Spåra ändringar gör att du kan se en lista över enskilda ändringar som gjorts i en kalkylark. Som ägare till ett dokument kan du aktivera Spåra ändringar för hela kalkylarket. Ägare till avsnitt kan aktivera Spåra ändringar för specifika avsnitt (ark).
Obs: Radering av rader eller kolumner och sorterade data spåras inte.
Aktivera ändringar i kalkylark eller avsnitt
<!-- > <-->
För att aktivera Spåra ändringar:
- Öppna verktygsfältet Review.
- Toggle Spåra ändringar på.
- Markera de specifika avsnitt (ark) som du vill aktivera spårändringar på. Om du vill aktivera spårändringar för hela kalkylarket väljer du Hela filen.
Obs: Dokumentägare kan hantera spårändringar för hela kalkylarket, och ägare till avsnitt kan bara hantera avsnitt där de har ägarbehörighet. Ägare till avsnitt kan inte ändra inställningarna för spårning av ändringar för sina avsnitt om dokumentägaren aktiverar spårning av ändringar för hela filen.
- Klicka på Apply för att aktivera spårändringar för hela filen eller de avsnitt som valdes.
Om du vill veta om Spåra ändringar är aktiverat eller inaktiverat för det avsnitt du befinner dig i kan du visa växlingsknappen Spåra ändringar under fliken Granska i kalkylarket. Du kan också klicka på växeln Spåra ändringar för att se en global vy över aktiveringsstatusen för alla avsnitt i fönstret Hantera spårändringar.
Visa spårade ändringar
När du har aktiverat spårning av ändringar ser du att ändringarna markeras i enlighet med detta.
- Avlägsnanden är markerade med en röd nål.
- Ändringar (ställen där text har både lagts till och tagits bort) markeras med en lila nål.
- Tillägg är i blått med understrykning och en blå nål.
Om du vill se borttagen text i kalkylarket kan du ändra Visningsläge. I verktygsfältet Review väljer du en ikon för att ändra din vy.
Det finns tre olika typer av visningslägen:
- Döljer ändringar: Döljer uppmärkning av alla ändringar. Detta gör att du kan se filen som den senaste revisionen i en ren vy.
- Förenklade ändringar: Döljer borttaget innehåll men visar en nål på den allmänna platsen. På så sätt kan du se den slutliga bilden av dokumentet samtidigt som du kan se vilka områden som behöver ändras. Du kan klicka på stiften för att se de detaljerade ändringskorten i panelen Track Changes.
- Alla ändringar: Detta är standardvyn för spårändringar. Du kommer att se borttaget och tillagt innehåll.
Obs: Vyn All changes kan påverka den slutliga layouten av innehållet eftersom den gör plats för borttaget innehåll som inte finns med i den slutliga revideringen.
Du kan hoppa mellan ändringar genom att klicka på knapparna Föregående eller Nästa i verktygsfältet Granska, eller genom att öppna panelen Spåra ändringar. Om du klickar på en ändring i panelen markeras ändringen i kalkylarket.
Obs: Ändringar av översikt, länkar, textformatering och raderade rader/kolumner spåras inte.
En blå vertikal linje till vänster om ett ark i dokumentets översikt visar att avsnittet innehåller spårade ändringar.
Hantera behörigheter för godkännande
Ägare till dokument kan välja vilka medarbetare som ska kunna godkänna spårade ändringar. Som standard är det bara ägare som kan godkänna ändringar. Redaktörer kan endast godkänna ändringar om ägaren justerar behörighetsinställningen.
För att ge redaktörer behörighet att godkänna:
- I verktygsfältet Review klickar du på Approval och väljer Behörigheter.
- I avsnittet Behörigheter väljer du Redaktörer och ägare från rullgardinsmenyn Kan godkänna spårändringar.
- Klicka på Spara ändringar.
Både ägare och redaktörer kan nu godkänna spårade ändringar.
Godkänna eller förkasta enskilda ändringar
En medarbetares möjlighet att avvisa eller godkänna spårade ändringar beror på dennes roll och inställningar för dokumentets behörighet:
- Ägare kan godkänna och avvisa alla spårade ändringar
- Redaktörer kan avvisa alla spårade ändringar
- Redaktörer kan bara godkänna spårade ändringar om de har behörighet för godkännande
Att godkänna eller avslå en enskild ändring:
- Öppna panelen Track Changes .
- Välj en ändring.
- Klicka på knapparna Approve eller Reject .
Du kan också godkänna eller avvisa ändringar genom att högerklicka på en ändring i dokumentet och välja Approve eller Reject i menyn. När de har godkänts eller avvisats försvinner ändringsindikatorerna.
Obs: Om du har spårat ändringar som inte har godkänts eller avvisats i en arkivering och kopierar den, kommer den kopierade arkiveringen att ha dessa spårade ändringar som godkända utan någon tidigare historik.
Godkänna eller förkasta alla ändringar
Du kan godkänna eller förkasta ändringar på avsnitt eller dokumentnivå via ikonen Approval i verktygsfältet. När du godkänner eller avvisar alla spårade ändringar på en gång kan du inte ångra åtgärden.
Export av dokument med spårändringar till .xlsx eller .csv visas som om alla spårändringar är godkända. Detta innebär inte att alla ändringar i ditt dokument godkänns.