Panelen Connections gör det möjligt att dela data mellan olika arbetsytor och inom hela organisationen. När du delar ett dataset kan du begränsa aktien till en viss användare eller utöka den till en hel användargrupp. Datamottagarna kan sedan godkänna uppdateringar i sin arbetsyta när de är beredda att göra det - vilket i princip skapar en "gated" upplevelse där varje datamottagare får uppdateringar på sin egen tidslinje.
Detta gör att team kan ha separata - men ändå anslutna - arbetsytor som aktie i gemensamma data. Varje ägare bestämmer vem som ska ha åtkomst till ett dataset, medan varje mottagare bestämmer när och var datan ska användas.
Obs: Den här funktionen fungerar tillsammans med ark-till-ark och ark-till-bord anslutningar.
Krav
Roller
- Rollen Ägare av arbetsyta eller Data Sharing Manager krävs för att skapa, ta bort eller ändra en aktie.
Behörigheter
- Du måste vara en ägare av filen för att skapa nya aktier eller anslutningar, eller publicera uppdateringar från en viss kalkylark.
- Du måste vara ägare eller redaktör för för att få uppdateringar och uppdatera data som har delats med dig.
Inställningar
- Om du tillhör flera arbetsytor kan du dela dataset med användargrupper i alla dessa arbetsytor.
- Om du inte tillhör en arbetsyta kan du fortfarande dela datauppsättningar, men en org-administratör eller arbetsytadministratör i målarbetsytan måste först aktivera inställningen dela arbetsyta.
Skapa en ny aktie
En "aktie" är en typ av anslutning mellan användare och arbetsytor. För att skapa en delning initierar du en utgående anslutning från din källarbetsyta; du kan sedan lägga till enskilda användare eller hela användargrupper till delningen och publicera uppdateringar en masse till alla anslutna destinationer.
Obs: Du måste ha rollen Ägare av arbetsyta eller Datadelningsansvarig för att skapa eller hantera en aktie, och du måste ha Ägarbehörighet till den fil du arbetar med.
- Öppna panelen Connections på höger sida av skärmen.
- Välj fliken Outgoing högst upp.
- Klicka på Lägg till anslutning på fliken Utgående.
-
Välj det första alternativet: Aktivera en annan användare eller användargrupp.
Obs: Du kan också ansluta till ett ark eller tabell från den här skärmen.
- Klicka på Nästa: Lägg till detaljer knappen för att gå vidare.
- Ge din aktie ett namn och en kort beskrivning. Detta kommer att skickas till uppgiftsmottagaren och informera om var uppgifterna ska användas.
- Klicka på Nästa: Lägg till användare eller användargrupper knappen för att gå vidare.
-
Använd fältet Organization users för att hitta enskilda användare från hela organisationen, eller Workspace user groups för att lägga till en hel group.
Obs: För att grupper ska visas i den här listan måste inställningen dela arbetsyta vara aktiverad av en org-administratör för den aktuella arbetsytan.
- Klicka på Aktivera för att avsluta.
Lägga till eller ta bort åtkomst till en befintlig aktie
När en aktie har skapats kan du lägga till eller ta bort användare i den utan att ändra den underliggande anslutningen.
- Öppna panelen Connections på höger sida av skärmen.
- Välj fliken Outgoing högst upp.
- Leta reda på din delade anslutning och klicka på Hantera delning.
-
Klicka på fältet Organisationsanvändare för att lägga till enskilda användare i den här aktien, eller på fältet Användargrupper för arbetsytan för att lägga till en hel grupp .
Obs: Data som delas med en enskild användare kan användas i alla arbetsytor som de är medlemmar i. Data som delas med en användargrupp kan dock bara användas i den arbetsytan.
-
Om du vill ta bort användare från aktien klickar du på Ta bort åtkomst bredvid deras namn längst ned i fönstret.
Obs: Använd flikarna för att växla mellan enskilda användare och användargrupper.
- Klicka på Done för att avsluta.
Observera att om du tar bort åtkomsten till en aktie påverkas inte någon befintlig användning av dessa data, och alla anslutningar som för närvarande delas kommer att fortsätta att få uppdateringar. Om åtkomsten tas bort förhindras helt enkelt framtida infogningar av dessa data.
Om du vill bryta den här kopplingen permanent bör du ta bort den delade anslutningen helt och hållet.
Ta bort en aktie-anslutning
Om en aktie inte längre behövs och du vill ta bort den permanent kan du ta bort den direkt från panelen Anslutningar. Detta kommer att bryta anslutningen för alla användare och förhindra framtida uppdateringar.
- Öppna panelen Connections.
- Gå till Utgående anslutningar.
- Leta reda på din anslutning, öppna rullgardinsmenyn och välj Ta bort anslutning.
När en aktie har tagits bort kommer alla befintliga användningar av dessa data att finnas kvar i arbetsytan på målet - men den kommer inte längre att få uppdateringar från källarbetsytan. Du måste skapa en ny aktie om du vill återansluta den senare.
Aktivera och publicera uppdateringar
När du har uppdaterat ett dataset i en aktie i arbetsytan för källan måste du publicera ändringarna. Detta skickar uppdaterade data till varje arbetsyta på målet, som mottagarna kan "godkänna" i sina ark genom att uppdatera anslutningen.
Obs: Ägarens behörighet krävs för att publicera uppdateringar, men både redaktörer och ägare kan ta emot uppdateringar.
Om du vill publicera uppdaterade data klickar du på knappen Share updates på en av tre platser:
Oavsett var den här åtgärden initieras kommer du att bli ombedd att ge en kort beskrivning av ändringarna innan du delar uppdateringarna. Detta korta "meddelande" kommer att visas för datamottagarna när de uppdaterar sina ark senare.
Ansluta till aktier (som mottagare av data)
Som mottagare av data kan du hitta och infoga dataset som delas med andra genom att skapa en inkommande anslutning. Delade dataset är knutna till källans mål och kan efter den första aktien infogas på flera ställen i arbetsytan. Varje användning av dessa aktier kan sedan uppdateras (eller "uppdateras") oberoende av varandra enligt ditt eget schema.
Obs: Även om du kan komma åt delade data kan du inte direkt öppna källdokumentet som de delades från.
- Öppna panelen Connections på höger sida av skärmen.
- Välj fliken "Incoming" högst upp och klicka på Add Connection > Shared dataset.
-
Klicka på Insert för att lägga till det aktierade datasetet i ditt aktuella ark.
Obs: Innan du infogar en dataset kan du klicka på den för att se ytterligare information, inklusive beskrivning, källarbetsyta och ursprunglig dataleverantör.
När du har lagt till ett dataset för första gången kan du behöva vänta en liten stund innan arket uppdateras med de nya uppgifterna.
Uppdatera aktie-data
När aktier har lagts till i ett ark kan du uppdatera dem genom att klicka på knappen Refresh incoming. Detta kan inledas på tre ställen.
På höger sida kan du uppdatera från fliken "inkommande" i panelen Connections. Du kan också uppdatera alla anslutningar till arken på en gång härifrån.
Anmärkning: Du kan klicka på Visa meddelande här för att se en kort beskrivning av ändringen som tillhandahålls av den delande användaren.
VANLIGA FRÅGOR
Hur skiljer sig borttagandet av en aktie från borttagandet av åtkomst till en aktie?
En "aktie" är helt enkelt en typ av anslutning mellan två eller flera arbetsytor. Du kan rationalisera åtkomsten till en aktie genom att lägga till eller ta bort användare, men den underliggande anslutningen påverkas inte - såvida du inte tar bort den helt och hållet.
Att ta bort en aktie på detta sätt kan inte göras ogjort och bör övervägas noga.
Ta bort en aktie: Den här åtgärden tar permanent bort den delade anslutningen för alla användare. Alla befintliga infogningar av aktier kommer att förbli "föräldralösa" i arbetsytan på målet och inga framtida uppdateringar kommer att tas emot. Hoppa till avsnitt.
Ta bort åtkomst till en aktie: Denna åtgärd påverkar inte själva anslutningen Alla befintliga infogningar av aktier kommer att finnas kvar i arbetsytan på målet, och den kommer att fortsätta att få framtida uppdateringar. Hoppa till avsnitt.
Var kan en mottagare av uppgifter använda uppgifter som delas med andra?
Detta beror på hur uppgifterna ursprungligen aktiefördes.
- Om datasetet aktieades med en enskild användare: Datasetet kommer att vara tillgängligt för den användaren på alla arbetsytor i hela organisationen. Det gör att mottagaren av uppgifterna kan använda uppgifterna var som helst där de har behörighet att göra det.
- Om datasetet aktieades med en användargrupp: Detta dataset kommer endast att vara tillgängligt inom arbetsytan på målet. Om medlemmar i användargruppen vill använda uppgifterna i en annan arbetsyta måste de aktieas direkt med dem.
Observera att även om mottagare av data har tillgång till delade data kan de inte direkt komma åt källfilen från vilken de delades.