Workiva Support Center

背景

在使用数据管理套件来协调报告流程时，我们经常会遇到复杂的工作流程场景。例如，应用程序可能需要执行以下操作：

• 同一个工作流程多次重复，每次使用不同的输入
• 多种不同的工作流程
• 多个并行工作流程，每个工作流程都有特定的输入
• 源系统集成工作流需要特定参数，例如日期、文件名或规则名称

为了高效地自动化和管理这些复杂的工作流程要求， 控制 表的概念被证明是非常有价值的。控制表作为集中式管理工具，允许预先定义每个工作流程执行的输入。通过利用控制表，用户可以指定每个工作流程的运行参数和条件，从而实现无缝、自动化的流程，该流程可以运行所有必要的工作流程，并输入适当的信息，而无需在每个步骤进行人工干预。

通过创建和使用控制表，用户可以：

• 定义每次执行时将传递给链的输入值。
• 定义标志，以确定链是否应执行某些操作
• 在执行链或运行规则时，将查询参数、规则名称或日期筛选器等值传递到系统工作流中。
• 执行部分前滚操作
• 管理 Workiva 中工件的 ID
• 记录工作流的执行状态

本文将指导用户完成创建简单控制表的过程。此表格允许用户使用各种输入集运行相同的工作流程。

先决条件

• 配置 Workiva连接器
• 配置 JSON 连接器
• 配置 车把连接器

步骤 1：设置控制表

• 在 Workiva 平台内创建电子表格
• 将所有权权限分配给与 OAuth2 授权关联的用户。
• 将电子表格和工作表重命名为
  • 控制电子表格
  • 控制表

步骤 2：设置控制表的标题（键）

为 Chain 工作流将处理的每个值建立标头。在这个例子中，设置了以下标头：

• Active_Flag: 用于确定是否应处理此行
• 文件名： 要处理的文件的名称
• Table_ID: 文件将要导入的 Wdata 表的 ID

步骤 3：为控制表中的标题赋值

• 在这个例子中，每个键/值对都定义了三个值。因此，每读取一行数据，就会输入以下数据：

步骤 4：创建链以检索控制表数据

为了从电子表格中检索控制表数据，必须创建一个链来读取电子表格。 

• 导航至“链”模块并创建一个新链
• 导航至“链”设置并为您的新链命名 获取控制表数据
• 添加两个链式 变量：
  • cv-电子表格ID
  • 简历表名称
• 将控制表中的相应 SpreadsheetID 和 SheetName 值填充到每个变量中。

   

步骤 5：获取工作表数据

要使用控制表中的数据，必须使用 获取工作表数据 命令。该命令读取电子表格中某个工作表的内容，并生成一个 .csv输出。 

• 将 Workiva 获取工作表数据 命令拖放到画布的“开始”区域。
• 配置命令
  • 重命名 获取控制表数据
  • 使用链变量 cv-SpreadsheetID 作为电子表格 ID 字段
  • 使用链变量 cv-SheetName 作为工作表 ID/名称字段
  • 输入 A1: 表示该区域
  • 将值样式和修订保留为 计算和 -1
  • 点击“保存”

步骤 6：将工作表数据转换为 JSON

成功检索到 .csv 格式的控制表数据后，下一步是将其转换为 JSON 格式。此转换确保标题和列值正确重新格式化为 JSON 键值 结构。这种格式对于后续步骤至关重要。

• 将 CSV 转 JSON 命令拖到画布上。
• 将 “获取控制表数据 ”命令链接到 “ CSV 转 JSON ”命令
• 编辑 CSV 转 JSON 命令
  • 在 “输入文件 ”字段中，使用 “获取控制表数据 ”下拉列表中的 “数据 ”输出。
  • 将分隔符字段保留为逗号 (,)。
  • 点击“保存”

 

步骤 7：遍历 JSON 数据

现在控制表数据已采用 JSON 格式，可以使用 命令组遍历控制表中的每一行数据 。

• 将 命令组 添加到画布
• 将 CSV 转 JSON 命令连接到命令组的 In 部分
• 编辑命令组并将其命名为 JSON 迭代器
  • 单击“基本信息”选项卡右侧的迭代符号。
  • 启用迭代器
  • 保留 选择修饰符类型 为 列表
  • 对于 “迭代次数 ”部分，请从 “ CSV 转 JSON ”命令的下拉列表中选择 “ <> JSON 文件 ”输出。
• 点击“保存”

 

步骤 8：预览每次数据迭代

现在，该链能够遍历控制表的每一行，可以使用 Handlebars 命令来预览信息的输出。

注：本文中 Handlebars 命令仅用作占位符，用于查看值，但也可以使用其他命令来处理这些值。

• 将 渲染文本模板 命令拖放到画布上。
• 将命令组的 组开始 链接到 渲染文本模板 命令
• 编辑命令并将其命名为 预览控制表数据
• 在“模板”字段中，输入以下内容：

文件名 活动标志表 ID 

• 为了从控制表中导出值，必须对每个 JSON 迭代应用变量转换。
• 在 文件名旁边，从侧边栏中选择 JSON 文件迭代 ，该侧边栏位于 组迭代器下拉菜单下方。
  • • 单击 JSON 文件迭代，选择“从 JSON 获取值”。
    • 在“值”字段中，输入控制表中的标题 File_Name
      • 注：一个好的做法是将控制表中的标题直接复制到值字段中
  • 按回车键并接受
• 对控制表中的 Active_Flag 和 Table_ID 标题重复上述步骤
• 完成后，模板字段应如下所示：

• 保存命令

 

步骤 9：运行链并预览

现在链表和控制表已经设置好了，重要的是要确保 Handlebar 输出的每次迭代都包含控制表中每一行的数据。

• 点击 发布 ，然后点击 执行 链
• 运行链条
• 链式操作成功运行后，单击 “预览控制表数据 ”命令，然后导航到 “日志 ”选项卡。
  • 在“开始渲染文本”下方，应该可以看到第一次迭代的输出。
  • 切换到“日志”选项卡上方的“值 2”选项，即可查看第二次迭代的结果。
  • 最后，切换到值 3，查看第三次迭代的结果。
• 每次迭代应如下所示：

值 1：

 

值 2：

 

值 3：

利用激活标志

下一步是使用已构建的同一链，加入利用 活动标志 的值的 条件 逻辑。

• 编辑链表，删除 JSON 迭代器 和 预览控制表数据之间的链接。
• 添加一个 条件 命令，并将 命令组的组 起始点连接到新命令。
• 将 条件 命令链接到 预览控制表数据 命令
• 编辑条件命令
  • 命令名称 活动标志？
  • 点击 + 规则 按钮
  • 在值字段中，从 组迭代器的下拉列表中单击 <> JSON 文件迭代
  • 添加一个变量转换，并使用控制表中的 Active_Flag 标题作为值
    • 点击“接受”
  • 将条件从“为空”更改为“=”。
  • 在表达式字段中输入单词“true”。
  • 点击保存

 

 

• 由于其中两次迭代的 Active_Flag 设置为“FALSE”，因此 预览控制表数据 命令仅在第三次迭代中执行。
• 如果控制表中“活动标志？”条件命令之后的命令的迭代值为“FALSE”，则该命令将被跳过。

其他应用案例

控制表提供了一种高效的方式来集中、管理和自动化工作流程执行中使用的值。它可以应用于多种场景，包括：

• 用于管理源系统、Workiva 和 Wdata 元素 ID 的中央枢纽
• 利用标志位来筛选并决定是否执行特定流程。
• 指定用于从源系统执行报表的 URL 端点
• 为特定文件定义日期和命名规则
• 确定 SFTP 请求要检索指定文件的文件目录