Workiva Support Center

Über das Nachhaltigkeitsprogramm können Sie die Datenerfassung mehrerer Jahre für die Berichterstattung zu Umwelt-, Sozial- und Governance-Kriterien (ESG) oder zur Nachhaltigkeit zusammenstellen. Über die Programmübersicht kann ein Arbeitsbereichs- oder Programmverantwortlicher die Berichtsjahre des Programms nach Bedarf verwalten.

Berichtsjahr hinzufügen

Um mit der Datenerfassung für ein neues Berichtsjahr zu beginnen, fügen Sie das Jahr zum Nachhaltigkeitsprogramm hinzu. Wenn Sie das Jahr hinzufügen, übernehmen Sie Kennzahlen aus einem anderen Jahr – oder übertragen diese – und wählen die Wertdetails und Dateien aus, mit denen Sie beginnen möchten.

Schritt 1. Vorbereiten der Dateien für das Rollforward

Wenn Sie ein neues Jahr hinzufügen, kann das Programm Dateien für die Datenerfassung oder Berichterstattung der metrischen Werte kopieren. Bevor Sie das Jahr hinzufügen, wählen Sie die zu übertragenden Dateien aus:

• Entscheiden Sie, ob Sie weiterhin Werte aus eventuell verbundenen Quelldateien abrufen möchten oder stattdessen die Optimiertes Workiva-Aufgaben portal.
• Wählen Sie weitere Dateien aus, die kopiert werden sollen, z. B. Prozesse, die mit verbundenen Quelldateien verwendet werden, die Factbook -Tabelle oder Berichtsdateien.

Wenn Sie sich dafür entscheiden, die mit den Werten verknüpften Quelldateien beizubehalten oder zusätzliche Dateien zu kopieren, können Sie diese in den entsprechenden Ordnern „Quelle“ und „Bericht“ – innerhalb eines weiteren Ordners, der das jeweilige Berichtsjahr angibt – organisieren, um sie für die Übertragung vorzubereiten.

Tipp: Geben Sie zur besseren Übersichtlichkeit das Jahr im Namen jedes Ordners an, z. B. „20XX – Quelldateien zur Nachhaltigkeit “ oder „20XX – Berichtsdateien zur Nachhaltigkeit “. 

• Fügen Sie im Ordner „Source“ alle verknüpften Quelldateien hinzu, die für die Kennzahlenwerte des neuen Jahres beibehalten werden sollen, wie beispielsweise die Tabelle zur Datenerfassung .

  Tipp: Um die zugehörigen Quelldateien von Werten zu ermitteln, verwenden Sie eine Abfrage, deren Quelle das Programm ist . Das Programm listet auch die Quelldateien der Werte auf, wenn Sie ein neues Jahr hinzufügen.

• Fügen Sie im Ordner „Reporting“ die Factbook -Tabelle sowie alle damit verknüpften Berichtsausgaben hinzu.

Um nun alle Dateien zu ermitteln, die das Programm in den Roll-Forward einbeziehen wird:

• Bei den Dateien, die Quellverknüpfungen für die Quell- und Berichtsdateien enthalten , klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den übergeordneten Ordner und wählen Sie „Bericht über verknüpfte Dateien“ aus.
  

  Hinweis: Falls Ihre Factbook -Tabelle im Bericht „Verknüpfte Dateien“ unter den Quelldateien aufgeführt ist, löschen Sie bitte die entsprechenden Quellverknüpfungen. Verwenden Sie das Factbook ausschließlich als Quelle für die Berichterstattung über Ergebnisse , nicht zur Datenerhebung. 

• Überprüfen Sie für jede im Bericht „Verknüpfte Dateien“ aufgeführte Quelldatei den Bereich „Verbindungen“ , um festzustellen, ob ihre eingehenden Verbindungen aus einem anderen Arbeitsbereich stammen – beispielsweise aus einer Tabelle oder einer freigegebenen Abfrage – oder ob ihre Quellen Daten aus Ketten enthalten.

  Hinweis: Wenn eine Quelldatei über diese eingehenden Verbindungen verfügt, müssen Sie die Verbindung möglicherweise in der während des Rollforwards erstellten Kopie der Datei neu anlegen.

• Um festzustellen, ob eine im Bericht „Verknüpfte Dateien“ aufgeführte Quelldatei Prozesse zur Automatisierung von Arbeitsabläufen verwendet , suchen Sie unter „Dateien“ nach dem Prozess , öffnen Sie anschließend jeden Prozess und prüfen Sie, ob dessen Aktionen auf eine Quelldatei zutreffen.
  
  Wenn eine Datei einen Prozess verwendet, fügen Sie die Prozessdatei in den entsprechenden Ordner der Datei ein.

Schritt 2. Jahr zum Programm hinzufügen

Nachdem Sie die Dateien für das Rollforward eingerichtet haben, fügen Sie das neue Jahr zum Programm hinzu:

1. Wählen Sie unter „Nachhaltigkeitsprogramm“ in der Gliederung den Eintrag „Programmübersicht“ aus und wählen Sie anschließend im Menü „Verwalten“ und „Jahre“ aus.
   
2. Vergewissern Sie sich, dass das neue Jahr noch nicht im Programm enthalten ist, und klicken Sie auf „Jahr hinzufügen “.
   

Schritt 3. Wählen Sie die Wertedetails für den Rollforward

Um die Datenerfassung zu erleichtern, sollten Sie das neue Jahr mit denselben Kennzahlen wie das Vorjahr beginnen:

1. Geben Sie unter „Neues Jahr“ das Berichtsjahr ein, das hinzugefügt werden soll, im vierstelligen Format JJJJ .
   

   Hinweis: Sie können nur Jahre hinzufügen, die noch nicht im Programm vorhanden sind. Um zu einem bestehenden Jahr zu springen – beispielsweise zu einem, für das zuvor ein Platzhalter hinzugefügt wurde –, entfernen Sie diesen zunächst aus dem Programm .

2. Wählen Sie aus, aus welchem der vorhandenen Jahre Sie Metriken kopieren möchten.
3. Wählen Sie unter „In neues Jahr kopieren “ die Kennzahlen aus, die übertragen werden sollen:
   • Erfasste Werte , um das neue Jahr mit denselben Daten zu beginnen, die direkt in Metrics oder über Workiva-Aufgaben erfasst wurden
   • Begleitnotizen zur Speicherung von Notizen, die während der Datenerhebung erstellt wurden, wie z. B. Belege oder Hintergrundinformationen für Fußnoten oder den Berichtstext
   • Aufgaben , um die gleichen Zuweisungen und Anweisungen für die Datenerhebung im neuen Jahr beizubehalten. Wenn ja, wählen Sie auch, ob die Fälligkeitsdaten der Aufgaben für das neue Jahr angepasst werden sollen.

Schritt 4. Zu kopierende Dateien auswählen

Wählen Sie als nächstes die Dateien aus, die in das neue Jahr übertragen werden sollen: 

1. Wählen Sie, ob Sie die verbundenen Quelldateien der Werte kopieren möchten:
   • Um für die Datenerfassung zum Jahreswechsel ausschließlich Workiva-Aufgaben zu verwenden, löschen Sie die verbundenen Quelldateien .

   • Um die Verknüpfungen zu den Quelldateien der Werte beizubehalten, wählen Sie „Verknüpfte Quelldateien“ aus und wählen Sie anschließend die Dateien aus, die aus dem aktuellen Jahr übernommen werden sollen.

     Hinweis: Wenn Sie eine Quelldatei aktualisieren, kopiert das Programm auch die damit verknüpften Quelldateien.

     Tipp: Wenn Sie das Kontrollkästchen einer Quelldatei deaktivieren, werden die Aufgaben dieser Werte im neuen Jahr stattdessen über „Workiva Tasks“ zur Datenerfassung genutzt.

2. Um weitere Dateien in den Rollforward einzubeziehen – wie beispielsweise „Processes“, die Factbook -Tabelle oder Berichtsausgaben –, klicken Sie auf „Zusätzliche Dateien kopieren“ und wählen Sie anschließend die zu kopierenden Dateien aus; beispielsweise diejenigen aus den für den Rollforward vorbereiteten Dateien zur Nachhaltigkeitsberichterstattung20XX oder dem Ordner „20XX “.

3. Wählen Sie unter „Aus Dateien kopieren “ aus, was in die Kopien der Dateien aufgenommen werden soll.
    

   

    

   Kopieren von Dateien	Beschreibung
   Alle Kommentare	Kopiert alle Kommentarthreads – offene und gelöste – in den Dateien
   Gliederungsbeschriftungen	Kopiert die auf die Umrisse angewendeten Beschriftungen Hinweis: In den Kopien sind die Konturbeschriftungen standardmäßig deaktiviert . Wählen Sie nach dem Roll-Forward aus, ob die Konturbeschriftungen für jede Kopie aktiviert werden sollen.
   Anhänge	Kopiert die in die Dateien hochgeladenen Anhänge Hinweis: Die Markierungen in den Anhängen sind in den Kopien nicht enthalten.
   Automatisierungen	Kopiert in den Dateien verwendete Automatisierungen , beispielsweise zur Automatisierung der Datenerfassung aus integrierten Quellsystemen Hinweis: Um Fehler beim Kopieren zu vermeiden, sollten Sie alle Elemente angeben, die zur Ausführung der Automatisierungen der Dateien verwendet werden. Hinweis: In den Kopien sind Automatisierungen standardmäßig deaktiviert . Entscheiden Sie nach dem Rollforward, ob die Automatisierungen in den einzelnen Kopien aktiviert werden sollen.
   Ein- und ausgehende Verbindungen	Kopiert alle Verbindungen aus den Dateien – eingehende aus Datenquellen und ausgehende zu Zieldateien Hinweis: Wenn Sie die Tabelle „Datenerfassung“ oder „Factbook“ einbinden, wählen Sie „Eingehende und ausgehende Verbindungen“ aus. Anschließend können Sie die Parameter der Verbindungen in den beim Rollforward erstellten Kopien nach Bedarf anpassen.
   Eingabezellenwerte	Kopiert alle Daten, die in Eingabezellen innerhalb der Dateien eingegeben wurden, beispielsweise dort, wo die Bearbeiter metrische Werte erfassen. Hinweis: Wenn Sie diese Option deaktivieren, enthalten die Kopien leere Eingabezellen und keine in diesen Zellen eingegebenen Werte.

   Tipp: In automatisch erstellten Kopien bleiben alle XBRL-Tags (Extensible Business Reporting Language) erhalten.

4. Wählen Sie, ob Sie die Kopien in einem neuen oder bestehenden Ordner speichern möchten:
   • Wenn Sie einen neuen Ordner erstellen möchten, geben Sie dessen Namen ein und wählen Sie aus, wo er angelegt werden soll.
   • Wenn ein Ordner vorhanden ist , wählen Sie den Ordner aus, in dem die Kopien gespeichert werden sollen.

5. Nachdem Sie alle Details ausgewählt haben, die ins neue Jahr übertragen werden sollen, klicken Sie auf „Jahr hinzufügen “.

   Hinweis: Je nach Anzahl der Kennzahlen kann es einige Minuten dauern, bis das neue Jahr im Programm angezeigt wird; fügen Sie während dieser Zeit keine Kennzahlenwerte oder Aufgaben im Bereich „Aus dem Vorjahr kopieren“ hinzu und entfernen Sie dort auch keine . Wenn Sie Dateien hinzufügen, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, sobald Kopien davon erstellt wurden.

Schritt 5. Neues Jahr einrichten

Nachdem die Vortragsberechnung abgeschlossen ist, bereiten Sie das neue Jahr im Nachhaltigkeitsprogramm vor und – falls vorhanden – in den Tabellen zur Datenerfassung und für das Factbook .

Hinweis: Wenn Sie Gliederungsbezeichnungen oder Automatisierungen aus Dateien kopieren möchten, legen Sie bei jedem Kopiervorgang fest, ob die Gliederungsbezeichnungen angezeigt oder die Automatisierungen aktiviert werden sollen.

Jahr entfernen

Sie können ein Jahr aus einem Programm entfernen, einschließlich aller seiner metrischen Werte und aller laufenden Datenerfassungsaufgaben.

Tipp: Anstatt alle Werte eines Jahres zu löschen, können Sie stattdessen bestimmte Kennzahlenwerte löschen .

Um ein Jahr zu entfernen:

1. Wählen Sie unter „Nachhaltigkeitsprogramm“ in der Gliederung den Eintrag „Programmübersicht“ aus und wählen Sie anschließend im Menü „Verwalten“ und „Jahre“ aus.
2. Wählen Sie unter „Berichtsjahr“ die Option „Jahr entfernen“ aus.
   
3. Klicken Sie auf „Entfernen “.

Rückgängig machen einer Fortschreibung

Bei Bedarf können Sie ein neues Jahr zurückrollen, um es z.B. mit anderen Details oder Dateien erneut hinzuzufügen. 

Hinweis: Achten Sie darauf, das beim Rollforward hinzugefügte Jahr zu entfernen, nicht ein anderes Jahr, das möglicherweise erfasste Werte enthält.

Um ein Rollforward rückgängig zu machen:

1. Entfernen Sie im Programm „Nachhaltigkeit“ das neue Jahr aus der Programmübersicht .
2. Löschen Sie unter „Dateien “ alle Kopien von Dateien, die während des Rollforwards erstellt wurden.