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Visão geral do relatório de arquivos vinculados

O Relatório de arquivos vinculados permite que você veja a relação dos links de origem e dos links de destino entre os arquivos. Ele contém detalhes dos arquivos de origem e de destino para os arquivos que você selecionou, juntamente com arquivos vinculados fora da sua seleção.

Use o relatório de arquivos vinculados para analisar onde os valores são obtidos e quais arquivos estão contribuindo com valores de vínculo. Você pode executar um relatório de arquivos vinculados em uma pasta, projeto ou arquivo individual. No relatório de arquivos vinculados, você também pode transição ou download uma lista de arquivos vinculados. 

You can create a linked file report for:

Classic Documents
Classic Workbooks
Classic Presentations
Folders
Projects
Next generation files in a project

Exemplo de pasta

No exemplo abaixo, ele mostra uma pasta que contém um documento, uma apresentação e uma planilha.

• Na pasta: O documento usa uma fonte da planilha e a apresentação usa uma fonte do documento.
• Fora da pasta: O documento também usa valores de outro documento e de uma planilha fora da pasta.

Cenário de exemplo

Se você copiasse ou fizesse a transição dessa pasta, ela também copiaria ou faria a transição do documento fora da pasta. Além disso, você também faria uma cópia da planilha fora da pasta. O uso do Linked Files Report permite que você veja todos os arquivos contribuintes que seriam incluídos quando você acessasse copy ou transition.

Criar um relatório de arquivos vinculados

Antes de criar um relatório de arquivos vinculados, você deverá visualizar a integridade do documento para verificar se há algum problema de vínculo.

Para criar um relatório de arquivos vinculados:

1

Em Files ou Home, localize a pasta, o projeto ou o arquivo.

2

Clique com o botão direito do mouse no item e selecione Linked Files Report . 

3

Clique em “Criar relatório de vinculação”. Você verá o status do relatório no canto inferior direito.

4

Depois que o relatório for concluído, clique em Open Report no canto inferior direito.

Você também receberá um e-mail com um link para o relatório, para que possa acessá-lo a qualquer momento.

Revisar o relatório de arquivos vinculados

Depois de criar o relatório de arquivos vinculados, você poderá revisá-lo para ver todos os detalhes da vinculação. O relatório de arquivos vinculados contém duas seções com vários detalhes.

Ações de relatório

• Copiar permite que você inicie uma cópia de arquivos e pode optar por incluir ou excluir arquivos. 
• Transição inicia o processo de transição e permite que você escolha quais arquivos deseja incluir ou excluir na transição.
• Exportar - Você pode exportar uma lista de arquivos como .csv para revisar ou compartilhar com outras pessoas. 

Seções do relatório

• Selected Files (Arquivos selecionados) contém os arquivos que você selecionou para executar o relatório. Eles podem ser arquivos em uma pasta ou apenas um único documento.
• Additional Linked Files contém fontes que estão fora dos arquivos selecionados. Essa guia será excluída se não houver nenhum arquivo externo.

Detalhes da tabela

• Nomes de arquivos selecionados contém o nome e o ícone dos arquivos para indicar o tipo de arquivo.
• Arquivos de origem lista todos os arquivos que têm links de origem, divididos em duas categorias:
  • Fontes externas mostra fontes que não estão nos arquivos que você selecionou para executar o relatório, como arquivos fora de uma pasta. 
  • Já incluídos em arquivos selecionados mostra os arquivos que você selecionou para executar o relatório de arquivos vinculados, como os arquivos em uma pasta.
• Sources / Occurrences mostra o número total de links de origem para esse arquivo e, em seguida, um detalhamento de fontes exclusivas e o número total de vezes que esse link de origem é usado em um arquivo.

Por exemplo, no arquivo abaixo :

1

487 é o número total de links no arquivo

2

14 é o número de fontes exclusivas desse arquivo

3

16 é o número total de ocorrências de links para esse arquivo

Copiar do relatório de arquivos vinculados

A cópia do relatório de arquivos vinculados permite que você faça facilmente cópias dos arquivos de origem e de destino. Você também poderá selecionar exatamente quais arquivos do seu relatório de arquivos vinculados deseja incluir na sua cópia.

Observação: As cópias do relatório de arquivos vinculados atualmente não replicam a estrutura da pasta nem incluem processos ou arquivos carregados (como PDFs) na pasta. Se você precisar atualizar qualquer um desses itens, Copy from files/folders em vez disso.

1

Clique em Copy no canto superior direito do seu relatório de arquivos vinculados.

2

Examine os arquivos da sua seleção e use as caixas de seleção para escolher os itens que você deseja incluir na cópia. Em seguida, clique em Next.

3

Escolha as configurações de cópia do site .

Observação: Como todos os seus arquivos de origem foram reunidos por meio do relatório, você não poderá ajustar as configurações do link.

4

Clique em Copiar para concluir. Você receberá um e-mail com um link para os arquivos copiados.

Perguntas comuns

Depois de editar meus arquivos, posso continuar usando o mesmo relatório?

Não. O relatório é um instantâneo com base na hora em que foi criado. Se você fizer alterações nos links, poderá executar outro relatório de arquivos vinculados.

Quem pode visualizar um relatório de arquivos vinculados?

Depois que você criar um arquivo vinculado, qualquer pessoa no espaço de trabalho poderá visualizá-lo usando o URL do relatório. Se alguém não tiver permissão para acessar um determinado documento, ele aparecerá como "Não foi possível acessar o documento".

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• Exibir ou fazer download dos detalhes do arquivo vinculado
• Copiar um arquivo ou pasta