf eine Datei, obwohl ich die richtige Rolle habe?
Eine Arbeitsbereichsrolle wie Viewer, Editor, oder Limited Starter gewährt nicht automatisch Zugriff auf alle Dateien in diesem Arbeitsbereich. Berechtigungen werden in Workiva auf mehreren Ebenen vergeben, einschließlich Ordnern und einzelnen Dateien.
Das bedeutet, dass Sie zwar die richtige Rolle haben, aber dennoch nicht auf eine Datei zugreifen können, wenn diese nicht ausdrücklich für Sie freigegeben wurde oder wenn Sie keinen Zugriff auf den Ordner haben, in dem sich die Datei befindet.
Problembehebung:
- Suchen Sie die Datei mit Hilfe der Suchleiste auf der Registerkarte Dateien, um zu überprüfen, ob Sie sie direkt finden können.
- Wenn der Zugriff auf die Datei über einen Ordner erfolgen soll, bitten Sie einen Arbeitsbereichseigentümer zu prüfen, ob Sie Zugriff auf den Ordner und alle übergeordneten Ordner haben. Ein fehlender Ordnerzugriff kann dazu führen, dass die Datei nicht in der Ordnerstruktur angezeigt wird.
- Bestätigen Sie mit einem Arbeitsbereichseigentümer oder einem Benutzer mit Eigentümerrechten, dass Sie Zugriff auf die Datei erhalten haben.
- Lassen Sie bei Bedarf Ihre Berechtigungen aktualisieren und die Änderungen speichern.
Aktualisieren Sie Ihren Browser nach der Aktualisierung der Berechtigungen, damit die Änderungen wirksam werden.
Weitere Einzelheiten finden Sie unter Rechte verstehen und Ordnerrechte festlegen.
Warum hat jemand Zugang zu einer Datei, aber nicht zu einer verknüpften Datei?
Berechtigungen in Workiva werden nicht automatisch zwischen verknüpften Dateien übertragen, wie z.B. Tabellenkalkulationen, die mit einem Dokument verbunden sind.
Das bedeutet, dass ein Benutzer Zugriff auf eine Datei haben kann, aber nicht in der Lage ist, mit verknüpften Daten in einer anderen Datei zu interagieren.
Problembehebung:
- Öffnen Sie das Panel Link-Eigenschaften und erstellen Sie den Bericht über die Dokumentverknüpfungen.
- Öffnen Sie jede verknüpfte Datei und überprüfen Sie ihre Berechtigungen.
- Gewähren Sie dem Benutzer den entsprechenden Zugang. Die Berechtigungen Eigentümer oder Editor erlauben dem Benutzer, den verlinkten Inhalt zu bearbeiten.
Warum werden neue Benutzer nicht angezeigt, wenn ich versuche, sie hinzuzufügen?
Nach dem Hinzufügen eines neuen Benutzers zu einem Arbeitsbereich kann es eine kurze Verzögerung geben, bevor er in den Berechtigungseinstellungen erscheint. Dies ist das erwartete Verhalten, während das System aktualisiert wird.
Wenn ein Benutzer nicht sofort erscheint:
- Warten Sie ein paar Minuten, bis der Arbeitsbereich synchronisiert ist.
- Aktualisieren Sie den Browser.
- Loggen Sie sich aus Workiva aus und melden Sie sich wieder an.
- Versuchen Sie, den Benutzer in den Berechtigungseinstellungen erneut hinzuzufügen.
Wenn das Problem weiterhin besteht, stellen Sie sicher, dass der Benutzer erfolgreich zum Arbeitsbereich hinzugefügt wurde.
Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer zu einem Arbeitsbereich hinzufügen.
Bearbeitungs- und Berechtigungskonflikte
Warum kann ich die Datei nicht bearbeiten, obwohl ich die Berechtigung "Editor" oder "Eigentümer" dafür habe?
Arbeitsbereichsrollen und -berechtigungen bestimmen, was ein Benutzer in Workiva tun kann, und der Zugriff erfolgt auf mehreren Ebenen, einschließlich Ordnern, einzelnen Dateien und Abschnitten innerhalb einer Datei. Auch wenn Sie die Berechtigung Editor oder Owner haben, können Einschränkungen in einem dieser Bereiche Sie an der Bearbeitung hindern.
Problembehebung:
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Bitten Sie einen Arbeitsbereichseigentümer, die Ihrem Konto zugewiesenen Rollen zu überprüfen. Ansicht Mitglieder und Admins finden um einen Arbeitsbereichseigentümer zu finden.
Hinweis: Die Zuweisung mehrerer Arbeitsbereichsrollen kann zu Konflikten beim Zugriff führen. Es wird empfohlen, jedem Benutzer nur eine der folgenden Rollen zuzuweisen: Editor, Viewer, oder Limited Starter.
- Wenn sich die Datei in einem Ordner befindet, stellen Sie sicher, dass Sie Zugriff auf diesen Ordner und alle übergeordneten Ordner haben. Der fehlende Zugriff auf den Ordner kann sich auf die Fähigkeit auswirken, die Datei zu finden und mit ihr zu arbeiten. Möglicherweise können Sie die Datei noch über die Suche oder die letzten Dateien aufrufen. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Ordnerberechtigungen festlegen.
- Überprüfen Sie die erweiterten Berechtigungen der Datei:
- Prüfen Sie, ob Sie Editor oder Owner Zugriff direkt oder über eine Gruppe zugewiesen haben.
- Wenn Sie eine individuelle Berechtigung zugewiesen haben, hat diese Vorrang vor Gruppenberechtigungen.
- Wenn Sie zu mehreren Gruppen gehören, wird die höchste Berechtigungsstufe angewendet.
- Vergewissern Sie sich, dass Sie mindestens Editor Zugriff auf die Abschnitte haben, die Sie aktualisieren müssen.
- Wenn Berechtigungen aktualisiert wurden, speichern Sie die Änderungen und aktualisieren Sie Ihren Browser, damit die Aktualisierungen wirksam werden.
Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Zugriffsrechte und Zugriffsrechte verstehen.
Warum kann ich eine Datei nicht bearbeiten, obwohl ich der Eigentümer bin?
Wenn Sie eine Datei nicht bearbeiten können, obwohl Sie als Eigentümer aufgeführt sind, hängt das Problem in der Regel mit den Berechtigungen auf Dateiebene oder den erweiterten Berechtigungen zusammen.
In Workiva wird der Zugriff auf Arbeitsbereichs-, Datei- und Sektionsebene getrennt gesteuert. Es ist möglich, ein Arbeitsbereichseigentümer zu sein, aber dennoch einen eingeschränkten Zugriff auf eine bestimmte Datei zu haben.
Häufige Ursachen sind:
- Sie haben Viewer Zugriff auf die Dateiebene.
- Erweiterte Berechtigungen schränken die Bearbeitung ein.
- Sie haben nicht die erforderliche Arbeitsbereichsrolle (Editor), um Änderungen vorzunehmen.
Um dies zu beheben:
- Öffnen Sie die Datei und überprüfen Sie Ihre Berechtigungsstufe.
- Überprüfen Sie Erweiterte Berechtigungen, um sicherzustellen, dass Sie Editor oder Owner Zugriff haben.
- Bitten Sie bei Bedarf einen Dateibesitzer, Ihre Berechtigungen zu aktualisieren.
Nach der Aktualisierung aktualisieren Sie die Datei, damit die Änderungen übernommen werden. Wenn weiterhin Probleme auftreten, vergewissern Sie sich, dass Sie die Arbeitsbereichsrolle Editor haben, die für die Bearbeitung erforderlich ist.
Weitere Informationen finden Sie unter Verständnis von Berechtigungen und Erweiterte Berechtigungen.
Warum kann ich keine Änderungen an einem bestimmten Abschnitt vornehmen?
Zusätzlich zu den Berechtigungen auf Dateiebene können Abschnitte ihre eigenen Zugriffseinstellungen haben. So können Teams kontrollieren, wer bestimmte Teile einer Datei bearbeiten darf.
Wenn Sie eine Datei anzeigen, aber einen Abschnitt nicht bearbeiten können, liegt dies wahrscheinlich an Einschränkungen auf Abschnittsebene.
Problembehebung:
- Prüfen Sie, ob der Abschnitt eingeschränkt ist, indem Sie Advanced Permissions verwenden.
- Bestätigen Sie Ihre Zugriffsstufe für diesen speziellen Bereich.
- Bitten Sie den Datei- oder Abschnittseigentümer, Ihnen Editor oder Owner Zugriff zu gewähren.
Nachdem die Berechtigungen aktualisiert wurden, sollten Sie sofort Änderungen vornehmen können.
Weitere Informationen finden Sie unter Erweiterte Berechtigungen.
Warum kann ein Benutzer Trackänderungen nicht genehmigen oder ablehnen?
Das Genehmigen oder Ablehnen von Spuränderungen erfordert bestimmte Berechtigungen sowohl auf Datei- als auch auf Abschnittsebene.
Typischerweise:
- Die Benutzer müssen über Owner Zugriff auf die Datei und die relevanten Abschnitte haben, um Änderungen zu genehmigen oder abzulehnen.
- Redakteure können verfolgte Änderungen ablehnen.
- Die Redakteure können je nach Dateieinstellungen Änderungen genehmigen.
Problembehebung:
- Bestätigen Sie die Berechtigungen des Benutzers in der Datei über Erweiterte Berechtigungen.
- Überprüfen Sie die Berechtigungen auf Sektionsebene.
- Aktualisieren Sie die Berechtigungen nach Bedarf.
Hinweis: Dateibesitzer verwalten Änderungen für alle Abschnitte, während Abschnittsbesitzer nur die Abschnitte verwalten, die ihnen gehören. Wenn Spuränderungen für die gesamte Datei aktiviert sind, können die Eigentümer der Abschnitte diese Einstellungen nicht außer Kraft setzen.
Weitere Informationen finden Sie unter Änderungen verfolgen und Erweiterte Berechtigungen.
Verwaltung und Überprüfung von Berechtigungen
Wie gebe ich jemandem Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner?
Der Zugriff wird sowohl auf Arbeitsbereichsebene als auch auf Datei- oder Ordnerebene gewährt, so dass Sie möglicherweise beide Schritte ausführen müssen.
Um Zugang zu gewähren:
- Fügen Sie den Benutzer zum Arbeitsbereich hinzu, wenn er noch nicht hinzugefügt wurde.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner und wählen Sie Berechtigungen.
- Wählen Sie den Benutzer aus und weisen Sie ihm eine Rolle zu, z. B. Viewer, Editor oder Owner.
- Speichern Sie Ihre Änderungen.
Beachten Sie, dass die Ordnerberechtigungen möglicherweise nicht automatisch für vorhandene Dateien gelten, so dass Sie möglicherweise beide aktualisieren müssen.
Eine schrittweise Anleitung finden Sie unter Ordnerberechtigungen festlegen und Dateiberechtigungen aktualisieren.
Wie kann ich sehen, wer Zugriff auf eine Datei oder einen Ordner hat?
Sie können die Berechtigungen direkt in der Datei oder im Ordner überprüfen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Datei oder den Ordner.
- Wählen Sie Berechtigungen.
- Überprüfen Sie das Berechtigungsraster, das Eigentümer, Editor, Betrachter, und Kein Zugriff enthält.
Für eine breitere Sichtbarkeit können Arbeitsbereichseigentümer einen Berechtigungsbericht exportieren. Diese Funktion kann auf bestimmte Arbeitsbereiche beschränkt sein und erfordert den Zugriff des Arbeitsbereichseigentümers.
Wissenswertes
- Arbeitsbereichsrollen und Datei- oder Ordnerberechtigungen werden separat verwaltet.
- Erweiterte Berechtigungen können den Standardzugriff außer Kraft setzen.
- Berechtigungen müssen möglicherweise auf mehreren Ebenen aktualisiert werden, einschließlich Arbeitsbereich, Ordner, Datei und Abschnitt.
- Einige Änderungen, wie z. B. das Hinzufügen neuer Benutzer, können einige Minuten in Anspruch nehmen.