Mit der Standardverlinkungsfunktion von Workiva können Sie Links zwischen einer Datenquelle und mehreren Zielen herstellen und so sicherstellen, dass die Daten in Ihrem gesamten Arbeitsbereich synchron bleiben. Bereichs-Links bauen auf dieser Grundlage auf, indem sie es Ihnen ermöglichen, mehrere Zellen gleichzeitig zu verwalten.
Im Vergleich zu normalen Links lassen sich mit Bereichs-Links strukturelle Änderungen an bereits verlinkten Daten leicht vornehmen. Sie können ganze Reihen und Spalten hinzufügen oder entfernen, die Zellwerte und Links anpassen und dann den gesamten Bereich veröffentlichen. Ihre Änderungen werden automatisch in Ihrem Arbeitsbereich synchronisiert – ohne dass ein Abgleich erforderlich ist.
Anforderungen
- Um eine Bereichsverknüpfung zu erstellen oder zu bearbeiten, müssen Sie Eigentümer oder Editor der Quelldatei sein.
- Bevor Sie Bereichs-Links verwenden, sollten Sie mit den Standardlinks vertraut sein.
Bereichs-Link erstellen
In Workiva ist ein Quell-Link der primäre Speicherort eines bestimmten Datenpunkts. Wenn dieser Quell-Link an eine anderen Stelle kopiert und eingefügt wird, wird der neue Datenpunkt zu einem „Ziel-Link“. Dieser Ziel-Link ist somit an den ursprünglichen Datenpunkt gebunden und kann bei jeder Änderung sofort Aktualisierungen erhalten.
Bereichs-Links funktionieren ähnlich, nur dass sie sich über mehrere Zellen erstrecken und als eine Einheit verwaltet werden können. Auf diese Weise können Sie einen einzigen „Block“ von Zellen erstellen, der sich leicht über mehrere Blätter verwalten lässt.
- Wählen Sie einen Bereich von zwei oder mehr Zellen in Ihrem Ausgangsblatt.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Bereich und wählen Sie Linkoptionen > Bereichs-Link erstellen. Sie können auch die Tastenkombination Strg + Umschalt + ; (Windows) / CMD + Umschalt + ; (Mac) verwenden.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und kopieren Sie Ihre Auswahl. Sie können auch die Tastenkombination +C verwenden.
- Gehen Sie zum Zielblatt, in das dieser Inhalt eingefügt werden soll.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste und fügen Sie Ihre Auswahl an einer beliebigen Stelle des Blattes ein. Sie können auch die Tastenkombination +V verwenden.
Hinweis: Wenn Sie in ein Dokument einfügen, muss sich Ihre Auswahl innerhalb einer Tabelle befinden.
- Wählen Sie Einfügen als Bereichs-Link, und wählen Sie dann, welche Formatierungsoptionen aus der Quelle übernommen werden sollen:
- Formatierung anwenden - Markieren Sie dieses Feld, um die Formatierung der Quelle auf Ihre Bereichs-Link anzuwenden. Wenn es nicht aktiviert wird, übernimmt die Bereichs-Link die Formatierung von der Tabelle, in die er eingefügt wurde.
- Spaltenbreite anwenden - Markieren Sie dieses Feld, um die Spaltenbreite der Quelle auf Ihren Bereichs-Link anzuwenden. Wenn diese Option nicht aktiviert ist, erbt der Bereichs-Link ihre Spaltenbreite von der Tabelle, in die er eingefügt wird.
Hinweis: Diese Optionen gelten nur für die ursprüngliche Einfügung. Wenn die Formatierung kontinuierlich in den Zielbereich einfließen soll, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihren Bereich und aktivieren Sie die Option „Formatierung aus Quelle verwenden“ nach dem Einfügen.
- Klicken Sie zum Abschluss auf Einfügen.
Nach dem Einfügen in das Zielblatt werden alle vorhandenen Inhalte entfernt, sodass das Blatt nur noch den Bereichs-Link enthält. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.
Bereichs-Link bearbeiten
Sobald ein Bereichs-Link erstellt ist, können Sie ihre Grenzen manuell anpassen, indem Sie den Quellbereich bearbeiten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle im Quellbereich und wählen Sie Linkoptionen > Bereichs-Link bearbeiten.
Hinweis: Ihr Quellbereich ist blau umrandet. Erfahren Sie mehr über Links.
- Geben Sie einen neuen Bereich im Format A1:A2 ein – wobei „A“ für die Spalte und „1“ für die Zeile steht – und klicken Sie dann auf Speichern.
Hinweis: Bereichs-Links sind auf maximal 10.000 Zellen begrenzt.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Veröffentlichen oben links, um alle Zielbereiche anhand der neuen Grenzen zu aktualisieren.
Hinweis: Ihr angepasster Quellbereich ist orange umrandet; sobald er veröffentlicht ist, wechselt er wieder zu blau. Erfahren Sie mehr über Links.
Zeile oder Spalte zu Bereichs-Link hinzufügen
Sie können die Grenzen eines Bereichs-Link auch anpassen, indem Sie eine Zeile oder Spalte direkt in den Quellbereich einfügen.
- Suchen Sie die Stelle in Ihrem Quellbereich, die Sie anpassen möchten.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, die Sie ändern möchten, und wählen Sie Einfügen, um eine Zeile oder Spalte hinzuzufügen. Der Bereich wird automatisch erweitert und reflektiert diese Ergänzung.
- Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Veröffentlichen oben links, um alle Zielbereiche anhand der Änderungen zu aktualisieren.
Bereichs-Link entfernen
Ein Bereichs-Link ist einfach eine Sammlung mehrerer Links, die miteinander verbunden sind. Wenn ein Bereich entfernt wird, bleiben die einzelnen Links, die in diesem Bereich enthalten sind, erhalten. Sie können diese dann einzeln verwalten oder den gelöschten Bereich zu einem späteren Zeitpunkt neu erstellen.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Stelle innerhalb des Bereichs und wählen Sie Linkoptionen > Bereichs-Link entfernen.
- Bestätigen Sie die Entfernung, und klicken Sie auf Bereichs-Link entfernen.
Hinweis: Wenn ein Quellbereich entfernt wird, werden alle mit ihm verlinkten Zielbereiche ebenfalls entfernt und in Standardlinks umgewandelt. Zielbereiche können jedoch entfernt werden, ohne dass dies Auswirkungen auf die Quelle hat.
Alle Links entfernen
Sie können auch auf Verlinkung > Alle Links entfernen in der Daten-Symbolleiste klicken, um alle Links in Ihrer Datei zu entfernen.
Bereichs-Links und Farben
Wie bereits zu Beginn dieses Artikels erwähnt, gelten bei Bereichs-Links viele derselben Regeln wie bei Standard-Links. Dies gilt auch für die Farben der Links, die Sie in Ihrem Arbeitsbereich sehen. Verwenden Sie die nachstehenden Legende, um die Bereiche in Ihrem Arbeitsbereich schnell zu identifizieren:
Neu erstellte oder anderweitig aktuelle Quellenbereiche sind blau umrandet. Dies entspricht den einzelnen Links in Ihrem Arbeitsbereich, die mit einem blauen Dreieck in der oberen linken Ecke gekennzeichnet sind.
Quellbereiche mit unveröffentlichten Änderungen sind in orange umrandet. Dies entspricht den einzelnen Links in Ihrem Arbeitsbereich, die mit einem orangefarbenen Dreieck in der oberen linken Ecke gekennzeichnet sind.
Hinweis:: Sie können nur die Links veröffentlichen, für die Sie eine Zugriffsberechtigung haben. Das bedeutet, dass Sie möglicherweise nicht immer den gesamten Bereich selbst veröffentlichen können. Wenn dies der Fall ist, bleibt der gesamte Bereich orange, bis alle Änderungen veröffentlicht sind.
Alle Zielbereiche sind grün umrandet. Dies entspricht den einzelnen Links in Ihrem Arbeitsbereich, die mit einem grünen Dreieck in der oberen linken Ecke gekennzeichnet sind.
Wissenswertes
- Ein Bereichs-Link kann nicht eingefügt werden, wenn der Bereich gesperrte Zellen enthält.
- Ein Blatt kann nur einen Zielbereichs-Link enthalten.
- Ein einziger Quellbereich kann maximal 20 Zielbereiche haben.
- Eine Bereichs-Link kann maximal 10.000 Zellen enthalten.
- Workiva Sync aktualisiert die Quellbereichs-Links nicht automatisch, wenn neue Spalten oder Zeilen hinzugefügt werden. Sie müssen den Bereichs-Link in Ihrer Quelldatei manuell bearbeiten.
- Sie können auch die Tastenkombination Strg + Umschalt + ; (Windows) / CMD + Umschalt + ; (Mac) verwenden, um einen Bereichs-Link zu erstellen.
FAQ
Wie kann ich eine bestehende verknüpfte Tabelle in eine Bereichsverknüpfung umwandeln?
Um eine verknüpfte Quelltabelle in eine Bereichsverknüpfung umzuwandeln, wählen Sie einfach den Tabellenbereich aus und klicken auf Bereichsverknüpfung erstellen.
Um eine vorhandene Zieltabelle zu konvertieren, kopieren Sie die Quellbereichsverknüpfung und fügen Sie sie genau über der Zieltabelle ein. Dadurch wird ein neuer Quellbereich erstellt, in dem alle Kommentare, Anhänge und XBRL-Tags erhalten bleiben. Die Formatierung kann auch beibehalten werden, wenn beim Einfügen die Option „Formatierung übernehmen“ aktiviert ist.
Kann ich eine bestehende Tabelle konvertieren, die Unterzellen-Tags enthält?
Ja. Sie müssen die Bereichsverknüpfung erstellen, dann überschreiben die Zielzellen und fügen Ihre Unterzellenverknüpfungen in sie ein.
Alternativ können Sie auch ein Duplikat der Zieltabelle erstellen, die Bereichsverknüpfung einfügen und Ihre Unterzellenverknüpfungen in den neuen Zielbereich kopieren/einfügen. Die duplizierte Tabelle kann dann gelöscht werden. Dieser Ansatz erfordert keine manuellen Anpassungen der Unterzellenverbindungen und verringert das Risiko von Datenverlusten.
Kann ich mehrere Links in einer Zelle markieren?
Ja, Sie können mehrere Quellen mit einer einzigen Zelle verknüpfen, indem Sie entweder normale Verknüpfungen oder Bereichsverknüpfungen verwenden. Sie können zusätzlich XBRL-Tagging hinzufügen.
Erfahren Sie mehr: Mehrere Verknüpfungen in einer Zelle erstellen
Kann ich neue Zeilen oder Spalten zu einem Zielbereich hinzufügen?
Nein, die Größe eines Zielbereichs wird durch die Größe des Quellbereichs bestimmt.
Werden ausgeblendete Zeilen oder Spalten in einem Quellbereich automatisch im Zielbereich ausgeblendet?
Zurzeit nicht.
Kann ich in einer Präsentation oder einer Diagrammtabelle Bereichs-Links erstellen?
Ja, Bereichs-Links werden von allen Tabellentypen unterstützt.
Kann ich einzelne Links innerhalb eines Quellbereichs entfernen?
Nicht dauerhaft. Innerhalb der Grenzen einer Bereichsverknüpfung sind keine "Lücken" erlaubt, so dass alle nicht verknüpften Zellen neu verknüpft werden, sobald der Bereich veröffentlicht wird.
Die Links im folgenden Beispiel würden zum Beispiel bei der nächsten Veröffentlichung sofort wieder hinzugefügt werden:
Um dies zu vermeiden, müssen Sie die gesamte Zeile oder Spalte aus dem Bereich entfernen.
Kann ich Zellen in einem bestehenden Quellbereich zusammenführen?
Ja, aber das ist ein zweistufiger Vorgang:
- Löschen Sie Links, die Sie nicht mehr benötigen. Dies kann als Massenvorgang geschehen.
- Verbinden Sie die Zellen.
Kann ich Bereichsverknüpfungen über verbundene Blätter erstellen?
Ja, aber es wird nicht empfohlen, wenn am Zielort umfangreiche Datenmanipulationen erforderlich sind.
Hier ist der Grund dafür:
- Wenn eine Abfrage oder eine Verbindungsausgabe aktualisiert wird, bleiben alle Kommentare, Notizen oder andere Anmerkungen, die mit einer bestimmten Zelle verknüpft sind, an ihrem ursprünglichen Ort. Sie werden nicht angepasst, wenn neue Zeilen oder Spalten um sie herum hinzugefügt werden.
- Inhalte können nicht in der Mitte eines verbundenen Blattes eingefügt werden, d. h. neue Zeilen werden automatisch am unteren Ende des Blattes hinzugefügt.
- Wenn dies der Fall ist, können sich die Zellwerte im Blatt im Zielbereich unerwartet verschieben.