Workiva 支援中心

背景

使用資料管理套件協調報告流程時，我們經常會遇到複雜的工作流程情境。例如，應用程式可能需要執行

• 單一工作流程多次使用不同的輸入
• 多個不同的工作流程
• 多個並發的工作流程，每個流程都有特定的輸入
• 需要特定參數的來源系統整合工作流程，例如日期、檔案名稱或規則名稱

為了有效地自動化和管理這些複雜的工作流程需求，Control Sheet 的概念被證明是無價的。控制表可作為集中管理工具，預先定義每個工作流程執行的輸入。利用控制表，用戶可以指定每個工作流程應在哪些參數和條件下運行，從而促進一個無縫、自動化的流程，利用適當的輸入運行所有必要的工作流程，而無需在每個步驟中進行人工干預。

透過建立和利用控制表，使用者可以

• 定義每次執行時傳給鏈的輸入值
• 定義旗標，決定鏈是否應該執行某些操作
• 執行連鎖或執行規則時，將值（例如查詢參數、規則名稱或日期篩選器）傳送至系統工作流程。
• 執行滾轉作業
• 管理 Workiva 中工件的ID's
• 記錄工作流程的執行狀態

本文將引導使用者完成建立簡單控制表的程序。此工作表將允許使用者以不同的輸入集執行相同的工作流程。

必要條件

• 配置Workiva 連接器
• 配置JSON 連接器
• 配置Handlebars 連接器

步驟 1：設定控制表

• 在 Workiva 平台內建立試算表
• 將所有權權限指派給與OAuth2 授權相關聯的使用者。
• 重新命名試算表和工作表為 
  • 控制試算表
  • 控制表

步驟 2：為控制表設定標頭（鍵

為 Chain 工作流程將處理的每個值建立標頭。在此示例中，設定以下標頭： 

• Active_Flag:決定是否要處理這一行
• 檔案名稱：要處理的檔案名稱
• Table_ID:匯入檔案的 Wdata 資料表的 ID

步驟 3：為控制表的標頭指定值

• 在本範例中，每個 Key/Value 對都定義了三個值。因此，當讀取每一行時，將輸入以下資料：

步驟 4：建立鏈以讀取控制表資料

為了從試算表擷取控制工作表資料，必須建立一個 Chain 來讀取試算表。 

• 導覽至 Chain 模組，並建立新 Chain
• 導覽到 Chain 設定，並標示您的新 ChainGet Control Sheet Data
• 新增兩個 Chain變數 ：
  • cv-SpreadsheetID
  • cv-SheetName
• 使用控制工作表中相應的SpreadsheetID 和 SheetName 值填充每個變量。

   

步驟 5：取得工作表資料

要在控制工作表中使用資料，您必須使用Get Sheet Data Command。該命令讀取電子表格中工作表的內容，並產生.csv 輸出。 

• 將 WorkivaGet Sheet Data 指令拖放到畫布的 START 區段。
• 設定指令
  • 重新命名為Get Control Sheet Data
  • 為試算表ID欄位使用鏈變數cv-SpreadsheetID
  • 使用連鎖變數cv-SheetName 作為工作表 ID/Name 欄位
  • 輸入A1: 作為區域
  • 將值樣式和修訂值保留為已計算 和-1
  • 按一下「儲存」。

步驟 6：將工作表資料轉換為 JSON

成功擷取 .csv 格式的控制工作表資料後，下一步就是將其轉換為 JSON。此轉換可確保標頭和欄位值正確地重新格式化為 JSONKey-Value 結構。此格式對於接下來的步驟至關重要。

• 將CSV 至 JSON 指令拖曳到畫布上
• 將Get Control Sheet Data 指令連結至CSV to JSON 指令
• 編輯CSV 至 JSON 指令
  • 在輸入檔案 欄位中，使用Get Control Sheet Data 下拉選項中的Data 輸出。
  • 將 Delimiter 欄位保留為 Comma (,)
  • 按一下「儲存」。

 

步驟 7：迭代 JSON 資料

既然控制表的資料是 JSON 格式，就可以使用命令群組遍歷 控制表內的每一行資料。

• 將指令群組 新增至 canvas
• 將CSV 至 JSON 指令連接至在 指令群組的一部分
• 編輯命令群組並命名為 JSON Iterator
  • 按一下基本資訊標籤右邊的迭代符號
  • 啟用迭代器
  • 將 Select Modifier Type 保留為List
  • 對於Iterations 區段，從CSV to JSON 指令的下拉式選單中選擇 <> JSON File 輸出。
• 按一下「儲存」。

 

步驟 8：預覽每次迭代的資料

現在，鏈可以遍歷控制表的每一行，因此可以使用 Handlebars 指令來預覽資訊的輸出。

注意: Handlebars 指令在本文中作為檢視數值的占位符，但也可以使用其他指令來處理數值。

• 將Render Text Template 指令拖放到畫布上
• 將命令群組的群組開始 連結至渲染文字範本 命令
• 編輯該命令並將其命名為預覽控制工作表資料
• 在模板欄位中，輸入下列內容：

檔案名稱 活動旗標表 ID

• 為了從控制工作表取得數值，必須為每個 JSON 迭代套用變數轉換。
• 在File Name 旁，從側邊欄中選擇JSON File Iteration ，位於Group Iterator 下拉選項。
  • • 按一下 JSON 檔案迭代，選擇從 JSON 取得值。
    • 在 Value 欄位中，輸入控制工作表中的標頭File_Name
      • 注意： 良好的做法是直接將控制表中的標題複製到值域中
  • 按 Enter 並接受
• 針對Active_Flag &Table_ID標頭，重複上述步驟。 
• 完成後，範本欄位應如下所示：

• 儲存指令

 

步驟 9：執行連結與預覽

現在已設定好 Chain 和 Control Sheet，重要的是確保 Handlebar 輸出的每次迭代都包含 Control Sheet 中每一行的資料。

• 按一下 發佈 ，然後按執行 該鏈
• 執行鏈
• 成功執行 Chain 後，按一下Preview Control Sheet Data 指令，並導航至Log 索引標籤
  • 在「Start Rendered Text」（開始渲染文字）下，應該可以看到第一次迭代的輸出。
  • 切換到日誌索引標籤上方選項的值 2，以查看第二次迭代的結果
  • 最後，切換到值 3，查看第三次迭代的結果
• 每次迭代應顯示如下：

值 1：

 

值 2：

 

價值 3：

利用作用中旗標

下一步是使用已建立的相同鏈，納入Conditional 邏輯，利用Active Flag 的值。

• 編輯 Chain 並刪除 JSON Iterator 與Preview Control Sheet Data 之間的連結。
• 新增Conditional 指令，並將指令群組的群組開始 連接到新指令
• 將Conditional 指令連結至Preview Control Sheet Data 指令
• 編輯條件命令
  • 命名命令Active Flag?
  • 按一下+ 規則 按鈕
  • 在值欄位中，從Group Iterator 的下拉式清單中，按一下 <> JSON File Iteration
  • 新增變數轉換，並使用控制工作表中的Active_Flag 標頭作為值
    • 按一下「接受」(Accept)。
  • 將條件從 "Is Blank「 變更為 」="
  • 在表達欄位中輸入 "true" 字元
  • 按一下「儲存」。

 

 

• 由於其中兩個迭代的 Active_Flag 設為 "FALSE"，因此Preview Control Sheet Data 指令僅執行第三個迭代。
• 如果控制表中 "Active Flag? 「条件命令的迭代值为 」FALSE"，则将跳过该命令。

其他使用案例

控制表提供了集中、管理和自動化工作流程執行中使用的值的高效方法。可應用於各種場景，包括 

• 管理來源系統、Workiva 和 Wdata 元件 ID 的中央樞紐
• 利用標誌過濾特定程序是否應該執行，並採取行動
• 指定從來源系統執行報告的 URL 端點
• 定義特定檔案的日期和命名慣例
• 為 SFTP 擷取指定檔案識別檔案目錄