連結檔案報告概觀
Linked Files Report(連結的檔案報告)可讓您查看檔案之間來源連結 與目的地連結 的關係。它包含您所選檔案的來源檔案和目的地檔案的詳細資訊,以及您所選檔案以外的連結檔案。
使用連結檔案報告檢視值的來源,以及哪些檔案貢獻了連結值。您可以針對資料夾、專案或個別檔案執行連結檔案報告。從連結的檔案報告,您也可以下載 連結的檔案清單。
<!--You can create a linked file report for:
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generation files in a project
資料夾範例
在下面的示例中,它顯示了一個包含文件、簡報和試算表的資料夾。
- 在資料夾內 :文件使用電子表格中的來源,簡報使用文件中的來源。
- 在資料夾外 :該文件也使用資料夾外另一個文件和試算表的值。
範例情況
如果複製此資料夾,也會複製資料夾外的文件和試算表。使用「連結檔案報告」可讓您查看啟動副本時會包含的所有貢獻檔案。
備註: 如果您在建立連結檔案報告後變更連結,您需要執行新報告以取得最新詳細資訊。它只擷取您建立報告時的連結詳細資訊。
建立連結檔案報告
在建立連結檔案報告之前,您需要檢視文件健康狀況 ,以檢查是否有任何連結問題。
若要建立連結的檔案報告:
- 1
- 在Files 或Home 中,找到資料夾、專案或檔案。
- 2
- 右鍵按一下項目,然後選擇Linked Files Report 。
- 3
- 按一下「建立連結報表」。您會在右下方看到報告的狀態。
- 4
- 報告完成後,按一下右下方的Open Report 。
您也會收到一封附有報告連結的電子郵件,以便您隨時存取。
檢閱連結的檔案報告
建立連結的檔案報告後,您需要檢閱報告以查看所有連結詳細資訊。連結的檔案報告包含兩部分,其中有多項詳細資訊。
報告動作
- 複製可讓您開始複製檔案,並可選擇包含或排除檔案。
- Export - 您可以將檔案清單匯出為 .csv 格式,以便檢閱或與他人分享。
報告部分
- Selected Files 包含您選擇用來執行報告的檔案。這些可以是資料夾內的檔案,或只是單一文件。
- 附加連結檔案 包含所選檔案以外的來源。如果沒有任何外部檔案,則排除此標籤。
表格詳細資料
- Selected Files Names包含檔案名稱和指示檔案類型的圖示。
- 來源檔案 列出所有具有來源連結的檔案,分成兩類:
- 外部來源 顯示不在您選擇執行報告的檔案中的來源,例如資料夾外的檔案。
- 已包含在選取的檔案中 顯示您選取來執行連結檔案報告的檔案,例如資料夾中的檔案。
- Sources /Occurrences顯示該檔案的來源連結總數,然後是獨特來源的細目,以及該來源連結在檔案中被使用的總次數。
例如,在下面的檔案中 :
- 1
- 487 是檔案中的連結總數
- 2
- 14 是該檔案的唯一來源數
- 3
- 16 是該檔案的連結出現總數
從連結檔案報告複製
從連結檔案報告複製可讓您輕鬆製作源檔案和目的地檔案的複本。您也可以從連結的檔案報告中精確選擇要包含在複本中的檔案。
注意:連結檔案報告的副本目前不會複製資料夾結構,也不包含資料夾中的進程或任何上傳的檔案 (例如 PDF)。如果您需要維護任何這些項目,請從檔案/資料夾複製 。
- 1
- 按一下連結的檔案報告右上方的複製 。
- 2
- 檢視選取的檔案,並使用核取方塊選擇要包含在複本中的項目。然後按一下下一步。
- 3
- 選擇您的副本設定 。
-
註: 因為您所有的原始檔案都是透過報告收集的,所以您無法調整連結設定。
- 4
- 按一下「複製」完成操作。您將收到一封電子郵件,其中包含複製的檔案的連結。
常見問題
編輯我的檔案後,我可以繼續使用相同的報表嗎?
該報告是基於其建立時間的快照。如果您對連結進行變更,您可以執行另一個連結的檔案報告。
誰可以檢視連結的檔案報告?
建立連結的檔案後,工作區中的任何人都可以使用報告 URL 檢視。如果有人沒有特定文件的權限,則會顯示為 「無法存取文件」。