Observação: A exclusão de linhas ou colunas e os dados classificados não são rastreados.
Ativar alterações de rastreamento de documento ou seção
Para ativar o rastreamento de alterações:
- 1
- Abra a barra de ferramentas Review.
- 2
- Ative a opção Track Changes.
- 3
- Verifique as seções específicas nas quais você deseja ativar o Track Changes. Para ativar as Alterações de controle para o documento inteiro, selecione Arquivo inteiro.
Observação: Se o proprietário do documento ativar o recurso Rastrear alterações para todo o arquivo, os proprietários da seçãonão poderão modificar as configurações de Rastrear alterações de suas seções. As alterações nos cabeçalhos e rodapés só são rastreadas quando a opção Rastrear alterações está ativada para o arquivo inteiro.
- 4
- Clique em Apply para ativar o Track Changes para todo o arquivo ou para as seções que foram selecionadas.
Exibir alterações rastreadas
- A
- Adições estão em azul com um sublinhado e um alfinete azul.
- B.
- As remoções estão marcadas com um alfinete vermelho.
- C
- As alterações (locais onde o texto foi adicionado e removido) são marcadas com um alfinete roxo.
Para ver o texto removido no documento, você pode alterar o modo de visualização . Na barra de ferramentas Review, selecione um ícone para alterar a visualização.
- Ocultar alterações: Oculta todas as marcações de alterações. Isso permite que você veja o arquivo como a revisão mais recente em uma visualização limpa.
- Alterações simplificadas: Oculta o conteúdo excluído, mas mostra um pino no local geral. Isso permite que você veja a visualização final do documento, indicando também as áreas de alterações. Você pode clicar nos pinos para ver os cartões de alteração detalhados no painel Track Changes.
- Todas as alterações: Esta é a visualização padrão para as alterações de rastreamento. Você verá o conteúdo excluído e adicionado.
Observação: A visualização Todas as alterações pode afetar o layout final do conteúdo, pois abre espaço para o conteúdo excluído que não está presente na revisão final.
Você também pode alternar entre as alterações clicando nos botões Previous ou Next na barra de ferramentas Review ou abrindo o painel Track Changes na barra de ferramentas à direita. Se você clicar em uma alteração no painel, ela será destacada no documento.
Observação: Esse painel mostra as alterações da seção selecionada, não da seção atualmente em exibição.
Uma linha vertical azul à esquerda de uma seção no esboço do documento indica que essa seção contém alterações rastreadas.
Gerenciar permissões de aprovação
Os proprietários de documentos podem escolher quais colaboradores podem aprovar alterações rastreadas. Por padrão, somente os proprietários podem aprovar as alterações. Os editores só podem aprovar alterações se o proprietário ajustar a configuração de permissões.
Para conceder permissões de aprovação aos editores,
- 1
- Na barra de ferramentas Review, clique em Approval e selecione Additional permissions.
- 2
- Na seção Permissions , selecione Editors and Owners no menu suspenso Can Approve Track Changes.
- 3
-
Clique em Save Changes.
Agora, tanto os proprietários quanto os editores podem aprovar alterações rastreadas.
Aprovar ou rejeitar alterações individuais
A capacidade de um colaborador de rejeitar ou aprovar alterações rastreadas depende de sua função e das configurações de permissão do documento:
- Os proprietários podem aprovar e rejeitar todas as alterações rastreadas.
- Os editores podem rejeitar todas as alterações rastreadas.
- Os editores só podem aprovar alterações rastreadas se tiverem permissões de aprovação.
Para aprovar ou rejeitar uma alteração individual:
- 1
- Abra o painel Track Changes .
- 2
- Selecione uma alteração.
- 3
- Clique nos botões Approve ou Reject .
Você também pode aprovar ou rejeitar alterações clicando com o botão direito do mouse na alteração no documento e escolhendo Approve ou Reject no menu suspenso. Depois de aprovadas ou rejeitadas, os indicadores de alteração desaparecerão.
Observação: Se você tiver rastreado alterações que não tenham sido aprovadas ou rejeitadas em um arquivo e copiá-lo, o arquivo copiado terá essas alterações rastreadas como aprovadas, sem histórico anterior.
Aprovar ou rejeitar todas as alterações
Você pode aprovar ou rejeitar alterações no nível da seção ou do documento por meio do ícone Approval na barra de ferramentas. Depois de aprovar ou rejeitar todas as alterações rastreadas, você não poderá desfazer essa ação.
Os documentos exportados com alterações de rastreamento para PDF ou EDGAR são exibidos como se todas as alterações de rastreamento tivessem sido aprovadas, mas isso não aprova todas as alterações em seu documento.