O painel Conexões permite que os dados sejam compartilhados entre os espaços de trabalho e em toda a organização. Ao compartilhar um conjunto de dados, você pode limitar o compartilhamento a um usuário específico ou estendê-lo a um grupo inteiro de usuários. Os destinatários dos dados podem, então, aceitar atualizações em seus espaços de trabalho quando estiverem preparados para isso - essencialmente criando uma experiência "fechada" em que cada destinatário de dados recebe atualizações em sua própria linha do tempo.
Isso permite que as equipes tenham espaços de trabalho separados, mas conectados, que compartilham dados comuns. Cada "proprietário" de dados decide quem tem acesso a um conjunto de dados, enquanto cada destinatário de dados decide quando e onde esses dados serão usados.
Observação: Este recurso funciona com as conexões de planilha para planilha e de planilha para tabela.
Requisitos
Funções
- Você deve ter a função Workspace Owner ou Data Sharing Manager para criar, excluir ou modificar um compartilhamento.
Permissões
- Você deve ser um proprietário de arquivo para criar novos compartilhamentos ou conexões, ou publicar atualizações de uma determinada planilha.
- Você deve ser o proprietário do arquivo ou o editor para receber atualizações e atualizar os dados que foram compartilhados com você.
Configurações
- Se você pertencer a vários workspaces, poderá compartilhar conjuntos de dados com grupos de usuários em todos esses workspaces.
- Se você não pertencer a um espaço de trabalho, ainda poderá compartilhar conjuntos de dados, mas um administrador da organização ou administrador do espaço de trabalho no espaço de trabalho de destino deverá primeiro ativar a configuração share workspace.
Crie um novo compartilhamento
Um "compartilhamento" é um tipo de conexão entre usuários e espaços de trabalho. Para criar um compartilhamento, você iniciará uma conexão de saída do espaço de trabalho de origem; em seguida, poderá adicionar usuários individuais ou grupos de usuários inteiros ao compartilhamento e publicar atualizações em massa para todos os destinos conectados.
Observação: Você deve ter a função Workspace Owner ou Data Sharing Manager para criar ou gerenciar um compartilhamento e deve ter a permissão Owner para o arquivo com o qual está trabalhando.
- Abra o painel Connections no lado direito da tela.
- Selecione a guia Outgoing na parte superior.
- Na guia Outgoing (Saída), clique em Add Connection (Adicionar conexão).
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Selecione a primeira opção: Compartilhar com outro usuário ou grupo de usuários.
Nota: Você também pode se conectar a uma planilha ou a uma tabela a partir desta tela.
- Clique no botão Next: Add details para que você possa avançar.
- Dê um nome e uma breve descrição ao seu compartilhamento. Isso será enviado ao destinatário dos dados e informará onde os dados devem ser usados.
- Clique no botão Next: Add users or user groups para avançar.
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Use o campo Usuários da organização para encontrar usuários individuais de toda a organização ou Grupos de usuários do espaço de trabalho para adicionar um grupo inteiro.
Nota: Para que os grupos apareçam nesta lista, a configuração share workspace deve ser ativada por um administrador de usuários da área de trabalho em particular.
- Clique em Share para concluir.
Você pode adicionar ou remover acesso a um compartilhamento existente
Depois que um compartilhamento é criado, você pode adicionar ou remover usuários a ele sem alterar a conexão subjacente.
- Abra o painel Connections no lado direito da tela.
- Selecione a guia Outgoing na parte superior.
- Localize a conexão compartilhada e clique em Gerenciar compartilhamento.
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Clique no campo Organization users para adicionar usuários individuais a esse compartilhamento, ou no campo Workspace user groups para adicionar um grupo inteiro.
Nota: Os dados compartilhados com um usuário individual podem ser usados em qualquer espaço de trabalho|workspace do qual ele seja membro. Os dados compartilhados com um grupo de usuários, no entanto, só podem ser usados nesse espaço de trabalho.
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Para remover usuários do compartilhamento, clique em Remove access ao lado do nome deles na parte inferior da janela.
Nota: Use as guias para alternar entre usuários individuais e grupos de usuários.
- Clique em Done para concluir.
Observe que a remoção do acesso a um compartilhamento não afetará nenhum uso existente desses dados, e todas as conexões atualmente compartilhadas continuarão a receber atualizações. Ao remover o acesso, você simplesmente impedirá quaisquer inserções futuras desses dados.
Se quiser interromper permanentemente essa conexão, você deve remover totalmente a conexão compartilhada.
Remover uma conexão compartilhada
Se um compartilhamento não for mais necessário e você quiser excluí-lo permanentemente, poderá removê-lo diretamente do painel Conexões. Isso interromperá a conexão para todos os usuários e impedirá futuras atualizações.
- Abrir o painel Conexões
- Vá para Conexões de saída.
- Encontre sua conexão, abra o menu suspenso e escolha Remover conexão.
Depois que um compartilhamento for removido, todos os usos existentes desses dados permanecerão no espaço de trabalho de destino, mas ele não receberá mais atualizações do espaço de trabalho de origem. Você deve criar um novo compartilhamento se quiser reconectá-lo mais tarde.
Compartilhar e publicar atualizações
Depois de atualizar um conjunto de dados compartilhado no espaço de trabalho de origem, você deve publicar as alterações. Isso envia dados atualizados para cada espaço de trabalho de destino, que os destinatários podem "aceitar" em suas planilhas atualizando a conexão.
Observação: São necessárias permissões de proprietário para publicar atualizações, mas tanto os editores quanto os proprietários podem receber atualizações.
Para publicar dados atualizados, clique no botão Share updates em um dos três locais:
Independentemente de onde essa ação for iniciada, você será solicitado a fornecer uma breve descrição das alterações antes de compartilhar as atualizações. Essa breve "mensagem" será mostrada aos destinatários dos dados quando eles atualizarem suas planilhas mais tarde.
Conecte-se a dados compartilhados (como um destinatário de dados)
Como destinatário de dados, você pode localizar e inserir conjuntos de dados compartilhados criando uma conexão de entrada. Os conjuntos de dados compartilhados são vinculados ao destino de origem e, após o compartilhamento inicial, podem ser inseridos em vários locais do seu espaço de trabalho. Cada uso desses dados compartilhados pode ser atualizado de forma independente (ou "refrescado") de acordo com sua própria programação.
Nota: Embora você possa acessar os dados compartilhados, não é possível abrir diretamente o documento fonte do qual eles foram compartilhados.
- Abra o painel Connections no lado direito da tela.
- Selecione a guia "Incoming" (Entrada) na parte superior e clique em Add Connection > Shared dataset (Adicionar conexão > Conjunto de dados compartilhado).
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Clique em Insert para adicionar o conjunto de dados compartilhado à sua planilha atual.
Nota: Antes de inserir um conjunto de dados, clique nele para ver detalhes adicionais, incluindo a descrição, o espaço de trabalho|workspace de origem e o provedor de dados original.
Depois de adicionar um conjunto de dados pela primeira vez, talvez você precise aguardar um pouco para que a planilha seja atualizada com os novos dados.
Atualizar dados compartilhados
Depois que os dados compartilhados forem adicionados a uma planilha, você poderá atualizá-los clicando no botão Refresh incoming. Você pode iniciar esse processo em três locais.
No lado direito, você pode atualizar a partir da guia "incoming" do painel Connections. Você também pode atualizar todas as conexões de planilha de uma só vez a partir daqui.
Nota: Você pode clicar em Exibir mensagem aqui para ver uma breve descrição da alteração fornecida pelo usuário que compartilha.
PERGUNTAS FREQUENTES
Como a remoção de um compartilhamento é diferente da remoção do acesso a um compartilhamento?
Um "compartilhamento" é simplesmente um tipo de conexão entre dois ou mais espaços de trabalho. Você pode limitar o acesso a uma conexão compartilhada adicionando ou removendo usuários, mas a conexão subjacente não é afetada, a menos que você a remova totalmente.
A remoção de um compartilhamento dessa maneira não pode ser desfeita e deve ser considerada com cuidado.
Remover um compartilhamento: Essa ação exclui permanentemente a conexão compartilhada para todos os usuários. Todas as inserções existentes de dados compartilhados permanecerão "órfãs" no espaço de trabalho de destino, e nenhuma atualização futura será recebida. Pular para a seção
Remover o acesso a um compartilhamento: Essa ação não afeta a conexão em si; ela simplesmente impede que os usuários insiram dados compartilhados em novos locais. Todas as inserções existentes de dados compartilhados permanecerão no espaço de trabalho de destino e continuarão a receber atualizações futuras. Pular para a seção
Onde um destinatário de dados pode usar os dados compartilhados?
Isso depende de como os dados foram inicialmente compartilhados.
- Se o conjunto de dados foi compartilhado com um usuário individual: Esse conjunto de dados estará disponível para esse usuário em todos os espaços de trabalho da organização. Isso permite que o destinatário dos dados use os dados em qualquer lugar para o qual tenha permissão.
- Se o conjunto de dados foi compartilhado com um grupo de usuários: Esse conjunto de dados estará disponível somente no espaço de trabalho de destino. Se os membros do grupo de usuários desejarem usar os dados em outro espaço de trabalho, eles deverão ser compartilhados diretamente com eles.
Observe que, embora os destinatários dos dados tenham acesso aos dados compartilhados, eles não podem acessar diretamente o arquivo fonte a partir do qual eles foram compartilhados.