Linking ist ein wesentlicher Bestandteil der Workiva-Plattform. Es ist der Mechanismus, der die Daten mit einer Quelle verbindet und sie über alle Ihre weitergeleiteten Links hinweg synchronisiert. So wird sichergestellt, dass diese Datenpunkte immer gleich sind – egal, wo sie angezeigt werden.
Intelligente Links verbessern dieses Erlebnis, indem Sie Ihren Links anpassbare Daten hinzufügen können, z.B. einen Namen und eine Beschreibung. Durch diesen zusätzlichen Kontext können Sie Links innerhalb eines Arbeitsbereichs ganz leicht finden und erneut verwenden oder sie mit anderen Benutzer*innen in Ihrem Unternehmen teilen.
Anforderungen
- Die Rolle Data Sharing Manager ist für die gemeinsame Nutzung von Smart Links erforderlich.
- Um einen Smart Link zu erstellen oder zu bearbeiten, müssen Sie Eigentümer oder Bearbeiter der Quelldatei sein.
- Sobald ein Link erstellt wurde, kann jeder Benutzer, die Zugriff auf diese Datei und diesen Abschnitt hat, sie verwenden.
- Um einen Smart Link für eine Benutzergruppe in einem anderen Arbeitsbereich freizugeben, muss die Einstellung Arbeitsbereich freigeben von einem Org-Admin oder Arbeitsbereich-Admin im Zielarbeitsbereich aktiviert werden.
Intelligente Links erstellen
Bevor Sie einen intelligenten Link erstellen können, müssen Sie in Ihrem Arbeitsbereich einen Neuen Quell-Link erstellen oder einen vorhandenen Link suchen, die Sie konvertieren möchten.
Sobald Sie einen Standard-Link haben, können Sie diesen in einen intelligenten Link umwandeln, indem Sie diese Schritte ausführen:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf dden Link, und wählen Sie Optionen verknüpfen > In intelligenten Link umwandeln.
- Benennen Sie den Link und geben Sie eine optionale Beschreibung ein. Klicken Sie auf In intelligenten Link umwandeln, um den Vorgang abzuschließen.
Tipp: Intelligente Links sind dazu gedacht, weitergegeben zu werden. Wählen Sie daher einen Namen und eine Beschreibung, die für andere leicht zu erkennen sind. Sie können sogar eine einheitliche Namenskonvention oder ein einheitliches Format für alle intelligenten Links in Ihrem Unternehmen verwenden.
Sobald ein Link erstellt ist, steht er allen Benutzern in Ihrem Arbeitsbereich über die intelligente Link-Bibliothek zur Verfügung.
Links aus der intelligenten Link-Bibliothek einfügen
In der Link-Bibliothek werden alle Links in Ihrem Arbeitsbereich – und auch die von anderen Arbeitsbereichen gemeinsam genutzten Links – gespeichert. In diesem Bereich können Sie alle verfügbaren Links durchsuchen, ihre Details anzeigen und sie in Ihre Dokumente einfügen.
Intelligente Links finden und filtern
Um auf die intelligente Link-Bibliothek zuzugreifen, öffnen Sie eine beliebige Datei in Ihrem Arbeitsbereich und wählen Sie im rechten Fensterbereich den Abschnitt Verknüpfung. Wenn Sie nur eine kleine Anzahl von Links haben, können Sie hier nach ihnen suchen.
Tipp: Sie können die Bibliothek auch über die Schaltfläche Daten hinzufügen in der Symbolleiste "Daten" am oberen Rand des Bildschirms öffnen.
Bei der Verwaltung einer großen Anzahl von Links kann es hilfreich sein, die Filterleiste am oberen Rand des Fensters zu verwenden. In dieser Leiste können Sie nach einem Link nach Namen suchen, Ihre Liste sortieren oder nach Quelldatei und Abschnitt filtern.
Hinweis:: Intelligente Links werden nur dann in Ihrer Ansicht der Bibliothek angezeigt, wenn Sie Zugriff auf deren Quelldatei haben.
Details zu intelligenten Links anzeigen
Um mehr über einen bestimmte Link zu erfahren, bevor Sie sie in Ihr Dokument einfügen, gehen Sie auf die Registerkarte Details.
Auf der Registerkarte „Details“ sehen Sie Folgendes:
- Das letzte Veröffentlichungsdatum
- Der Name des Herausgebers
- Name des Links
- Beschreibung des Links
- Alle gemeinsamen Benutzer und Benutzergruppen
- Das letzte gemeinsame Datum
- Wenn der Links anderen Bibliotheken des Arbeitsbereichs hinzugefügt wurde („Links hergestellt“)
Sie können auch Go to source link auf der Registerkarte Bibliothek wählen, um die Quelldatei des Links zu öffnen.
Intelligente Links einfügen
Sobald Sie den intelligente Link, den Sie wiederverwenden möchten, identifiziert haben, setzen Sie den Cursor an die Stelle, an der Sie den Inhalt platzieren möchten, und klicken auf Einfügen.
Freigabe von Smart Links für andere Benutzer, Arbeitsbereiche oder Benutzergruppen
Intelligente Links lassen sich leicht mit anderen Arbeitsbereichen austauschen. Als Besitzer eines intelligenten Links müssen Sie nur den spezifischen Arbeitsbereich und die Benutzer (oder Benutzergruppe) auswählen, für die Sie den Link freigeben möchten. Nach der Freigabe hat der Empfänger des intelligenten Links dann die Möglichkeit, den Zugriff auf andere Benutzer in diesem Arbeitsbereich zu erweitern.
Sie können einen einzelnen intelligenten Link, alle intelligenten Links in einem bestimmten Abschnitt oder alle intelligenten Links in der Datei freigeben.
Hinweis: Die Rolle "Data Sharing Manager" ist für die gemeinsame Nutzung von Smart Links erforderlich.
So teilen Sie einen einzelnen Link:
- Rufen Sie die Datenquelle auf und wählen Sie den intelligenten Link aus, den Sie freigeben möchten.
- Klicken Sie in der Menüleiste am oberen Rand des Bildschirms auf Smart Links freigeben.
- Wenn Sie aufgefordert werden, einen Bereich auszuwählen, wählen Sie die erste Option: Intelligenter Link.
Anmerkung: Sie können einen einzelnen intelligenten Link auch über den Abschnitt "Details" des Bereichs Link auf der rechten Seite teilen.
- Verwenden Sie das Feld Organization users, um einzelne Benutzer aus Ihrer Organisation zu finden, oder Workspace user groups, um eine ganze Gruppe hinzuzufügen.
Hinweis: Damit Gruppen in dieser Liste erscheinen, muss die Einstellung share workspace von einem Org-Administrator für diesen bestimmten Arbeitsbereich aktiviert werden.
- (Optional) Fügen Sie eine kurze Nachricht zur Beschreibung des Links hinzu. Dies wird mit den Empfängern geteilt.
- Klicken Sie zum Abschließen auf Teilen.
Alle Empfänger erhalten umgehend eine E-Mail mit Informationen darüber, wie sie auf die intelligente Link-Bibliothek zugreifen können.
Anstatt jede Verknüpfung einzeln freizugeben, können Sie auch alle Links freigeben, die in einem bestimmten Abschnitt, Blatt oder einer Folie enthalten sind:
- Klicken Sie in der Menüleiste am oberen Rand des Bildschirms auf Smart Links teilen.
- Wenn Sie aufgefordert werden, einen Bereich auszuwählen, wählen Sie die mittlere Option: Alle Links in Blatt/Abschnitt/Folie.
- Verwenden Sie das Feld Organization users, um einzelne Benutzer aus Ihrer Organisation zu finden, oder Workspace user groups, um eine ganze Gruppe hinzuzufügen.
Hinweis: Damit Gruppen in dieser Liste erscheinen, muss die Einstellung share workspace von einem Org-Administrator für diesen bestimmten Arbeitsbereich aktiviert werden.
- (Optional) Fügen Sie eine kurze Nachricht zur Beschreibung des Links hinzu. Dies wird mit den Empfängern geteilt.
- Klicken Sie zum Abschließen auf Teilen.
Alle Empfänger erhalten umgehend eine E-Mail mit Informationen darüber, wie sie auf die intelligente Link-Bibliothek zugreifen können.
So geben Sie alle Links in einem Arbeitsblatt, Dokument oder einer Präsentation frei:
- Klicken Sie auf Intelligente Links teilen in der Menüleiste oben auf dem Bildschirm.
- Wenn Sie aufgefordert werden, einen Umfang auszuwählen, wählen Sie die letzte Option: Alle intelligenten Links in Arbeitsblatt/Dokument/Präsentation.
- Verwenden Sie das Feld Organization users, um einzelne Benutzer aus Ihrer Organisation zu finden, oder Workspace user groups, um eine ganze Gruppe hinzuzufügen.
Hinweis: Damit Gruppen in dieser Liste erscheinen, muss die Einstellung share workspace von einem Org-Administrator für diesen bestimmten Arbeitsbereich aktiviert werden.
- (Optional) Fügen Sie eine kurze Nachricht zur Beschreibung des Links hinzu. Dies wird mit den Empfängern geteilt.
- Klicken Sie zum Abschließen auf Teilen.
Alle Empfänger erhalten umgehend eine E-Mail mit Informationen darüber, wie sie auf die intelligente Link-Bibliothek zugreifen können.
Was kann ein Empfänger des intelligenten Links mit den freigegebenen Daten tun?
Sobald ein intelligenter Link geteilt und akzeptiert wurde, können die Empfänger eine Reihe von Dingen mit diesem Inhalt tun:
- Sie können die Verknüpfungsdaten kopieren.
- Sie können nach der Verknüpfung in der Bibliothek dieses Arbeitsbereichs suchen und sie in ein anderes Dokument einfügen.
- Sie können den Zugriff auf diesen Link erweitern, sodass andere Benutzer im selben Arbeitsbereich darauf zugreifen können.
Sie können auch auf die Registerkarte Details gehen, um zu sehen, wer eine Freigabe akzeptiert hat und ob er sie zu seinem Arbeitsbereich hinzugefügt hat.
Was ist, wenn ein intelligenter Link bereits mit einigen Benutzern geteilt wurde?
Wenn Sie einen intelligenten Link für mehrere Benutzer teilen, erhalten die vorhandenen Benutzer nur dann eine Benachrichtigung, wenn sich die zugrunde liegenden Daten geändert haben.
Wenn Sie bestehende Benutzer aus einer Freigabe entfernen möchten, müssen Sie den betreffenden intellgenten Link bearbeiten.
Gemeinsame intelligente Links zu Ihrer Arbeitsbereich-Bibliothek hinzufügen
Wenn ein neuer intelligenter Link für Sie freigegeben wird, erhalten Sie eine E-Mail an die in Ihrem Workiva-Profil angegebene Adresse. Die E-Mail selbst enthält keinen direkten Link zu dem freigegebenen Objekt, aber Sie können darauf zugreifen, indem Sie eine beliebige Datei in Ihrem Arbeitsbereich öffnen und die intelligente Link-Bibliothek aufrufen.
So funktioniert es:
- Öffnen Sie ein Arbeitsblatt, ein Dokument oder eine Präsentation in Ihrem Arbeitsbereich.
- Öffnen Sie den Bereich Linking auf der rechten Seite Ihres Bildschirms.
- Klicken Sie auf das Symbol Bibliothek verwalten oben rechts auf der Registerkarte „Bibliothek“.
Hinweis: Ein orangefarbener Punkt zeigt an, dass ein neuer Link oder eine Aktualisierung in Ihrer Bibliothek verfügbar ist.
- Alle gemeinsamen Links, die nicht akzeptiert wurden, erscheinen im Bereich Ausstehende Aktualisierungen > Neue freigegebene Links. Wählen Sie den Link aus und klicken Sie auf Neuen Link hinzufügen, um ihn Ihrer Bibliothek hinzuzufügen.
Freigegebene intelligente Links verwenden
Freigegebene intelligente Links erscheinen in der Bibliothek Ihres Arbeitsbereichs und funktionieren weitgehend genauso wie native Links. Sie werden feststellen, dass die Funktion Gehe zu Quelllink für freigegebene Links deaktiviert ist, da sich die Quelldatei in einem anderen Arbeitsbereich befindet.
Informationen zum Einfügen von Links in Ihre Dokumente finden Sie im Abschnitt Links einfügen dieses Artikels.
Berechtigungen auf freigegebene Links erweitern
Empfänger von intelligenten Links erhalten automatisch die Berechtigungen des Eigentümers für den freigegebenen Link. Als Empfänger können Sie damit den Zugriff auf andere Benutzer innerhalb desselben Arbeitsbereichs erweitern.
So erweitern Sie den Zugriff auf andere Benutzer:
- Öffnen Sie ein Arbeitsblatt, ein Dokument oder eine Präsentation in Ihrem Arbeitsbereich.
- Öffnen Sie den Bereich Linking auf der rechten Seite Ihres Bildschirms.
- Klicken Sie auf das Symbol Bibliothek verwalten oben rechts auf der Registerkarte „Bibliothek“.
- Gehen Sie zur Registerkarte Freigegebene intelligente Links.
- Klicken Sie auf Zugriff erweitern für den intelligenten Link, den Sie bearbeiten möchten.
- Wählen Sie die erforderlichen Berechtigungen und klicken Sie auf Änderungen anwenden.
Weitere Informationen zur Verwaltung von Berechtigungen finden Sie in unserem Artikel Dateiberechtigungen aktualisieren.
Spezifische Berechtigungen für intelligente Links
| Inhaber | Bearbeiter | Betrachter | |
| Suchen und Einfügen eines freigegebenen intelligenten Links aus der Bibliothek | x | x | x |
| Akzeptieren und veröffentlichen Sie Aktualisierungen für einen freigegebenen intelligenten Link | x | x | |
| Kann Berechtigungen auf freigegebene intelligente Links erweitern | x | ||
| Intelligente Links freigeben | x | x |
Bitte beachten Sie, dass für die Freigabe von Smart Links auch die Rolle Data Sharing Manager erforderlich ist.
Aktualisierungen der intelligenten Links freigeben
Alle in Ihrem primären Arbeitsbereich vorgenommenen Aktualisierungen von intelligenten Links müssen absichtlich mit anderen Arbeitsbereichen geteilt werden. Dieser zusätzliche Schritt gibt gemeinsamen Arbeitsbereichen die Möglichkeit, die eingehenden Daten zu überprüfen, bevor die Änderung bestätigt wird.
- Öffnen Sie ein Arbeitsblatt, ein Dokument oder eine Präsentation in Ihrem Arbeitsbereich.
- Öffnen Sie den Bereich Linking auf der rechten Seite Ihres Bildschirms.
- Gehen Sie auf die Registerkarte Details.
- Klicken Sie auf das Symbol Freigeben oben rechts im Bereich und wählen Sie Aktualisierungen freigeben.
Hinweis: Ein orangefarbener Punkt zeigt an, dass ein intelligenter Link aktualisiert, aber nicht freigegeben wurde.
- Geben Sie eine kurze Beschreibung Ihrer Änderungen ein. Dieser Kontext wird häufig verwendet, wenn die Empfänger sich in der Mitte eines Prüfungszyklus befinden oder über einen früheren Zeitraum berichten.
- Klicken Sie auf Aktualisierungen freigeben um den Vorgang abzuschließen.
Nehmen Sie Aktualisierungen für freigegebene intelligente Links
Als Empfänger eines freigegebenen intelligenten Links erhalten Sie jedes Mal eine E-Mail, wenn eine Aktualisierung veröffentlicht und freigegeben wird. Sie sehen außerdem einen kleinen orangefarbenen Punkt im Link-Bereich, wenn eine Aktualisierung verfügbar ist.
- Öffnen Sie ein Arbeitsblatt, ein Dokument oder eine Präsentation in Ihrem Arbeitsbereich.
- Öffnen Sie den Bereich Linking auf der rechten Seite Ihres Bildschirms.
- Klicken Sie auf das Symbol Bibliothek verwalten oben rechts auf der Registerkarte „Bibliothek“.
- Alle nicht angenommenen Aktualisierungen erscheinen im Bereich Ausstehende Aktualisierungen > Aktualisierungen für freigegebene Links. Wählen Sie den LinkWählen Sie den Link aus und klicken Sie auf Aktualisierungen annehmen, um die aktualisierten Daten zu erhalten.
Hinweis:: Sie können auch auf Prüfen klicken, um einen Seite-an-Seite-Vergleich der Änderungen zu sehen, bevor Sie eine Aktualisierung annehmen.
Aktualisierungen prüfen
Mit der Schaltfläche „Prüfen“ im vorherigen Abschnitt können Sie Änderungen vergleichen, bevor Sie sie in Ihren Arbeitsbereich übernehmen. Wenn mehrere Aktualisierungen verfügbar sind, verwenden Sie die Pfeile unten links, um zwischen den einzelnen Aktualisierung zu wechseln.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf Aktualisierungen annehmen, um die neuen Werte an alle Ziele in Ihrem Arbeitsbereich zu veröffentlichen.
Intelligente Links kopieren
Um den Fortschreibungsprozess zu vereinfachen, können optional Links eingefügt werden, wenn eine Datei oder einen Ordner kopiert. So können Sie beim Kopieren von Dateien die aktuellen Links beibehalten oder sie ganz zurücksetzen.
Die folgenden Optionen gelten speziell für intelligente Links:
- Metadaten für alle intelligenten Quell-Links einschließen: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um die Namen und Beschreibungen Ihrer kopierten Links beizubehalten. Dadurch werden doppelte Einträge in Ihrer Bibliothek erstellt, die jedoch später bearbeitet werden können. Deaktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um vorhandene Namen und Beschreibungen von Ihren kopierten Links auszuschließen.
- Arbeitsbereich-übergreifende Links beibehalten: Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um Links aus anderen
Arbeitsbereichen mit ihrer aktuellen Quelle beizubehalten. Deaktivieren Sie dieses Feld, um die Links zu entfernen.
Erfahren Sie mehr über das Kopieren von Dateien und Ordnern.
Hinweis: Diese Optionen erscheinen nur, wenn in Ihrem Arbeitsbereich Links aktiviert wurden.
Links rückgängig machen und entfernen
Sobald ein intelligenter Link hinzugefügt wurde, können Sie sie in eine Standard-Quellverknüpfung umwandeln und aus der Bibliothek entfernen. Sie können auch alte, ungenutzte oder aufgegebene Links, die von anderen Arbeitsbereichen freigegeben wurden, direkt entfernen.
Hinweis: Sie müssen der Besitzer der Datei sein oder über die Berechtigung Bearbeiter verfügen, um einen intelligenten Link rückgängig zu machen.
Um einen Link rückgängig zu machen, gehen Sie zur Datenquelle und:
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Link und wählen Sie dann Optionen verknüpfen > Auf Standard-Quell-Link zurücksetzen.
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Rückgängig machen.
Nach dem Entfernen wird Ihr intelligenter Link aus der Bibliothek entfernt und kann wie ein Standard-Link verwaltet werden.
Wenn der intelligente Link für mehrere Arbeitsbereiche freigegeben wurde, bleibt er im Zielarbeitsbereich, aber es werden keine weiteren Aktualisierungen übertragen. Alle Nutzer des Links werden per E-Mail benachrichtigt, und ein Eigentümer oder Bearbeiter des Links im Zielarbeitsbereich kann diesen Link dann aus seiner Bibliothek entfernen.
Wenn Ihnen ein intelligenter Link aus einem Arbeitsbereich zur Verfügung gestellt und dann entfernt oder rückgängig gemacht wurde, können Sie auch diese Schritte ausführen, um den „verwaisten“ Link aus Ihrer Bibliothek zu entfernen.
Hinweis: Sie müssen Eigentümer der Datei sein oder die Berechtigung Bearbeiter haben, um einen Link aus der Bibliothek zu entfernen.
- Öffnen Sie ein Arbeitsblatt, ein Dokument oder eine Präsentation in Ihrem Arbeitsbereich.
- Öffnen Sie den Bereich Linking auf der rechten Seite Ihres Bildschirms.
- Klicken Sie auf das Symbol Bibliothek verwalten oben rechts auf der Registerkarte „Bibliothek“.
- Suchen Sie Ihre intelligente Verknüpfung auf der Registerkarte „Freigegebene intelligente Links“, und klicken Sie auf Verwalten > Link entfernen auf der rechten Seite.
- Klicken Sie zur Bestätigung auf Entfernen.
Sobald ein intelligenter Link aus der Bibliothek entfernt wird, bleiben alle Ziel-Links bestehen, aber es werden keine weiteren Aktualisierungen übertragen.
Hinweis: Wenn der intelligente Link noch für Sie freigegeben ist, können Sie diese später erneut hinzufügen im Bereich Ausstehende Aktualisierungen > Neue freigegebene Links der Bibliothek.
Wissenswertes
- Links, die aus GRC-Arbeitsbereichen stammen, sind zur Zeit nicht mit intelligenten Links kompatibel.
- Intelligente Links sind in dem Bericht Bericht über Dokumentverknüpfungen aufgenommen und namentlich genannt.