Workiva Support Center

Sie können die Datenerfassung für die Umwelt-, Sozial- und Governance- (ESG) oder Nachhaltigkeitsberichterstattung für mehrere Jahre unter Nachhaltigkeitsprogramm kuratieren. Unter Programmübersicht kann ein Arbeitsbereich oder Programmverantwortlicher die Berichtsjahre des Programms nach Bedarf verwalten.

Berichtsjahr hinzufügen

Um mit der Datenerfassung für ein neues Berichtsjahr zu beginnen, fügen Sie das Jahr zu Nachhaltigkeitsprogramm hinzu. Wenn Sie das Jahr hinzufügen, kopieren Sie die Metriken eines anderen Jahres - oder rollen Sie sie vorwärts - und wählen Sie die Wertedetails und Dateien aus, mit denen Sie beginnen möchten.

Schritt 1. Vorbereiten der Dateien für das Rollforward

Wenn Sie ein neues Jahr hinzufügen, kann das Programm Dateien für die Datenerfassung oder Berichterstattung der metrischen Werte kopieren. Bevor Sie das Jahr hinzufügen, wählen Sie die zu übertragenden Dateien aus:

• Entscheiden Sie, ob Sie weiterhin Werte über die verbundenen Quelldateien sammeln oder stattdessen das vereinfachte Workiva Tasks Portal verwenden möchten.
• Identifizieren Sie zusätzliche Dateien, die Sie kopieren müssen, wie z.B. Prozesse, die mit verbundenen Quelldateien verwendet werden, das Factbook Spreadsheet oder Berichtsdateien.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, die mit den Werten verknüpften Quelldateien beizubehalten oder zusätzliche Dateien zu kopieren, können Sie diese in den entsprechenden Ordnern „ “ (Quelle) und „ “ (Bericht) – innerhalb eines weiteren Ordners, der das jeweilige Berichtsjahr angibt – organisieren, um sie für die Überleitung vorzubereiten.

Tipp: Um die Übersichtlichkeit zu erhöhen, sollten Sie das Jahr im Namen jedes Ordners angeben, z. B. 20XX Sustainability source files oder 20XX Sustainability reporting files.

• Fügen Sie im Ordner „ “ unter „Source“ alle verknüpften Quelldateien hinzu, die für die Kennzahlenwerte des neuen Jahres beibehalten werden sollen, wie beispielsweise die Tabelle „ Data Collection“ .

  Tipp: Um die verbundenen Quelldateien der Werte zu identifizieren, verwenden Sie eine Abfrage mit dem Programm als Quelle. Das Programm listet auch die Quelldateien der Werte auf, wenn Sie ein neues Jahr hinzufügen.

• Fügen Sie im Ordner „ Reporting“ ( ) die Tabelle „ Factbook“ ( ) sowie alle damit verknüpften Berichtsausgaben hinzu.

Um anschließend alle -Dateien unter zu identifizieren, die das Programm in den Roll-Forward einbeziehen wird:

• Unter „ “ finden Sie die Dateien mit den Quelllinks: für die Quell- und Berichtsdateien. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den übergeordneten Ordner und wählen Sie „ -Bericht über verknüpfte Dateien“ .
  

  Hinweis: Wenn Ihr Factbook Spreadsheet im Linked Files Report für die Quelldateien erscheint, löschen Sie seine Quellverknüpfungen. Verwenden Sie das Factbook nur als Quelle für Berichtsausgaben, nicht Datenerfassung.

• Überprüfen Sie für jede Quelldatei, die im Bericht Verknüpfte Dateien aufgeführt ist, den Bereich Verbindungen, um festzustellen, ob die eingehenden Verbindungen aus einem anderen Arbeitsbereich stammen - z.B. aus einer Tabellenkalkulation oder gemeinsamen Abfrage - oder Quellen mit Daten aus Chains haben.

  Hinweis: Wenn eine Quelldatei diese eingehenden Verbindungen hat, müssen Sie die Verbindung in der Kopie der Datei, die während des Rollforwards erstellt wurde, möglicherweise neu erstellen.

• Um festzustellen, ob eine Quelldatei, die im Bericht über verknüpfte Dateien aufgeführt ist, Prozesse zur Automatisierung von Aufgaben-Workflows verwendet, suchen Sie Dateien nach Prozess , öffnen Sie dann jeden Prozess und überprüfen Sie, ob seine Aktionen auf eine Quelldatei zutreffen. 
  
  Wenn eine Datei einen Process verwendet, fügen Sie die Process-Datei in den entsprechenden Ordner der Datei ein.

Schritt 2. Berichtsjahr hinzufügen

Nachdem Sie die Dateien für das Rollforward eingerichtet haben, fügen Sie das neue Jahr zum Programm hinzu:

1. Wählen Sie unter Nachhaltigkeitsprogramm, wählen Sie Programmübersicht und dann Berichtsjahre verwalten aus dem Menü.
   
2. Vergewissern Sie sich, dass das Programm nicht bereits das neue Jahr enthält, und klicken Sie auf Jahr hinzufügen.
   

Schritt 3. Wählen Sie die Wertedetails für den Rollforward

Um die Datenerfassung zu erleichtern, sollten Sie das neue Jahr mit denselben Kennzahlen wie das Vorjahr beginnen:

1. Geben Sie unter Neues Jahr das hinzuzufügende Berichtsjahr in einem vierstelligen Format JJJJ ein.
   

   Hinweis: Sie können nur Jahre hinzufügen, die noch nicht im Programm vorhanden sind. Um auf ein bestehendes Jahr zu übertragen - z.B. auf ein Jahr, dem zuvor ein Platzhalter hinzugefügt wurde -, entfernen Sie es zunächst aus dem Programm.

2. Wählen Sie aus, aus welchem der vorhandenen Jahre Sie Metriken kopieren möchten.
3. Unter In neues Jahr kopieren, wählen Sie die zu übertragenden Metrikdetails:
   • Erfasste Werte, um das neue Jahr mit denselben Daten zu beginnen, die direkt in den Metriken oder über Workiva Tasks erfasst wurden
   • Unterstützende Notizen, um Notizen, die während der Datenerfassung gemacht wurden, wie z.B. Belege oder Kontext für Fußnoten oder Berichte, aufzubewahren
   • Aufgaben, um die gleichen Aufgaben und Anweisungen für die Datenerhebung im neuen Jahr beizubehalten. Wenn ja, wählen Sie auch, ob die Fälligkeitsdaten der Aufgaben für das neue Jahr angepasst werden sollen.

Schritt 4. Zu kopierende Dateien auswählen

Wählen Sie als nächstes die Dateien aus, die in das neue Jahr übertragen werden sollen: 

1. Wählen Sie, ob Sie die verbundenen Quelldateien der Werte kopieren möchten:
   • Um nur Workiva Tasks für die Datenerfassung des neuen Jahres zu verwenden, löschen Sie Verbundene Quelldateien.

   • Um die Verbindungen zu den Quelldateien der Werte beizubehalten, wählen Sie Verbundene Quelldateien, und wählen Sie dann die Dateien aus, die aus dem bestehenden Jahr übertragen werden sollen.

     Hinweis: Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Quelldatei zu aktualisieren, kopiert das Programm auch die unter verlinkten Quelldateien von .

     Tipp: Wenn Sie das Kontrollkästchen einer Quelldatei deaktivieren, werden die Aufgaben, die auf deren Werten basieren, im neuen Jahr stattdessen über „Workiva Tasks“ zur Datenerfassung genutzt.

2. Wenn Sie andere Dateien in den Roll-Forward einbeziehen möchten - z. B. Prozesse, das Factbook Tabellenkalkulation oder Berichtsausgaben - klicken Sie auf Zusätzliche Dateien kopieren, suchen Sie die zu kopierenden Dateien und wählen Sie sie aus, z. B. die Dateien im Ordner 20XX Nachhaltigkeitsberichtsdateien oder 20XX vorbereitet für den Roll-Forward.

3. In Kopieren von Dateien, wählen Sie, was in den Kopien der Dateien enthalten sein soll.
    

   

    

   Kopieren von Dateien	Beschreibung
   Alle Kommentare	Kopiert alle Kommentar-Threads - Open and Resolved - in die Dateien
   Gliederungsbeschriftungen	Kopiert „ “-Etiketten und wendet sie auf Konturen an Hinweis: In den Kopien sind die Konturbeschriftungen standardmäßig deaktiviert . Wählen Sie nach dem Roll-Forward aus, ob die Konturbeschriftungen für jede Kopie aktiviert werden sollen.
   Anhänge	Kopien Anhänge wurden in den Ordner „files“ hochgeladen Hinweis: Die Markup-Datei „ “ ist unter und nicht unter in den Kopien enthalten.
   Automatisierungen	Kopiert die in den Dateien verwendeten Automatisierungen unter und , beispielsweise zur Automatisierung der Datenerfassung aus integrierten Quellsystemen Hinweis: Um Fehler bei der Kopie zu vermeiden, fügen Sie alle Elemente hinzu, die zur Ausführung der Automatisierungen der Dateien verwendet werden. Hinweis: In den Kopien sind die Automatisierungen standardmäßig deaktiviert. Entscheiden Sie nach dem Rollforward, ob Sie die Automatisierungen in den einzelnen Kopien aktivieren möchten.
   Ein- und ausgehende Verbindungen	Kopiert alle „ “-Verbindungen aus den Dateien – eingehend aus Datenquellen und ausgehend zu Zieldateien Hinweis: Wenn Sie die Datensammlung „ “ ( ) oder das „ Factbook“ ( ) einbeziehen, wählen Sie „ “ (Eingehende und ausgehende Verbindungen) ( ). Anschließend können Sie die Parameter der Verbindungen in den beim Rollforward erstellten Kopien nach Bedarf anpassen.
   Eingabezellenwerte	Kopiert alle Daten, die in Eingabezellen innerhalb der Dateien eingegeben wurden, z.B. dort, wo die Beauftragten metrische Werte vorbereiten. Hinweis: Wenn Sie diese Option deaktivieren, enthalten die Kopien leere Eingabezellen, und keine in diesen Zellen eingegebenen Werte.

   Tipp: Automatisch erstellte Kopien behalten alle XBRL-Tags (Extensible Business Reporting Language) bei.

4. Wählen Sie, ob Sie die Kopien in einem neuen oder bestehenden Ordner speichern möchten:
   • Falls Neuer Ordner, geben Sie seinen Namen ein und wählen Sie den Ort, an dem er erstellt werden soll.
   • Falls Vorhandener Ordner, wählen Sie den Ordner, in dem die Kopien gespeichert werden sollen.

5. Nachdem Sie alle Details ausgewählt haben, die auf das neue Jahr übertragen werden sollen, klicken Sie auf Jahr hinzufügen.

   Hinweis: Je nach Anzahl der Kennzahlen kann es einige Minuten dauern, bis das neue Jahr im Programm angezeigt wird; fügen Sie während dieser Zeit keine Kennzahlenwerte oder Aufgaben hinzu und entfernen Sie auch keine im . Kopieren Sie aus . Wenn Sie Dateien hinzufügen, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald Kopien davon erstellt wurden.

Schritt 5. Neues Jahr einrichten

Nach Abschluss des Rollforwards bereiten Sie das neue Jahr in Sustainability Program und - falls enthalten - in den Tabellenkalkulationen Data Collection und Factbook vor.

Hinweis: Wenn Sie Gliederungsetiketten oder Automatiions aus Dateien kopieren, wählen Sie, ob Sie Gliederungsetiketten einschalten oder Automatiions für jede Kopie aktivieren möchten.

Berichtsjahr entfernen

Sie können ein Jahr aus einem Programm entfernen, einschließlich aller seiner metrischen Werte und aller laufenden Datenerfassungsaufgaben.

Tipp: Anstatt alle Werte eines Jahres zu entfernen, können Sie stattdessen bestimmte metrische Werte entfernen.

Um ein Jahr zu entfernen:

1. Wählen Sie unter Nachhaltigkeitsprogramm, wählen Sie Programmübersicht und dann Berichtsjahre verwalten aus dem Menü.
2. Wählen Sie aus dem Berichtsjahr Jahr entfernen.
   
3. Klicken Sie auf Entfernen.

Rückgängig machen einer Fortschreibung

Bei Bedarf können Sie ein neues Jahr zurückrollen, um es z.B. mit anderen Details oder Dateien erneut hinzuzufügen. 

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass Sie das während des Rollforwards hinzugefügte Jahr entfernen, nicht ein anderes Jahr, das möglicherweise erfasste Werte enthält.

Um ein Rollforward rückgängig zu machen:

1. Von Sustainability Program, entfernen Sie das neue Jahr von Programmübersicht.
2. Von Dateien, löschen Sie alle Dateikopien, die während des Rollforwards erstellt wurden.