Oversikt over Linked Files-rapporten
I rapporten Lenkede filer kan du se forholdet mellom kildelenkene og destinasjonslenkene mellom filer. Den inneholder informasjon om både kildefiler og målfiler for filene du har valgt, samt koblede filer utenfor utvalget ditt.
Bruk rapporten for lenkede filer til å se hvor verdiene kommer fra, og hvilke filer som bidrar med lenkeverdier. Du kan kjøre en rapport om koblede filer på en mappe, et prosjekt eller en enkelt fil. Fra rapporten over koblede filer kan du også laste ned en liste over koblede filer.
<!--You can create a linked file report for:
Classic Documents
Classic
Workbooks
Classic
Presentations
Folders
Projects
Next
generation files in a project
Eksempelmappe
I eksempelet nedenfor vises en mappe som inneholder et dokument, en presentasjon og et regneark.
- I mappen: Dokumentet bruker en kilde fra regnearket, og presentasjonen bruker en kilde fra dokumentet.
- Utenfor mappen: Dokumentet bruker også verdier fra et annet dokument og et regneark utenfor mappen.
Eksempel på scenario
Hvis du kopierer denne mappen, kopieres også dokumentet og regnearket utenfor mappen. Ved hjelp av rapporten Koblede filer kan du se alle de medvirkende filene som vil bli inkludert når du starter en -kopi.
Merk: Hvis du endrer koblinger etter at du har opprettet en rapport med koblede filer, må du kjøre en ny rapport for å få de nyeste opplysningene. Den fanger bare opp koblingsdetaljer på det tidspunktet du oppretter rapporten.
Opprett en rapport med koblede filer
Før du oppretter en rapport om koblede filer, bør du se document health for å se etter eventuelle problemer med koblinger.
Slik oppretter du en rapport med koblede filer:
- 1
- Finn mappen, prosjektet eller filen i Files eller Home.
- 2
- Høyreklikk på elementet, og velg Linked Files Report .
- 3
- Klikk på Create Link Report. Du ser statusen for rapporten nederst til høyre.
- 4
- Når rapporten er ferdig, klikker du på Åpne rapport nederst til høyre.
Du vil også motta en e-post med en lenke til rapporten, slik at du kan få tilgang til den når som helst.
Se gjennom rapporten for koblede filer
Etter at du har opprettet rapporten med koblede filer, bør du gå gjennom den for å se alle koblingsdetaljene. Rapporten om koblede filer inneholder to deler med flere detaljer.
Rapporter handlinger
- Med Copy kan du starte en kopi av filer, og du kan velge å inkludere eller ekskludere filer.
- Eksporter - Du kan eksportere en liste over filer som en .csv-fil som du kan se gjennom eller dele med andre.
Deler av rapporten
- Valgte filer inneholder filene du har valgt for å kjøre rapporten. Dette kan være filer i en mappe, eller bare ett enkelt dokument.
- Additional Linked Filesinneholder kilder som ligger utenfor de valgte filene. Denne fanen er ekskludert hvis det ikke finnes noen eksterne filer.
Tabelldetaljer
- Valgte filnavn inneholder filnavnet og et ikon som angir filtypen.
- Kildefiler viser alle filene som har kildekoblinger, fordelt på to kategorier:
- Outside Sources viser kilder som ikke finnes i filene du har valgt for å kjøre rapporten, for eksempel filer utenfor en mappe.
- Allerede inkludert i valgte filer viser filene du har valgt for å kjøre rapporten for koblede filer, for eksempel filene i en mappe.
- Kilder / Forekomster viser det totale antallet kildekoblinger for den aktuelle filen, deretter en oversikt over unike kilder og det totale antallet ganger den aktuelle kildekoblingen er brukt i en fil.
For eksempel i filen nedenfor :
- 1
- 487 er det totale antallet lenker i filen
- 2
- 14 er antall unike kilder fra den aktuelle filen
- 3
- 16 er det totale antallet lenkeforekomster for den aktuelle filen
Kopier fra rapporten Koblede filer
Ved å kopiere fra rapporten for koblede filer kan du enkelt lage kopier av kilde- og målfilene. Du kan også velge nøyaktig hvilke filer fra rapporten med koblede filer du vil inkludere i kopien din.
Merk: Kopier fra rapporten Koblede filer replikerer for øyeblikket ikke mappestrukturen og inkluderer heller ikke prosesser eller opplastede filer (for eksempel PDF-filer) i mappen. Hvis du trenger å vedlikeholde noen av disse elementene, Kopier fra filer/mapper i stedet.
- 1
- Klikk på Kopier øverst til høyre i rapporten med koblede filer.
- 2
- Gå gjennom filene i utvalget ditt, og bruk avmerkingsboksene til å velge hvilke elementer som skal inkluderes i kopien din. Klikk deretter på Next.
- 3
- Velg kopieringsinnstillinger for .
-
Merk: Siden alle kildefilene dine ble samlet inn gjennom rapporten, vil du ikke kunne justere koblingsinnstillingene dine.
- 4
- Klikk på Copy for å fullføre. Du vil motta en e-post med en lenke til de kopierte filene.
Vanlige spørsmål
Kan jeg fortsette å bruke den samme rapporten etter at jeg har redigert filene mine?
Rapporten er et øyeblikksbilde basert på tidspunktet den ble opprettet. Hvis du gjør endringer i koblingene, kan du kjøre en ny rapport om koblede filer.
Hvem kan se en rapport om lenkede filer?
Når du har opprettet en lenket fil, kan alle i arbeidsområdet se den ved hjelp av URL-adressen til rapporten. Hvis noen ikke har tilgang til et bestemt dokument, vil det vises som "Kan ikke få tilgang til dokumentet".