Panel Połączenia umożliwia udostępnianie danych między obszarami roboczymi i w całej organizacji. Podczas udostępniania zestawu danych możesz ograniczyć udostępnianie do określonego użytkownika lub rozszerzyć je na całą grupę użytkowników. Odbiorcy danych mogą następnie akceptować aktualizacje w swoim obszarze roboczym, gdy są na to gotowi - zasadniczo tworząc "bramkowane" doświadczenie, w którym każdy odbiorca danych otrzymuje aktualizacje na własnej osi czasu.
Pozwala to zespołom mieć oddzielne - ale połączone - obszary robocze, które współdzielą wspólne dane. Każdy "właściciel" danych decyduje, kto ma dostęp do zbioru danych, podczas gdy każdy odbiorca danych decyduje, kiedy i gdzie dane te zostaną wykorzystane.
Uwaga: Ta funkcja działa razem z połączeniami arkusz-arkusz i arkusz-stół.
Wymagania
Role
- Aby utworzyć, usunąć lub zmodyfikować udział, wymagana jest rola Workspace Owner lub Data Sharing Manager.
Uprawnienia
- Musisz być właścicielem pliku, aby tworzyć nowe udziały lub połączenia lub publikować aktualizacje z określonego arkusza kalkulacyjnego.
- Musisz być właścicielem pliku lub edytorem, aby otrzymywać aktualizacje i odświeżać dane, które zostały Ci udostępnione.
Ustawienia
- Jeśli należysz do wielu obszarów roboczych, możesz udostępniać zestawy danych grupom użytkowników we wszystkich tych obszarach.
- Jeśli nie należysz do obszaru roboczego, nadal możesz udostępniać zestawy danych - ale administrator organizacji lub administrator obszaru roboczego w docelowym obszarze roboczym musi najpierw włączyć ustawienie udostępniaj obszar roboczy.
Utwórz nowy udział
"Udział" to rodzaj połączenia między użytkownikami i obszarami roboczymi. Aby utworzyć udział, zainicjujesz połączenie wychodzące ze źródłowego obszaru roboczego; następnie możesz dodać pojedynczych użytkowników lub całe grupy użytkowników do udziału i masowo publikować aktualizacje do wszystkich połączonych miejsc docelowych.
Uwaga: Aby utworzyć udział lub zarządzać nim, musisz mieć rolę Workspace Owner lub Data Sharing Manager oraz uprawnienia Owner do pliku, z którym pracujesz.
- Otwórz panel Connections po prawej stronie ekranu.
- Wybierz kartę Wychodzące u góry.
- Na karcie Połączenia wychodzące kliknij Dodaj połączenie.
-
Wybierz pierwszą opcję: Udostępnij innemu użytkownikowi lub grupie użytkowników.
Uwaga: Z tego ekranu możesz również połączyć się z arkuszem lub tabelą .
- Kliknij przycisk Next: Dodaj szczegóły przycisk, aby przejść dalej.
- Nadaj swojemu udziałowi nazwę i krótki opis. Zostanie on wysłany do odbiorcy danych i poinformuje, gdzie dane powinny zostać wykorzystane.
- Kliknij przycisk Next: Dodaj użytkowników lub grupy użytkowników przycisk, aby przejść dalej.
-
Użyj pola Użytkownicy organizacji, aby znaleźć indywidualnych użytkowników z całej organizacji lub Grupy użytkowników przestrzeni roboczej, aby dodać całą grupę.
Uwaga: Aby grupy pojawiły się na tej liście, ustawienie udostępniania obszaru roboczego musi być włączone przez administratora organizacji dla tego konkretnego obszaru roboczego.
- Kliknij Udostępnij, aby zakończyć.
Dodaj lub usuń dostęp do istniejącego folderu udostępnionego
Po utworzeniu udziału możesz dodawać lub usuwać do niego użytkowników bez zmiany podstawowego połączenia.
- Otwórz panel Connections po prawej stronie ekranu.
- Wybierz kartę Wychodzące u góry.
- Znajdź udostępnione połączenie i kliknij Zarządzaj udostępnianiem.
-
Kliknij pole Użytkownicy organizacji, aby dodać pojedynczych użytkowników do tego udziału, lub pole Grupy użytkowników przestrzeni roboczej, aby dodać całą grupę.
Uwaga: Dane udostępnione indywidualnemu użytkownikowi mogą być używane w każdym obszarze roboczym, którego jest on członkiem. Dane udostępnione grupie użytkowników mogą być jednak używane tylko w tej przestrzeni roboczej.
-
Aby usunąć użytkowników z folderu udostępnionego, kliknij Usuń dostęp obok ich nazwy w dolnej części okna.
Uwaga: Użyj zakładek, aby przełączać się między poszczególnymi użytkownikami i grupami użytkowników.
- Kliknij Done, aby zakończyć.
Pamiętaj, że usunięcie dostępu do folderu udostępnionego nie wpłynie na żadne istniejące zastosowania tych danych, a wszystkie obecnie udostępnione połączenia będą nadal otrzymywać aktualizacje. Usunięcie dostępu po prostu uniemożliwi przyszłe wstawianie tych danych.
Jeśli chcesz trwale zerwać to połączenie, powinieneś całkowicie usunąć połączenie współdzielone.
Usuń połączenie współdzielone
Jeśli udział nie jest już potrzebny i chcesz go trwale usunąć, możesz to zrobić bezpośrednio z panelu Połączenia. Spowoduje to przerwanie połączenia dla wszystkich użytkowników i uniemożliwi przyszłe aktualizacje.
- Otwórz panel Connections.
- Przejdź do Połączenia wychodzące.
- Znajdź swoje połączenie, otwórz menu rozwijane i wybierz Usuń połączenie.
Po usunięciu udziału wszelkie istniejące zastosowania tych danych pozostaną w docelowym obszarze roboczym - ale nie będą już otrzymywać aktualizacji ze źródłowego obszaru roboczego. Musisz utworzyć nowy folder udostępniony, jeśli chcesz go później ponownie połączyć.
Udostępniaj i publikuj aktualizacje
Po zaktualizowaniu udostępnionego zestawu danych w źródłowym obszarze roboczym musisz opublikować zmiany. Powoduje to wysłanie zaktualizowanych danych do każdego docelowego obszaru roboczego, które odbiorcy mogą "zaakceptować" w swoich arkuszach poprzez odświeżenie połączenia.
Uwaga: Uprawnienia właściciela są wymagane do publikowania aktualizacji, ale zarówno redaktorzy, jak i właściciele mogą otrzymywać aktualizacje.
Aby opublikować zaktualizowane dane, kliknij przycisk Udostępnij aktualizacje w jednej z trzech lokalizacji:
Niezależnie od tego, gdzie ta akcja zostanie zainicjowana, zostaniesz poproszony o podanie krótkiego opisu zmian przed udostępnieniem aktualizacji. Ta krótka "wiadomość" zostanie wyświetlona odbiorcom danych, gdy później odświeżą swoje arkusze.
Połącz się z udostępnionymi danymi (jako odbiorca danych)
Jako odbiorca danych możesz znaleźć i wstawić udostępnione zestawy danych, tworząc połączenie przychodzące. Współdzielone zestawy danych są powiązane ze źródłowym miejscem docelowym, a po początkowym udostępnieniu mogą być wstawiane w wielu miejscach w całym obszarze roboczym. Każde użycie tych współdzielonych danych może być następnie niezależnie aktualizowane (lub "odświeżane") zgodnie z Twoim własnym harmonogramem.
Uwaga: Chociaż możesz uzyskać dostęp do udostępnionych danych, nie możesz bezpośrednio otworzyć dokumentu źródłowego, z którego zostały udostępnione.
- Otwórz panel Connections po prawej stronie ekranu.
- Wybierz zakładkę "Przychodzące" u góry i kliknij Add Connection > Shared dataset.
-
Kliknij Insert, aby dodać udostępniony zestaw danych do bieżącego arkusza.
Uwaga: Przed wstawieniem zestawu danych kliknij go, aby zobaczyć dodatkowe szczegóły, w tym opis, źródłowy obszar roboczy i oryginalnego dostawcę danych.
Po dodaniu zestawu danych po raz pierwszy może być konieczne odczekanie krótkiej chwili, aż arkusz zostanie zaktualizowany o nowe dane.
Odśwież udostępnione dane
Po dodaniu udostępnionych danych do arkusza możesz je zaktualizować, klikając przycisk Odśwież przychodzące. Może to zostać zainicjowane w trzech miejscach.
Po prawej stronie możesz odświeżyć kartę "Przychodzące" w panelu Połączenia. W tym miejscu możesz także odświeżyć wszystkie połączenia arkuszy jednocześnie.
Uwaga: Możesz kliknąć Wyświetl wiadomość tutaj, aby zobaczyć krótki opis zmiany dostarczony przez użytkownika udostępniającego.
FAQ
Czym różni się usunięcie udziału od usunięcia dostępu do udziału?
"Udział" to po prostu rodzaj połączenia między dwoma lub więcej obszarami roboczymi. Możesz ograniczyć dostęp do udostępnionego połączenia, dodając lub usuwając użytkowników, ale nie ma to wpływu na bazowe połączenie - chyba że całkowicie je usuniesz.
Usunięcie udziału w ten sposób nie może być cofnięte i powinno być uważnie rozważone.
Usuń udział: Ta akcja trwale usuwa udostępnione połączenie dla wszystkich użytkowników. Wszelkie istniejące wstawienia współdzielonych danych pozostaną "osierocone" w docelowym obszarze roboczym i żadne przyszłe aktualizacje nie będą odbierane. Przejdź do sekcji.
Usuń dostęp do udziału: Ta akcja nie ma wpływu na samo połączenie; po prostu uniemożliwia użytkownikom wstawianie udostępnionych danych w nowych miejscach. Wszelkie istniejące wstawienia udostępnionych danych pozostaną w docelowym obszarze roboczym i będą nadal otrzymywać przyszłe aktualizacje. Przejdź do sekcji.
Gdzie odbiorca danych może korzystać z udostępnionych danych?
Zależy to od tego, w jaki sposób dane zostały początkowo udostępnione.
- Jeśli zestaw danych został udostępniony indywidualnemu użytkownikowi: Ten zestaw danych będzie dostępny dla tego użytkownika w każdym obszarze roboczym w całej organizacji. Pozwala to odbiorcy danych na korzystanie z danych w dowolnym miejscu, w którym ma na to pozwolenie.
- Jeśli zestaw danych został udostępniony grupie użytkowników: Ten zestaw danych będzie dostępny tylko w docelowym obszarze roboczym. Jeśli członkowie grupy użytkowników chcą korzystać z danych w innym obszarze roboczym, należy im je bezpośrednio udostępnić.
Pamiętaj, że nawet jeśli odbiorcy danych mają dostęp do udostępnionych danych, nie mogą bezpośrednio uzyskać dostępu do pliku źródłowego, z którego zostały udostępnione.