Aby dowiedzieć się więcej o tworzeniu procesu w ogólności, zobacz Tworzenie procesu.
Uwaga: Żądania dotyczące treści są obecnie dostępne w ramach rozwiązania ESG i zaawansowanego rozwiązania SEC. Aby dowiedzieć się więcej, skontaktuj się ze swoim Menedżerem ds. Obsługi Klienta.
W przypadku żądań dotyczących treści osoby przypisane otrzymują uprawnienia redaktora do wybranej lokalizacji pliku po rozpoczęciu działania. Po przesłaniu przez osobę przypisaną prośby o udostępnienie treści, osoba zatwierdzająca (jeśli została przypisana) zostaje powiadomiona o konieczności sprawdzenia pracy osoby przypisanej i otrzymuje uprawnienia przeglądarki do pliku. Po całkowitym ukończeniu żądania dotyczącego treści zarówno osoba cesjonariusza, jak i osoba zatwierdzająca zachowają dostęp do funkcji widza.
Dodaj żądanie treści do procesu
Po utworzeniu procesu możesz dodać prośbę o treść, klikając przycisk Dodaj akcję na pasku narzędzi.
Następnie wypełnij pola w panelu Szczegóły akcji po prawej stronie. Każde żądanie treści musi zawierać następujące informacje:
- Tytuł: Nazwa Twojej akcji
- Przypisano do: Współpracownik, który musi zrealizować żądanie dotyczące treści
- Plik: Plik, w którym potrzebna jest treść
- Sekcja: Konkretna sekcja w pliku, w której potrzebna jest treść
Możesz również dodać:
- Termin (opcjonalnie): Jest to termin, do którego osoba przypisana musi zrealizować żądanie dotyczące treści. Jeżeli skonfigurowano dni robocze, można również ustawić termin płatności, wpisując numer dnia roboczego (np. termin płatności można ustawić na 5. dzień roboczy w harmonogramie firmy).
- Przypomnienia dla osób przypisanych: Możesz użyć domyślnych ustawień systemowych, wybrać opcję całkowitego niewysyłania przypomnień lub dostosować przypomnienia do swoich osobistych potrzeb. Więcej szczegółów znajdziesz w Wysyłaj przypomnienia w Procesach.
- Zatwierdzenie przez (opcjonalnie): Osoba zatwierdzająca, która zatwierdzi treść cesjonariusza lub zwróci ją do dalszego przerobienia
- Termin zatwierdzenia(opcjonalnie): Termin, do którego osoba zatwierdzająca musi zatwierdzić prośbę o treść. Jeżeli skonfigurowano dni robocze, można również ustawić termin zatwierdzenia, wpisując numer dnia roboczego (np. termin zatwierdzenia można ustawić na 5. dzień roboczy w harmonogramie firmy).
- Przypomnienia o osobach zatwierdzających: Jeśli dodasz osobę zatwierdzającą, możesz dostosować przypomnienia o osobach zatwierdzających. Możesz użyć domyślnych ustawień systemowych, wybrać opcję całkowitego niewysyłania przypomnień lub dostosować przypomnienia do swoich potrzeb. Więcej szczegółów znajdziesz w Wysyłaj przypomnienia w Procesach.
- Instrukcje (opcjonalnie): Wszelkie dodatkowe informacje potrzebne do realizacji żądania treści
- Tagi(opcjonalne): Identyfikacja informacji o akcji za pomocą kategorii i wartości (np. Priorytet: Niski)
Przed rozpoczęciem procesu przejrzyj go
Aby mieć pewność, że proces przebiegnie sprawnie, przed jego rozpoczęciem zalecamy wykonanie następujących czynności:
- Przejrzyj ustawienia procesu. Po rozpoczęciu procesu nie będziesz mógł zmienić następujących ustawień: zamówienia początkowego, konfiguracji [ dni roboczych (możesz zmienić tylko ostatniego dnia roboczego) i ustawienia certyfikatów automatycznego zatwierdzania.
- Sprawdź stan swojego procesu, klikając Sprawdź problemy w lewym panelu. Spowoduje to konieczność szybszego rozwiązania problemów, np. w przypadku zadań, w których brakuje wymaganych informacji lub których termin wykonania już minął.
- Sprawdź, czy wszystkie działania certyfikacyjne i ich szczegóły są poprawne, eksportując wszystkie działania procesu jako plik CSV.
Rozpocznij proces z prośbami o treść
Po utworzeniu procesu kliknij Rozpocznij proces na pasku narzędzi. Po rozpoczęciu przetwarzania żądania dotyczącego treści, osoby przypisane do projektu otrzymają wiadomość e-mail zawierającą bezpośredni link do przypisanej sekcji pliku.
Uwaga: Tylko właściciel procesu może uruchomić proces (ten właściciel procesu stanie się menedżerem procesu). Co więcej, aby uruchomić proces, właściciel procesu musi mieć uprawnienia właściciela do przypisanych plików w żądaniach treści.
W przypadku plików objętych żądaniem treści nie trzeba ręcznie aktualizować uprawnień do pliku; osoby przypisane do pliku otrzymują uprawnienia redaktora od razu po rozpoczęciu realizacji żądania treści.
Jeżeli kolejność uruchamiania procesu jest ustawiona na Wszystko naraz, osoby przypisane otrzymują uprawnienia Edytora do pliku natychmiast po uruchomieniu procesu. Jeśli kolejność początkowa jest ustawiona na Pojedynczo lub Ręcznie, osoby przypisane otrzymają uprawnienia redaktora dopiero po rozpoczęciu żądania dotyczącego konkretnej treści.
Po tym, jak osoba przypisana zakończy żądanie treści, jej uprawnienia zostaną ustawione na Widz. W stosownych przypadkach osoby zatwierdzające otrzymają również uprawnienia widza umożliwiające przeglądanie pracy osoby przypisanej. Jeśli osoba zatwierdzająca zwróci prośbę o treść osobie przypisanej do poprawienia, osoba przypisana ponownie otrzyma dostęp do edytora.