Om du vill veta mer om hur man bygger upp en process i allmänhet, se Bygga upp en process.
Obs: Content requests är för närvarande tillgängliga med ESG-lösningen och den avancerade SEC-lösningen. Kontakta din Customer Success Manager för att få veta mer.
För innehållsförfrågningar får tilldelade personer behörighet som redigerare till den valda filplatsen när åtgärden startar. När tilldelningen har skickat in innehållsbegäran får godkännaren (om en sådan har tilldelats) ett meddelande om att granska sitt arbete och får behörighet som visare till filen. När innehållsbegäran är helt klar behåller både mottagaren och godkännaren åtkomst till Visare.
Lägg till en innehållsbegäran till en process
När du har skapat en process kan du lägga till en innehållsbegäran via knappen Add action i verktygsfältet.
Fyll sedan i fälten i Action details högra panelen. Varje begäran om innehåll måste innehålla följande information:
- Titel: Namnet på din åtgärd
- Tilldelad till: Den medarbetare som behöver slutföra innehållsbegäran
- Fil: Filen där innehållet behövs
- Avsnitt: Det specifika avsnitt i arkiveringen där innehållet behövs
Du kan också lägga till:
- Förfallodatum (valfritt): Detta är när den tilldelade måste slutföra innehållsbegäran senast. Om arbetsdagar har konfigureratskan du också ställa in förfallodatumet genom att ange arbetsdagens nummer (t.ex.: du kan ställa in förfallodatumet till den femte arbetsdagen i företagets schema).
- Påminnelser för tilldelade: Du kan använda systemets standardinställning, välja att inte skicka påminnelser alls eller anpassa påminnelserna efter dina personliga behov. Se Skicka påminnelser i Processer för mer information.
- Godkännande av (valfritt): Den godkännare som kommer att godkänna mottagarens innehåll eller returnera det för ytterligare omarbetning
- Godkännandedatum(valfritt): Det här är när godkännaren måste godkänna innehållsförfrågan senast. Om arbetsdagar har konfigureratskan du också ställa in förfallodatumet för godkännande genom att ange arbetsdagens nummer (t.ex.: du kan ställa in förfallodatumet för godkännande till den femte arbetsdagen i företagets schema).
- Påminnelser för godkännare: Om du lägger till en godkännare kan du anpassa påminnelserna för godkännare. Du kan använda systemets standardinställningar, välja att inte skicka påminnelser alls eller anpassa påminnelserna efter dina personliga behov. Se Skicka påminnelser i Processer för mer information.
- Instruktioner (valfritt): Eventuell ytterligare information som behövs för att slutföra innehållsbegäran
- Taggar (valfritt): Identifierande information om åtgärden med hjälp av en kategori och ett värde (t.ex.: Prioritet: Låg)
Granska din process innan du påbörjar processen
För att säkerställa att din process löper smidigt rekommenderar vi att du gör följande innan du påbörjar processen:
- Granska dina processinställningar. När du väl har startat processen kommer du inte att kunna ändra följande inställningar: Startorder, din Arbetsdagar konfiguration (du kan bara ändra Sista arbetsdag), och certifieringsinställningen Automatiskt godkännande.
- Kontrollera processens tillstånd genom att klicka på Kontrollera problem i den vänstra panelen. Detta kommer att ge upphov till problem, till exempel uppgifter som saknar obligatorisk information eller uppgifter med förfallodatum som redan har passerat, för att hjälpa dig att lösa dem snabbare.
- Verifiera att alla certifieringsåtgärder och deras detaljer är korrekta genom att exportera alla processåtgärder som en CSV-fil.
Starta en process med innehållsförfrågningar
När du har byggt din process klickar du på Starta process i verktygsfältet. När en begäran om innehåll startar kommer tilldelning att få ett e-postmeddelande som länkar direkt till det tilldelade avsnittet.
Obs: Endast en ägare av processen kan köra processen (denna ägare blir processledare). Dessutom måste processägaren ha ägarbehörighet till de tilldelade arkiveringarna i innehållsförfrågningarna för att kunna köra processen.
För filer i innehållsförfrågningar behöver du inte manuellt uppdatera filbehörigheterna
Om processens startordning är inställd på Allt på en gångfår de tilldelade behörigheten redigeringsbehörighet till filen så snart du kör processen. Om startordningen är inställd på En i taget eller Manuellfår tilldelade endast redigeringsbehörighet när deras specifika innehållsförfrågan startar.
När den tilldelade har slutfört sin innehållsbegäran ställs behörigheten in på Visare. Om tillämpligt får godkännare också behörighet som visare för att granska mottagarens arbete. Om godkännaren skickar tillbaka innehållsbegäran till mottagaren för omarbetning får mottagaren åtkomst till Editor igen.