In dieser Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ordner verwenden, um Dateien in einem Arbeitsbereich zu organisieren. Ähnlich wie Ihr Computer Ordner verwendet, um Dateien zu verwalten, können Sie in Workiva Ordner verwenden, um alle Ihre Dateien zu organisieren.
Übersicht über die Ordner
Ordner stehen in jedem Arbeitsbereich zur Verfügung und sind der bevorzugte Weg, um alle Ihre Dateien zu organisieren. Sie könnten zum Beispiel alle vierteljährlichen Dokumente, Arbeitsblätter und Präsentationen in einer 2020 > Q4 Ordnerstruktur ablegen.
Sie sehen alle Ordner in Ihrem Arbeitsbereich, indem Sie auf Dateien und dann zu Alle Dateien gehen.
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Alle Dateien listet alle Ordner, Dateien und Filings in Ihrem Workspace auf. Sie sehen nur die Dateien und Ordner, für die Sie eine Zugriffsberechtigung haben.
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Unterordner, die von einer beliebigen Person im Arbeitsbereich erstellt wurden, wie z.B. ein Ordner 2020 und Q4, werden unter Dateien aufgeführt.
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Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Ordner und wählen Sie Neuer Unterordner, um weitere Ordner zu erstellen, die Ihnen die Organisation Ihrer Dateien erleichtern.
Hinweis: Wenn Sie kopiert haben, werden Dateien und Projekte standardmäßig in einem Ordner mit dem Namen "Kopierte Objekte" mit einem Zeitstempel abgelegt.
Ordner verwenden
Sie sollten alle Ihre Dateien in Ordnern organisieren und die Filing-Option in Ihrem Workspace verwenden, um mit einem Finanz-Filing zu arbeiten. Sie können Projekte in Ordnern ablegen, um sie mit anderen Filing-Materialien zu organisieren. Verwenden Sie Ordner, um:
- Organisieren, Suchen und Arbeiten mit Dateien
- Organisieren und Verfolgen von Filings
- Rollforward für Daten ausführen
Datei-Breadcrumbs
Sie sehen Breadcrumbs, wenn Sie durch Ihre Ordner auf Dateien navigieren. Die Breadcrumbs zeigen Ihnen die Ordner, in denen sich die Dateien befinden, und bieten eine einfache Möglichkeit, zwischen den verschachtelten Ordnern zu wechseln.
Klicken Sie auf das Kontrollkästchen neben einer Datei oder einem Ordner, um den Speicherort im Breadcrumb-Pfad über der Liste der Dateien anzuzeigen. Von dort aus können Sie ganz einfach zu jedem beliebigen Ordner in der Hierarchie navigieren.
Best Practice
Hier sind einige Tipps für die Verwendung von Ordnern in einem typischen Quartal.
Dateien organisieren:
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Verwenden Sie Ordner, um alle Ihre Dateien zu organisieren.
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Legen Sie einen Hauptordner für alle Ihre Dokumente an, mit denen Sie in einem Quartal arbeiten. Innerhalb des Hauptordners können Sie Dokumente und Filings in Unterordnern organisieren, damit ähnliche Dateien leicht zu finden sind.
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Benennen Sie Ordner mit einem Sonderzeichen (*'!), wenn Sie möchten, dass sie ganz oben in der Liste erscheinen.
Filing:
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Verwenden Sie Ordner, um Ihr gesamtes Filing zu organisieren.
- Fügen Sie „Filing" in den Namen der Filing-Ordner ein, um sie leichter kennzeichnen zu können.
Dateien fortschreiben („Roll forward“):
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Verwenden Sie einen Ordner zum Fortschreiben von Dokumenten.
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Benennen Sie den aus der Fortschreibung erstellten Ordner so um, dass er leicht zu finden ist, z. B. Primärer Fortschreibungs-Ordner oder Quartals-Fortschreibungs-Ordner.
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Wenn Sie zusätzliche Dateien erstellt haben, die Sie bei der Fortschreibung einbeziehen möchten, fügen Sie sie dem Ordner hinzu, den Sie zur Fortschreibung verwenden.
Wie sieht es mit dem Filing aus?
Sie können auch Ordner verwenden, um Ihr Filing zu organisieren. Filing führt Sie durch jeden Schritt, vom Sammeln der Dokumente bis zum Live-Filing. Wenn Sie ein Filing in Workiva erstellen, fügen Sie alle für dieses Filing benötigten Dateien und Informationen direkt in den Filing-Schritten hinzu. Die Filing-Schritte zeigen Ihnen, was Sie als nächstes tun müssen.