Segregatory umożliwiają łączenie plików i załączników w jednym miejscu, dzięki czemu możesz wyeksportować zawartość jako pojedynczy plik PDF. Ten proces zachowuje znaczniki dokumentów i załączników podczas eksportu, co jest szczególnie przydatne podczas procesu cyfrowego wiązania. W tym artykule dowiesz się, jak utworzyć segregator, dodawać i zarządzać plikami oraz eksportować zawartość.
Utwórz segregator
Aby utworzyć nowy segregator:
- Z Strona główna, wybierz Utwórz.
- Wybierz Binder. Nowy segregator otworzy się automatycznie.
- Aby zaktualizować domyślną nazwę segregatora, wybierz Rename.
- Wprowadź spersonalizowaną nazwę i wybierz Rename.
Masz teraz segregator, do którego możesz dodawać i przechowywać pliki.
Dodaj pliki
Możesz dodawać pliki z bieżącego obszaru roboczego do segregatora lub wybrać opcję przesyłania plików z komputera.
Uwaga: Segregator ma limit 100 plików.
Dodaj pliki ze swojego obszaru roboczego
Aby dodać pliki z obszaru roboczego do segregatora:
- Kliknij zielony przycisk Add File lub wybierz Add File w zakładce Edit , aby wybrać From this workspace.
- Zaznacz pola wyboru po lewej stronie plików, które chcesz dodać.
Uwaga: Aby dodać plik do segregatora, musisz mieć do niego uprawnienia przeglądarki, edytora lub właściciela.
- Kliknij Otwórz.
- Aby dodać dodatkowe pliki, kliknij zielony przycisk Dodaj plik lub wybierz opcję Dodaj plik znajdującą się w zakładce Edytuj.
Pliki Workiva dodawane do nowych skoroszytów będą wyświetlać datę i godzinę bieżącej wersji pliku w momencie jego dodania. W razie potrzeby zaktualizuj wersje pliku lub zmień ustawienia domyślne we właściwościach skoroszytu .
Dodaj pliki ze swojego komputera
Aby dodać pliki z komputera do segregatora:
- Kliknij zielony przycisk Dodaj plik lub wybierz Dodaj plik w zakładce Edytuj , aby wybrać Z komputera.
- Wybierz plik z komputera i wybierz Otwórz.
- Aby dodać dodatkowe pliki, kliknij zielony przycisk Dodaj plik lub wybierz opcję Dodaj plik znajdującą się w zakładce Edytuj.
Przesłane pliki dodane do nowych skoroszytów będą wyświetlać datę i godzinę przesłania pliku.
Po dodaniu plików do segregatora możesz je uporządkować zakładki i przenosić je w razie potrzeby. Aby dowiedzieć się więcej, zobacz Organizuj pliki w segregatorze.
Zastąp plik
Możesz z łatwością zastąpić w segregatorze pliki inne niż Workiva.
Aby zastąpić plik:
- Kliknij plik, który chcesz zastąpić w segregatorze.
- W panelu Properties kliknij strzałkę rozwijaną.
- Wybierz Zastąp plik.
- Wybierz plik na swoim komputerze i wybierz Otwórz.
- Jeśli masz komentarze z oryginalnego pliku, które chcesz zachować dla pliku zastępczego, zaznacz pole wyboru Zastosuj oryginalne komentarze do pliku zastępczego.
- Kliknij Replace.
Dodaj symbol zastępczy dla pliku
Jeśli nie masz jeszcze pliku do umieszczenia w segregatorze, możesz dodać symbol zastępczy.
Dodaj symbol zastępczy
Aby dodać symbol zastępczy do segregatora, możesz kliknąć przycisk Dodaj symbol zastępczy na dole segregatora lub kliknąć Dodaj symbol zastępczy na pasku narzędzi Edytuj.
Prześlij plik do symbolu zastępczego
Gdy będziesz gotowy, możesz przesłać plik do symbolu zastępczego.
Aby przesłać plik:
- Kliknij symbol zastępczy w segregatorze.
- W panelu Properties kliknij strzałkę rozwijaną.
- Wybierz Prześlij plik.
- Wybierz plik na swoim komputerze i wybierz Otwórz.
Zarządzaj szczegółami plików i załącznikami
Po dodaniu plików do segregatora będziesz mieć możliwość aktualizacji wyświetlanej nazwy pliku oraz dołączenia znaczników dokumentu i załączników do plików obszaru roboczego.
Zaktualizuj wyświetlaną nazwę
Po dodaniu plików możesz zaktualizować nazwę wyświetlaną dokumentu w panelu Właściwości.
Uwaga: Aktualizacja nazwy wyświetlanej pliku zmienia sposób wyświetlania nazwy w segregatorze, ale nie wpływa na nazwę pliku w całej aplikacji.
Uwzględnij znacznik dokumentu
W przypadku dokumentów dodanych z obszaru roboczego, możesz wybrać Dołącz znaczniki dokumentu w panelu Właściwości. Wszelkie znaczniki dokumentu , które zostały dodane do dokumentu, zostaną uwzględnione w eksporcie segregatora.
Dołącz załączniki plików
W przypadku plików dodanych z obszaru roboczego możesz użyć panelu Właściwości, aby wybrać dodatkowe opcje dla załączników dokumentu, prezentacji lub arkusza kalkulacyjnego: Uwzględnij etykiety załączników, Uwzględnij załączniki oraz Uwzględnij znaczniki załączników.
Aktualizuj wersje plików
Pliki Workiva dodawane z Twojego obszaru roboczego będą wyświetlać datę i godzinę bieżącej wersji pliku w momencie dodania go do segregatora. Zarządzanie wersjami pozwala właścicielom i redaktorom segregatorów kontrolować, kiedy najnowsza wersja pliku jest wyświetlana w segregatorze. Możesz zaktualizować wybrany plik lub wszystkie pliki, aby wyświetlić najnowszą wersję.
Aby zaktualizować pojedynczy plik do najnowszej wersji, kliknij plik w segregatorze i wybierz Aktualizuj plik do najnowszej wersji w panelu Właściwości.
Aby zaktualizować wszystkie pliki w skoroszycie do najnowszej wersji, wybierz Aktualizuj wszystkie wersje na pasku narzędzi Edytuj.
Właściciele skoroszytów mogą zmienić domyślne ustawienia zarządzania poprawkami we Właściwościach skoroszytu . Zaznaczenie pola wyboru obok Automatycznie aktualizuj wersje spowoduje automatyczne pobranie najnowszych wersji plików do segregatora.
Właściwości spoiwa
Właściciele bindera mogą dostosować jego właściwości.
Aby zaktualizować właściwości spoiwa:
- Wybierz Właściwości w zakładce Edytuj .
- Dostosuj właściwości do swoich potrzeb. Masz możliwość aktualizacji Nazwa, Opcje ogólne, Zarządzanie poprawkami, Opcje arkusza kalkulacyjnego, Rozmiar, Orientacja, i Skala segregatora.
- Kliknij Save Changes, aby zastosować zmiany w segregatorze.
Eksportuj segregator
Istnieją dwa sposoby wyeksportowania segregatora:
- Zapisz jako plik PDF
- Drukuj
Po wybraniu opcji Zapisz jako PDF segregator zostanie pobrany na komputer jako plik PDF. Jeśli wybierzesz Drukuj, podgląd segregatora otworzy się w nowej karcie w bieżącej przeglądarce; umożliwi to wydrukowanie, pobranie lub podgląd segregatora.
W przypadku obu opcji eksportu możesz zapisać cały segregator lub aktualnie wybrany plik.
Usuń pliki
Aby usunąć pliki z segregatora:
- Kliknij szary przycisk 'x' obok wymienionego pliku.
- Wybierz Remove, aby potwierdzić, że chcesz usunąć ten plik.
Usuń segregator
Możesz usunąć segregator, klikając go prawym przyciskiem myszy na stronie Strona główna lub korzystając z rozwijanego menu, aby wybrać Usuń.