Die Erstellung eines Berichts-Trackers ist ein dreistufiger Prozess, der sich auf mehrere Workiva-Funktionen stützt. Sie beginnen mit der Einrichtung der benutzerdefinierten Felder, die benötigt werden, um jeden Schritt zu verfolgen – wie beispielsweise, wer ein Genehmiger für einen bestimmten Prozess oder Bericht ist. Danach erstellen Sie Abfragen, um auf diese Daten zuzugreifen.
Sobald diese Eingaben konfiguriert sind, können Sie die Daten an die verschiedenen Widgets und Boards übergeben, die in Workiva verfügbar sind. Dies ermöglicht Ihnen, Ihrem Team und den leitenden Entscheidungsträgern, den Berichtsprozess auf einen Blick nachzuverfolgen.
Anforderungen
Die folgenden Funktionen müssen in Ihrem Arbeitsbereich aktiviert sein:
Um diese Funktionen zu konfigurieren, sind die folgenden Rollen erforderlich:
- Arbeitsbereichsbesitzer
- Admin für benutzerdefinierte Felder
- Bearbeiter
Schritt 1: Benutzerdefinierte Felder erstellen
Benutzerdefinierte Felder sind eindeutige Felder, die von Ihrem Unternehmen erstellt und vorhandenen Dokumenten, Arbeitsblättern oder Präsentationen hinzugefügt werden. Diese zweckgebundenen Felder sind vollständig an Ihren Arbeitsbereich angepasst, erfassen und speichern aber Daten auf dieselbe Weise wie ein natives Workiva-Feld. Mit dieser zusätzlichen Funktionalität können Sie benutzerdefinierte Berichte und automatisierte Lösungen erstellen, die sonst nicht verfügbar sind.
Wählen Sie den anpassbaren Feldtyp „Benutzer“, wenn Sie die Namen von Zuweisern, Genehmigern und anderen Beteiligten sehen möchten. Dieser anpassbare Feldtyp schließt alle Benutzer innerhalb des Arbeitsbereichs ein und ermöglicht zusätzliche Filteroptionen über das Wdata-Abfrage-Widget.
Wenn Sie dieses Widget filtern, können Sie den Filter so einstellen, dass er eine bestimmte Person verfolgt, oder Sie wählen „aktueller Benutzer“, um automatisch das angemeldete Konto anzuzeigen. Mit der letztgenannten Option kann jedes Teammitglied immer seinen eigenen Status sehen, wenn es sich beim Dashboard anmeldet.
Schritt 2: Ihre Abfragen konfigurieren
Mit Abfragen können Sie Daten aus der Workiva-Plattform anhand bestimmter Kriterien aggregieren und segmentieren. Um eine Abfrage zu erstellen, wählen Sie entweder die Komponenten in unserem Drag-and-Drop-Abfragegenerator aus oder stellen Sie Ihre eigene Syntax im erweiterten SQL-Editor zusammen.
<!--
With queries, you can aggregate sources in the Workiva platform—tables, spreadsheets, and other queries—and segment their data based on specific criteria. To create a query, you can select its components in a drag-and-drop Builder, or compose it in a SQL editor. When you create a query, you:-->
Wenn Sie mit Dokumenten arbeiten, achten Sie darauf, das Feld DocumentID zu Ihren Abfrageergebnissen hinzuzufügen, da diese zu anklickbaren Hyperlinks in Ihren Widgets werden. Sie können anpassbare Felddaten zu Abfragen hinzufügen, indem Sie den COM-Quelltyp verwenden.
Hinweis: Dies gilt nur für anpassbare Felddaten. URLs oder DocumentIDs aus anderen Quellen werden einfach als reiner Text angezeigt.
Schritt 3: Widgets und Boards einrichten
Wdata-Abfrage-Widget
Das Wdata-Abfrage-Widget bietet eine Übersicht über die Abfrageergebnisse direkt auf der Startseite. Die Daten können jederzeit manuell aktualisiert werden und zeigen dieselben Ergebnisse wie in Wdata.
Jedes Teammitglied kann sein eigenes Board personalisieren, indem es Spalten ein- und ausblendet, filtert, neu anordnet und in der Größe verändert, ohne die anderen Mitglieder des Arbeitsbereichs zu beeinträchtigen. Diese Einstellungen werden dann in ihrem eigenen Profil gespeichert und beibehalten.
Benutzerlisten nach „aktuellem Benutzer“ filtern
Der anpassbare Feldtyp „Benutzer“ ordnet die Mitglieder Ihres Arbeitsbereichs in einer Liste an. Wenn Sie Ihr Widget einrichten, sollten Sie einen Filter hinzufügen, um diese Spalte nach „Aktuelle Benutzer“ zu sortieren. So kann das Widget für mehrere Personen verwendet werden, ohne dass Sie für jede Person ein eigenes Board erstellen müssen.
Widget Schlüsselressourcen
Das Widget Schlüsselressourcen – zu finden unter den Datei-Widgets auf der Startseite – ermöglicht es Ihnen, eine Liste Ihrer wichtigsten Dateien, Berichte, Formulare und anderen Ressourcen zu erstellen. Kopieren Sie einfach die URL des Objekts und fügen Sie sie in das Widget ein. Es erscheint dann als „Link“, auf die Sie von der Startseite aus sofort zugreifen können.
Erforderliche Dateien zum Board hinzufügen
Als Arbeitsbereichsbesitzer können Sie benötigte oder anderweitig wichtige Dateien zum Widget „Wichtige Ressourcen“ hinzufügen und es für andere Benutzer im Arbeitsbereich anzeigen. Auf diese Weise können die Mitarbeiter ihre am häufigsten verwendeten Dateien direkt vom Board der Startseite aus finden.
Hinweis: Es können nur Workiva-Ressourcen zum Board hinzugefügt werden. Externe URLs sind nicht kompatibel.
FAQ
Warum sollte ich einen Berichts-Tracker verwenden?
Die Berichtsverfolgung in Workiva dient dazu, den gesamten Berichtszyklus besser zu verstehen und herauszufinden, wo jedes Team zu einem bestimmten Zeitpunkt steht. Sie können damit Erkenntnisse über den Fortschritt einzelner Berichte gewinnen, feststellen, welche Beteiligten mit den einzelnen Aufgaben betraut sind, und dafür sorgen, dass Sie auf dem richtigen Weg sind, um anstehende Fristen einzuhalten.
Kann ich Informationen über Entitäten in meinem Tracker einsehen?
Ja, allerdings kann die Art der Umsetzung variieren.
Wenn die Informationen an die Entität selbst gebunden sind – wie z.B. der Name der Entität oder die Größe – ist es möglicherweise nicht sinnvoll, ein anpassbares Feld zu erstellen und den Wert dann in jedem Dokument festzulegen. Stattdessen könnten Sie eine Entitätstabelle in einem Arbeitsblatt erstellen, die diese Informationen erfasst.
Zu diesem Zweck:
- Erstellen Sie eine einzelne Zeile pro Entität und fügen Sie dann eine Spalte für jede Dimension hinzu – beginnend mit einer eindeutigen Kennung.
- Erstellen Sie ein anpassbares Feld für diese Kennung und tragen Sie den Wert in jede Datei ein.
- Verwenden Sie eine Abfrage, um die Datenquelle des Arbeitsblatts mit der Datenquelle des anpassbaren Feldes zu VERBINDEN.
- Ordnen Sie die Entität eines jeden Dokuments den entsprechenden Informationen im Blatt zu.
Hinweis:: Sie können das Widget „Wichtige Ressourcen“ verwenden, um einen Link zu diesem Arbeitsblatt für Entitätstabellen zu erstellen.
Kann ich mehrere Widgets und Boards erstellen?
Ja, Arbeitsbereichsbesitzer können mehrere Boards erstellen und sie anderen im Arbeitsbereich zuweisen. Jeder Benutzer kann dann nach Bedarf zwischen den Boards hin- und herwechseln.
Können andere ihre eigenen Boards erstellen?
Ja, jede Person kann zusätzlich zu den Boards, die der Arbeitsbereichsbesitzer zugewiesen hat, eigene Boards erstellen.