For å sikre ansvarlighet og samsvar med føderale finansieringskrav, bruker mottakere av føderale tilskudd og samarbeidsavtaler Federal Financial Report (FFR) – også kjent som skjema SF-425 – for å rapportere statusen for tildelingene deres. FFR sporer kumulative utgifter, føderale kontantutbetalinger og saldoer slik at både tilskuddsmottakeren og tildelende etat kan overvåke tilskuddets fremdrift og bekrefte utgiftene.
Fra Corporate Regulatory Reportingkan du utarbeide FFR-er for innsending til flere føderale etater – inkludert Small Business Administration (SBA), Department of Commerce (DOC) eller Environmental Protection Agency (EPA).
Merk: Før du starter en rapport, må en arbeidsområdeeier først konfigurere sin arkiveringstype, som spesifiserer arkiveringsbyrå, rapporteringsår og forfallsdatoer. For å rapportere SF-425 med flere etater, opprett en separat innleveringstype for hver. Hvis du vil vite mer, kan du se Konfigurer rapportering for bedriftsregulatorer.
Trinn 1. Start rapporten
Merk: Før du starter en rapport, må en arbeidsområdeeier først konfigurere typen for å spesifisere byrå og skjema. Hvis du vil vite mer, kan du se Konfigurer rapportering for bedriftsregulatorer.
Slik oppretter du en SF-425-rapport:
- Fra Rapportering for bedriftsregulatorer, velg Rapporter.
- For den aktuelle etatens SF-425-rapporttype, klikk på Legg til skjemaer eller velg Legg til skjemaer fra menyen.
- For å begynne å forberede skjemasvarene, klikk på Start rapport for å angi rapporttypen samt start- og forfallsdatoer og importerte kildefiler.
Trinn 2. Importer eller klargjør data
For å forberede svarene på skjemaene kan du:
- Importer kildefiler for å automatisk fylle ut felt med data fra et annet program
- Forbered svar manuelt gjennom direkte inntasting eller datainnsamlingsoppgaver
For å automatisere datainnsamlingen kan du importere data for en rapport – for eksempel fra ERP-systemet (Enterprise Resource Planning) eller en annen kilde – fra Kildedata.
Når du importerer en kildefil, spesifiserer du rapporten og tilordner dataene til de respektive feltene i skjemaene. For å oppdatere skjemaet med nylig importerte data, velg Oppdater data fra menyen i Rapporter.
Merk: Importerte data fyller ut de respektive feltene i rapportene dine som de er. Utfør enhver transformasjon av kildedataene – for eksempel å konvertere datoformater eller runde store beløp til tusenvis – før du importerer.
Hvis du vil vite mer, kan du se Importer kildedata for bedriftsrapportering.
For felt som ikke fylles ut automatisk basert på Innstillinger eller importerte kildedata, kan du manuelt legge inn eller samle inn svar fra Rapporter:
Merk: For å automatisere datainnsamlingen inneholder hver rapport en Prosess. En arbeidsområdeeier må først sette opp prosessen, inkludert forfallsdato, eier og standard tildelere
-
For å legge inn svar, velg Rediger fra skjemaets Handlingerog fyll ut feltene etter behov.
Merk: Skjemaet validerer automatisk svar for å sikre at de oppfyller BEA-krav, for eksempel for datoformater eller tallområder og desimaler. Hvis det oppstår en feil, rediger svaret etter behov. Hvis du vil ha informasjon om et felts obligatoriske format, kan du se instruksjonene for BEA-skjemaet.
- For å samle inn svar gjennom rapportens prosess, åpne enhetens skjema og klikk deretter på Samle inn data manuelt for å sende oppgaver til feltenes tilordnede.
Hvis du vil vite mer, kan du se Forbered svar for rapportering fra bedriftsregulatorer.
Tips: Fra Rapporterkan du se hvor mange obligatoriske felt i hvert skjema som trenger et svar. Når alle obligatoriske felt har svar, oppdateres skjemaets status til Klar.
Trinn 3. Send inn til arkiveringsbyrået
Når rapporten er klar, send inn svarene via det aktuelle tildelingsorganets SF-425. Innsendinger av SF-425 varierer fra etat til etat; for eksempel:
- For å sende inn svar til Justisdepartementet (DOJ), send inn svar via JustGrants-portalens nettbaserte SF-425.
- For å sende inn til Department of Health & Human Services (HHS), send inn svar via Payment Management System (PMS).
- For noen etater – som EPA eller det amerikanske landbruksdepartementet (USDA) – last ned og send inn SF-425 som en portabel dokumentfil (PDF).
Merk: Send inn rapporten din til etaten minst et par dager før forfallsdatoen, slik at de kan gjennomgå innsendingen din og be om eventuelle rettelser.
For å opprette en PDF av en SF-425 – for eksempel for å sende inn til byrået – velg Generer PDF fra skjemaets Handlinger, og klikk deretter på Last ned innleverings-PDF.