Para saber mais sobre como criar um processo em geral, consulte Criar um processo.
Observação: As solicitações de conteúdo estão atualmente disponíveis com a solução ESG e a solução avançada SEC. Entre em contato com o gerente de sucesso do cliente para saber mais.
Para solicitações de conteúdo, os responsáveis recebem permissão de Editor para o local do arquivo selecionado assim que a ação for iniciada. Depois que o responsável enviar a solicitação de conteúdo, o aprovador (se atribuído) será notificado para revisar seu trabalho e receberá permissões de visualização do arquivo. Depois que a solicitação de conteúdo estiver totalmente concluída, tanto o responsável quanto o aprovador manterão o acesso de Viewer.
Adicionar uma solicitação de conteúdo a um processo
Depois de criar um processo, você pode adicionar uma solicitação de conteúdo no botão Adicionar ação na barra de ferramentas.
Em seguida, preencha os campos no painel direito Detalhes da ação. Cada solicitação de conteúdo deve incluir as seguintes informações:
- Título: O nome da sua ação
- Atribuído a: O colaborador que precisa concluir a solicitação de conteúdo
- Arquivo: O arquivo em que o conteúdo é necessário
- Section (Seção): A seção específica no arquivo em que o conteúdo é necessário
Você também pode adicionar:
- Data de vencimento (opcional): Essa é a data em que o responsável precisa concluir a solicitação de conteúdo. Se os dias úteis tiverem sido configurados, você também poderá definir a data de vencimento inserindo o número do dia útil (por exemplo, você pode definir a data de vencimento para o 5º dia útil da programação da empresa).
- Lembretes do responsável: Você pode usar o padrão do sistema, optar por não enviar lembretes ou personalizar os lembretes de acordo com suas necessidades pessoais. Consulte Enviar lembretes em processos para obter mais detalhes.
- Aprovação por (opcional): O aprovador que aprovará o conteúdo do responsável ou o devolverá para retrabalho adicional
- Prazo de aprovação (opcional): É quando o aprovador precisa aprovar a solicitação de conteúdo até. Se os dias úteis tiverem sido configurados, você também poderá definir a data de vencimento da aprovação inserindo o número do dia útil (por exemplo, você pode definir a data de vencimento da aprovação para o 5º dia útil da programação da empresa).
- Lembretes do aprovador: Se você adicionar um aprovador, poderá personalizar os lembretes do aprovador. Você pode usar o padrão do sistema, optar por não enviar lembretes ou personalizar os lembretes de acordo com suas necessidades pessoais. Consulte Enviar lembretes em processos para obter mais detalhes.
- Instruções (opcional): Qualquer informação adicional necessária para concluir a solicitação de conteúdo
- Tags (opcional): Identificar informações sobre a ação usando uma categoria e um valor (ex.: Prioridade: Baixa)
Revise seu processo antes de iniciar o processo
Para garantir que seu processo seja executado sem problemas, recomendamos que você faça o seguinte antes de iniciar o processo:
- Revise suas configurações de processo. Depois de iniciar o processo, você não poderá alterar as seguintes configurações: Iniciar pedido, sua configuração Dias úteis (você só pode alterar a configuração Último dia útil) e as certificações Configuração de aprovação automática .
- Verifique a integridade do seu processo clicando em Check for issues no painel esquerdo. Isso levantará problemas, como tarefas em que faltam informações necessárias ou tarefas com datas de vencimento que já passaram, para ajudá-lo a resolvê-los mais rapidamente.
- Verifique se todas as ações de certificação e seus detalhes estão corretos em exportando todas as ações do processo como um arquivo CSV.
Iniciar um processo com solicitações de conteúdo
Depois de criar seu processo, clique em Start process na barra de ferramentas. Quando uma solicitação de conteúdo for iniciada, os responsáveis receberão um e-mail com o link direto para a seção do arquivo atribuído.
Observação: Somente um proprietário de processo pode executar o processo (esse proprietário de processo se tornará o gerente de processo). Além disso, o proprietário do processo deve ter permissões de proprietário para os arquivos atribuídos nas solicitações de conteúdo a fim de executar o processo.
Para arquivos em solicitações de conteúdo, você não precisa atualizar manualmente as permissões de arquivo; os responsáveis recebem permissão de Editor para o arquivo assim que a solicitação de conteúdo é iniciada.
Se a ordem de início do processo estiver definida como All at once, os responsáveis receberão permissão de Editor para o arquivo assim que você executar o processo. Se a ordem de início for definida como One at a time ou Manual, os responsáveis só receberão permissões de Editor quando a solicitação de conteúdo específico for iniciada.
Depois que o designado concluir a solicitação de conteúdo, suas permissões serão definidas como Viewer. Se aplicável, os aprovadores também receberão permissões de Viewer para revisar o trabalho do responsável. Se o aprovador devolver a solicitação de conteúdo ao responsável para retrabalho, ele receberá novamente o acesso de Editor.