Os fichários permitem combinar arquivos e anexos em um único local, para que você possa exportar o conteúdo como um único PDF. Esse processo preserva a marcação de documentos e anexos na exportação, o que é especialmente útil durante o processo de desvinculação digital. Neste artigo, você aprenderá a criar um fichário, adicionar e gerenciar arquivos e exportar o conteúdo.
Criar um fichário
Para criar um novo fichário:
- Em Home, selecione Create.
- Selecione Binder. O novo fichário é aberto automaticamente.
- Para atualizar o nome padrão do fichário, selecione Renomear.
- Digite um nome personalizado e selecione Renomeie.
Agora você tem um fichário no qual pode adicionar e armazenar arquivos.
Adicionar arquivos
Você pode adicionar arquivos do seu espaço de trabalho atual ao fichário ou pode optar por fazer upload de arquivos do seu computador.
Observação: Um fichário tem um limite de 100 arquivos.
Adicionar arquivos do seu espaço de trabalho
Para adicionar arquivos do seu espaço de trabalho ao fichário, você deve clicar no botão verde
- Clique no botão verde Add File ou selecione Add File na guia Edit para escolher From this workspace.
- Marque as caixas de seleção à esquerda dos arquivos que você deseja adicionar.
Observação: Você deve ter permissões de visualizador, editor ou proprietário de um arquivo para poder adicioná-lo a um fichário.
- Clique em Abrir
- Para adicionar outros arquivos, clique no botão verde Add File ou selecione a opção Add File localizada na guia Edit.
Os arquivos da Workiva que forem adicionados a novos fichários exibirão a data e a hora da revisão atual do arquivo no momento em que ele foi adicionado. Atualize as revisões dos arquivos conforme necessário ou altere a configuração padrão em Binder Properties.
Adicionar arquivos do seu computador
Para adicionar arquivos do seu computador ao fichário:
- Clique no botão verde Add File ou selecione Add File na guia Edit para escolher From your computer.
- Escolha um arquivo do seu computador e selecione Open.
- Para adicionar outros arquivos, clique no botão verde Add File ou selecione a opção Add File localizada na guia Edit.
Os arquivos carregados que forem adicionados a novos fichários exibirão a data e a hora em que o arquivo foi carregado.
Depois de adicionar arquivos ao seu fichário, você pode organizá-los guias e movê-los, se necessário. Para saber mais, consulte Organizar arquivos em um fichário.
Substituir arquivo
Você pode substituir facilmente arquivos que não sejam da Workiva no fichário.
Para substituir um arquivo:
- Clique no arquivo que você deseja substituir no fichário.
- No painel Properties, clique na seta suspensa.
- Selecione Substituir arquivo.
- Escolha um arquivo em seu computador e selecione Abra.
- Se você tiver comentários do arquivo original que deseja manter para o arquivo de substituição, marque a opção Apply original comments to the replacement.
- Clique em Substituir.
Adicionar espaço reservado para um arquivo
Se você ainda não tiver o arquivo para colocar no fichário, poderá adicionar um espaço reservado.
Adicionar espaço reservado
Para adicionar um espaço reservado ao seu fichário, você pode clicar no botão Add placeholder na parte inferior do fichário ou clicar em Add placeholder na barra de ferramentas Edit.
Fazer upload de arquivo para um espaço reservado
Quando estiver pronto, você poderá fazer upload de um arquivo para um espaço reservado.
Para fazer upload de um arquivo:
- Clique no espaço reservado no fichário.
- No painel Properties, clique na seta suspensa.
- Selecione Upload file.
- Escolha um arquivo em seu computador e selecione Abrir.
Gerenciar detalhes e anexos de arquivos
Depois que os arquivos forem adicionados ao fichário, você poderá atualizar o nome de exibição do arquivo e incluir a marcação do documento e os anexos dos arquivos do espaço de trabalho.
Atualizar nome de exibição
Depois que os arquivos forem adicionados, você poderá atualizar o nome de exibição do documento no painel Properties.
Observação: A atualização do Nome de exibição de um arquivo altera a forma como o nome aparece no fichário, mas não afeta o nome do arquivo no aplicativo como um todo.
Incluir marcação de documento
Para documentos adicionados a partir do seu espaço de trabalho, você pode selecionar Incluir marcação de documento no painel Propriedades. Qualquer marcação de documento que tenha sido adicionada ao documento será incluída na exportação do fichário.
Incluir anexos de arquivos
Para arquivos adicionados do seu espaço de trabalho, você pode usar o painel Propriedades para selecionar opções adicionais para os anexos de documentos, apresentações ou planilhas: Incluir rótulos de anexo, Incluir anexos, e Incluir marcação de anexo.
Atualizar revisões de arquivos
Os arquivos da Workiva adicionados a partir do seu espaço de trabalho exibirão a data e a hora da revisão atual do arquivo no momento em que ele foi adicionado ao fichário. Revisão Gerenciamento permite que os proprietários e editores do fichário controlem quando a revisão mais recente de um arquivo é exibida no fichário. Você pode atualizar um arquivo selecionado ou todos os arquivos para que mostrem a última revisão.
Para atualizar um único arquivo para a última revisão, clique em um arquivo no fichário e selecione Atualizar arquivo para a última revisão no painel Propriedades.
Para atualizar todos os arquivos do fichário para a revisão mais recente, selecione Atualizar todas as revisões na barra de ferramentas Editar.
Os proprietários do fichário podem alterar a configuração padrão de gerenciamento de revisões nas Propriedades do fichário . Se você marcar a caixa de seleção ao lado de Auto-update revisions , as revisões mais recentes do arquivo serão automaticamente transferidas para o fichário.
Propriedades do associador
Os proprietários do fichário podem personalizar as propriedades do fichário.
Para atualizar as propriedades do fichário:
- Selecione Properties na guia Edit .
- Personalize as propriedades de acordo com suas necessidades. Você tem a opção de atualizar o Name, General Options, Revision Management, Spreadsheet Options, Size, Orientation, e Scale do fichário.
- Clique em Save Changes para aplicar as alterações ao fichário.
Exportar um fichário
Há duas maneiras de exportar seu fichário:
- Salvar como PDF
- Imprimir
Quando você selecionar Save as PDF, o fichário será baixado como um arquivo PDF para o seu computador. Se você escolher Print, uma visualização do fichário será aberta em uma nova guia no seu navegador atual; isso permitirá que você imprima, faça download ou visualize o fichário.
Em ambas as opções de exportação, você pode optar por salvar o fichário inteiro ou o arquivo selecionado no momento.
Remover arquivos
Para remover arquivos do seu fichário:
- Clique no ícone cinza "x" ao lado do arquivo listado.
- Selecione Remove para confirmar que você deseja remover esse arquivo.
Excluir um fichário
Você pode excluir um fichário clicando com o botão direito do mouse em Home ou usando o menu suspenso para selecionar Delete.