Administratorzy użytkowników w organizacji mogą dodawać użytkowników i zarządzać nimi. Podczas dodawania nowego użytkownika można użyć adresu e-mail jako nazwy użytkownika lub ustawić unikalną wartość. Nazwy użytkowników nie mogą zawierać spacji ani wielkich liter.
Potrzebne rzeczy:
- Imię i nazwisko
- Adres e-mail
Dodaj nowego użytkownika
Aby dodać nowego użytkownika do swojej organizacji:
- W prawym górnym rogu kliknij ikonę użytkownika i wybierz opcję „Administrator organizacji ” z menu rozwijanego „Administrator ”.
- Wybierz opcję „Zarządzanie tożsamością i dostępem” z menu po lewej stronie, a następnie kliknij „Tożsamości”. Upewnij się, że znajdujesz się na stronie „Użytkownicy ”.
- Kliknij przycisk „Dodaj ” i wybierz opcję „Dodaj użytkownika ”.
-
Wprowadź dane nowego użytkownika i w razie potrzeby przypisz mu role organizacyjne lub licencje.
Uwaga: Workiva obsługuje znaki specjalne i litery z akcentami w polach „Imię” , „Nazwisko” i „Nazwa użytkownika ”.
-
Kliknij „Dodaj użytkownika”, aby zakończyć.
Uwaga: Jeśli użytkownik należy już do jakiejś organizacji, a chcesz dodać go do innej organizacji, zapoznaj się z sekcją „Dodawanie istniejącego użytkownika ”.
Po dodaniu użytkowników do organizacji można ich następnie przypisać do obszarów roboczych w ramach tej organizacji. Aby dowiedzieć się więcej, zapoznaj się z artykułem „Dodawanie użytkowników do obszaru roboczego ”.
Dodaj istniejącego użytkownika
Możesz dodać do swojej organizacji użytkownika, który już istnieje w innej organizacji. Aby je dodać, wprowadź dane użytkownika tak samo, jak podczas dodawania nowego użytkownika . Następnie pod polem „Nazwa użytkownika ” kliknij opcję „Kontynuuj dodawanie użytkownika” , aby kontynuować proces.
Podczas dodawania istniejącego użytkownika z innej organizacji występuje kilka istotnych różnic w zakresie zarządzania:
- Użytkownik jest zarządzany przez inną organizację. Oznacza to, że nie będzie można zresetować hasła użytkownika, zmienić danych w jego profilu ani aktywować lub zawiesić jego konta.
- Wymagania dotyczące haseł obowiązujące w Twojej organizacji nie będą miały zastosowania do tego użytkownika.
- Rejestry działań dotyczących logowania, wylogowywania oraz zarządzania użytkownikami nie będą uwzględniane w rejestrze działań Twojej organizacji i będą dostępne wyłącznie dla organizacji zarządzającej danym użytkownikiem.
Uwaga: Jeśli Twoja organizacja wymaga logowania jednokrotnego (SSO) za pomocą protokołu SAML, a dodawany użytkownik należy do innej organizacji, która nie korzysta z SSO, będziesz musiał dodać go do listy wyjątków logowania jednokrotnego SAML.
Możesz wysłać istniejącemu użytkownikowi wiadomość powitalną, wykonując poniższe czynności. Jeśli masz dodatkowe pytania, skontaktuj się z działem pomocy technicznej Workiva przed przystąpieniem do dodawania użytkownika.
Dodaj użytkowników zbiorczo za pomocą pliku CSV
Aby dodać listę użytkowników do organizacji za pomocą pliku CSV:
- Przejdź do strony „Użytkownicy” w sekcji „Zarządzanie tożsamością i dostępem ”.
- Kliknij przycisk „Dodaj ” i wybierz opcję „Dodaj użytkowników z pliku ”.
- Kliknij „Pobierz szablon” , aby uzyskać pomoc w prawidłowym sformatowaniu dokumentu, a następnie wypełnij go. Nazwy użytkowników muszą być niepowtarzalne, a adresy e-mail muszą być prawidłowe. Jeśli korzystasz z własnego pliku, upewnij się, że nazwy kolumn są zgodne z nazwami w szablonie. Prawidłowy plik CSV wygląda następująco:
- Prześlij plik i kliknij „Dalej ”.
-
Przejrzyj listę użytkowników pobraną z pliku.
Uwaga: Jeśli użytkownik figuruje już w innej organizacji, jego adres e-mail, imię i nazwisko nie zostaną zaktualizowane w przypadku dodania go do tej organizacji. Zaznacz opcję „Uwzględnij użytkowników z ostrzeżeniami” , aby mimo to ich dodać.
- Kliknij „Dodaj użytkowników ”.
- Kliknij opcję „Prześlij inny plik” , aby dodać kolejnych użytkowników z innego pliku, lub kliknij „Zamknij” , aby zakończyć.
Wysyłaj e-maile powitalne
Gdy użytkownicy zostaną dodani do nowego obszaru roboczego, otrzymują wiadomości powitalne zawierające dane logowania. Aby zalogować się do serwisu Workiva, użytkownicy będą musieli postępować zgodnie z instrukcjami dotyczącymi uwierzytelniania zawartymi w wiadomości e-mail. Łącza w wiadomości e-mail wygasną za 24 godziny.
Uwaga: Jeśli wyślesz wiadomość powitalną, zanim użytkownik zostanie dodany do obszaru roboczego, nie będzie on miał dostępu do żadnych treści.
W razie potrzeby możesz ponownie wysłać e-maile powitalne, aby jeszcze raz przekazać instrukcje dotyczące logowania. Tylko administratorzy użytkowników organizacji mogą ponownie wysłać wiadomości powitalne do obecnych użytkowników. Aby ponownie wysłać wiadomość powitalną:
- Na stronie „Użytkownicy” w sekcji „Zarządzanie tożsamością i dostępem ” wybierz istniejących użytkowników, do których chcesz ponownie wysłać wiadomości powitalne.
- Kliknij „Witamy ”.
- Kliknij „Wyślij” , aby ponownie wysłać wiadomości powitalne do wybranych użytkowników.