Ved å rulle fremover kan du kopiere et sett med dokumenter som beholder koblingene sine, i stedet for å opprette og koble sammen nye versjoner fra bunnen av. Når du ruller fremover, bruker du en mappe som inneholder alle dokumentene du vil inkludere.
For dokumenter med XBRL bruker du fortsatt denne prosessen til å rulle frem filene i mappen din. Når det er gjort, kan du rulle frem XBRL-datoer.
Trinn 1: Klargjør en mappe
Vi anbefaler at du oppretter en undermappe for å holde orden på filene dine etter at du har rullet frem flere ganger. Du oppretter en undermappe ved å høyreklikke på mappen og velge New Subfolder fra menyen.
Du kan for eksempel opprette en undermappe "2020" i den primære økonomimappen som inneholder kvartalsrapportene for året.
Vi anbefaler også at du oppretter et hovedregneark som inneholder alle datoer som brukes i filene dine, og at du lenker fra hovedregnearket for hver bruk. På denne måten kan du oppdatere alle datoene dine på én gang (les mer om Linking).
Du kan også angi datoer i én del av et dokument og deretter lenke til disse datoene i resten av dokumentet.
Sørg for at alle lenkede dokumenter er inkludert i mappen før du ruller videre, ellers vil ikke lenkene fungere korrekt i de kopierte filene.
Trinn 2: Kopier en mappe
Når du kopierer en mappe, opprettes det kopier av alle vedlagte filer, og den koblede informasjonen oppdateres uten at de opprinnelige filene endres.
Merk: Du må være arbeidsområdeeier for å kunne kopiere en mappe.
- Fra Home velger du Files .
- Høyreklikk på mappen du vil rulle fremover, og velg Kopier.
- Kontroller at mappen inneholder alle dokumentene du vil rulle fremover, og klikk på Next.
- Velg hva som skal inkluderes i kopien.
Merk: Hvis de vedlagte filene har automatiseringer, vil de automatisk bli inkludert i kopien. For å redusere feil i de kopierte automatiseringene må du sørge for å inkludere alt annet som er nødvendig for at automatiseringene skal kunne kjøre.
- Under Link Settings velger du Create copies of all source files. På denne måten kan du oppdatere datoene i de koblede filene uten å endre datoene i de opprinnelige filene.
Merk: Alternativet Connections under Copy includes vises bare hvis du bruker FSA/Wdata-løsningen.
- Oppdater navnet på mappen slik at det gjenspeiler den ønskede perioden.
- For Location velger du undermappen du opprettet i forrige trinn.
- Klikk på Kopier.
Merk: Eventuelle oppdateringer av filens tillatelser før du kopierer en mappe, blir overført til den kopierte filen.
Kopieringen av mappen kan ta flere minutter, men du kan fortsette å bruke Workiva under kopieringsprosessen. Du vil motta et varsel og en e-post når den kopierte mappen er klar.
Trinn 3: Oppdater og gjennomgå filene dine
Etter at kopieringsprosessen er fullført, oppdaterer du nødvendig datainformasjon for å overføre filene dine. Det kan oppstå feil i dokumenthelsen hvis datoer og hyperkoblinger ikke er oppdatert.
Først kan du gi filene dine et nytt navn fra Home ved å høyreklikke på filen og velge Rename . Med dette alternativet kan du raskt endre filnavnene slik at de samsvarer med den aktuelle perioden (for eksempel endre Q1 til Q2).
Deretter må du oppdatere innholdet i de enkelte filene dine.
- Åpne det primære regnearket, og oppdater de tilknyttede datoene.
- Sjekk dokumentene dine for å sikre at alle datoer er koblet sammen og overført til den nye rapporteringsperioden. Hvis du for eksempel ruller frem fra Q2 til Q3, kan du kontrollere at seks måneder er blitt til ni måneder, at andre kvartal er blitt til tredje kvartal osv.
- Se etter oppdaterte datoer på underskriftssiden og i bilagene.
- Oppdater hyperkoblinger etter behov.
- Sjekk Document Health.