O Track Changes permite que você veja uma lista de alterações individuais feitas em uma planilha. Como Document Owner, você pode ativar o Track Changes para toda a planilha. Os proprietários de seção podem ativar o Track Changes para seções (planilhas) específicas.
Nota: A exclusão de linhas ou colunas e os dados classificados não são rastreados.
Ative as alterações de rastreamento da planilha ou da seção
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Para ativar as alterações de trilha:
- Abra a barra de ferramentas Review.
- Ative a opção Track Changes.
- Verifique as seções (planilhas) específicas nas quais você deseja ativar as alterações de rastreamento. Para ativar as alterações de rastreamento para toda a planilha, selecione Entire File.
Observação: Os proprietários de documentos podem gerenciar as alterações de rastreamento de toda a planilha, e os proprietários de seções só podem gerenciar as seções nas quais têm permissões de proprietário. Os proprietários de seção não podem modificar as configurações de alterações de rastreamento de suas seções se o proprietário do documento ativar as alterações de rastreamento para todo o arquivo.
- Clique em Apply para ativar as alterações de rastreamento para todo o arquivo ou para as seções que foram selecionadas.
Para saber se o recurso Rastrear alterações está ativado ou desativado para a seção atual em que você está, é possível visualizar a alternância Rastrear alterações na guia Review da planilha. Você também pode clicar no botão Rastrear alterações para ter uma visão global do status de habilitação de todas as seções na janela Manage Track Changes.
Exibir alterações rastreadas
Depois de ativar o rastreamento de alterações, você verá as alterações marcadas de acordo.
- As remoções são marcadas com um alfinete vermelho.
- As alterações (locais onde o texto foi adicionado e removido) são marcadas com um alfinete roxo.
- Os acréscimos estão em azul, com um sublinhado e um pino azul.
Para ver o texto removido na planilha, você pode alterar o modo de visualização . Na barra de ferramentas Review, selecione um ícone para alterar a visualização.
Há três tipos de modos de exibição:
- Ocultar alterações: Oculta todas as marcações de alterações. Isso permite que você veja o arquivo como a revisão mais recente em uma visualização limpa.
- Alterações simplificadas: Oculta o conteúdo excluído, mas mostra um pino no local geral. Isso permite que você veja a visualização final do documento, indicando também as áreas de alterações. Você pode clicar nos pinos para ver os cartões de alteração detalhados no painel Track Changes.
- Todas as alterações: Esta é a visualização padrão para as alterações de rastreamento. Você verá o conteúdo excluído e adicionado.
Observação: A visualização All changes pode afetar o layout final do conteúdo, pois abre espaço para o conteúdo excluído que não está presente na revisão final.
Você pode alternar entre as alterações clicando nos botões Previous ou Next na barra de ferramentas Review ou abrindo o painel Track Changes. Ao clicar em uma alteração no painel, você realça a alteração na planilha.
Observação: As alterações no esboço, nos links, na formatação do texto e nas linhas/colunas excluídas não são rastreadas.
Uma linha vertical azul à esquerda de uma planilha no esboço do documento indica que a seção contém alterações rastreadas.
Gerenciar permissões de aprovação
Os proprietários de documentos podem escolher quais colaboradores podem aprovar alterações rastreadas. Por padrão, somente os proprietários podem aprovar as alterações. Os editores só podem aprovar alterações se o proprietário ajustar a configuração de permissões.
Para conceder permissões de aprovação aos editores,
- Na barra de ferramentas Review, clique em Approval e selecione Permissions.
- Na seção Permissions , selecione Editors and Owners no menu suspenso Can Approve Track Changes.
- Clique em Save Changes.
Agora, tanto os proprietários quanto os editores podem aprovar alterações rastreadas.
Aprovar ou rejeitar alterações individuais
A capacidade de um colaborador de rejeitar ou aprovar alterações rastreadas depende de sua função e das configurações de permissão do documento:
- Os proprietários podem aprovar e rejeitar todas as alterações rastreadas
- Os editores podem rejeitar qualquer alteração rastreada
- Os editores só podem aprovar alterações rastreadas se tiverem permissões de aprovação
Para aprovar ou rejeitar uma alteração individual:
- Abra o painel Track Changes .
- Selecione uma alteração.
- Clique nos botões Approve ou Reject .
Você também pode aprovar ou rejeitar alterações clicando com o botão direito do mouse em uma alteração no documento e selecionando Approve ou Reject no menu. Depois de aprovadas ou rejeitadas, os indicadores de alteração desaparecerão.
Observação: Se você tiver rastreado alterações que não tenham sido aprovadas ou rejeitadas em um arquivo e copiá-lo, o arquivo copiado terá essas alterações rastreadas como aprovadas sem histórico anterior.
Aprovar ou rejeitar todas as alterações
Você pode aprovar ou rejeitar alterações no nível da seção ou do documento por meio do ícone Aprovação na barra de ferramentas. Quando você aprova ou rejeita todas as alterações rastreadas de uma só vez, não é possível desfazer essa ação.
A exportação de documentos com alterações de trilha para .xlsx ou .csv é exibida como se todas as alterações de trilha tivessem sido aprovadas. Isso não aprova todas as alterações em seu documento.