For å aggregere og segmentere data basert på spesifikke kriterier kan du opprette spørringer basert på data som er lagret i Workiva-plattformen i form av tabeller og regneark. Du kan for eksempel opprette spørringer for å analysere inntektene etter sted eller for å sammenligne fra år til år.
Du kan opprette en spørring ved hjelp av :
- Definer kriteriene i et dra-og-slipp-vindu Builder .
- Sett sammen definisjonen som syntaks, hvis du er komfortabel med Structured Query Language (SQL) .
Når du oppretter en spørring, definerer du kildene og kriteriene for dataene som skal inkluderes i resultatene:
- Felter, som inneholder informasjonen som skal vises i søkeresultatene
- Filtrer, for å inkludere bare poster som oppfyller utvalgte kriterier, for eksempel for å fokusere på bestemte kontoer, regioner eller tidsperioder
- Beregninger, som returnerer verdier basert på flere kolonner, for eksempel for å summere beløpet eller sammenkoble strenger
- Relasjoner, for å koble sammen relaterte data fra flere kilder
Trinn 1. Opprett spørringen
Du kan opprette spørringen fra bunnen av, eller basere den på en eksisterende spørring.
- Fra Wdata Home klikker du på Create , og velger Query .
- Gå til Query Properties for å angi egenskapene til spørringen:
- For å identifisere spørringen og hensikten med den, angir du et unikt navn og en beskrivelse.
- I Limitangir du det maksimale antallet poster som skal returneres.
- Hvis du bare vil returnere poster med forskjellige verdier, for eksempel for å unngå duplikater, velger du Vis bare distinkte rader.
- Hvis du vil angi hvem som kan se og samarbeide om spørringen, klikker du på Tillatelser , og velger hver enkelt samarbeidspartners tilgang.
- Klikk på Lagre .
- Rediger spørringens navn og beskrivelse etter behov.
- Velg mappen du vil lagre spørringen i, og klikk på Save Query.
For å gjøre det enklere å opprette en spørring kan du lagre en kopi av en spørring som utgangspunkt for en lignende spørring.
- Kopier den eksisterende spørringen fra seg selv eller Home :
- Fra spørringen klikker du på Lagre , Lagre som.
- Fra Homevelger du Copy fra spørringens meny.
- Fra spørringen klikker du på Lagre , Lagre som.
- Skriv inn navn, beskrivelse og plassering for den nye spørringen.
- Klikk på Lagre spørring.
- I den nye spørringen klikker du på Tillatelser , og velger hver enkelt medarbeiders tilgang.
- Klikk på Lagre .
Trinn 2. Velg kildene til spørringen
For å velge dataene som skal brukes i spørringen, inkluderer du kolonner fra tabeller, spørringsresultater og regneark som du har tilgang til i Workiva-plattformen.Fra Kilder venstre panel klikker du på Ny kilde, og velger dataene som skal inkluderes i spørringen.
Hvis spørringen har flere kilder, kan du i fanen Relasjonerdefinere hvordan du skal kombinere - eller koble sammen - oppføringene deres.
Merk: Når du lagrer spørringen, fjernes automatisk alle kilder som vises som Needs Relationship . For å beholde disse kildene definerer deres forhold til andre kilder.
Trinn 3. Legg til eventuelle parametere
Hvis du vil definere verdier for spørringens filtre eller beregninger når spørringen kjøres, for eksempel for å dele opp dataene i sanntid, legger du til parametere for verdiene deres. Fra Parameters -panelet kan du
- Legg til en ny parameter og angi mulige verdier for når spørringen kjøres.
- Velg en global parameter på som er konfigurert av Workspace Owner.
Trinn 4. Definer søkeresultatene
Du kan definere resultatene av en spørring ved å dra og slippe Builder eller - hvis du er kjent med SQL-syntaksen - SQL editor.
Tips: Hvis du vil angre endringer i Builder eller SQL Editor og gå tilbake til den tidligere lagrede versjonen av spørringen, klikker du på Tilbakestill . Hvis du samarbeider med andre om spørringen, er det ikke sikkert at den sist lagrede versjonen er din siste lagring.
For å definere spørringen anbefaler vi å dra og slippe Builder, spesielt hvis du ikke er kjent med eller komfortabel med SQL-syntaks.
- Hvis du vil angi hvilke data som skal inkluderes i søkeresultatene, velger du kolonnene under Kilder, og klikker på Legg til i felt eller drar dem til under Felt.
- For å bla gjennom Kilder -panelet kan du klikke på Utvid alle eller Skjul alle for å vise eller skjule alle kolonnene.
- Hvis du vil finne en bestemt kilde eller kolonne, klikker du på Vis filtre og søker etter navnet.
- Etter at du har lagt til feltene i spørringen, kan du i panelet Feltegenskaper definere egenskapene eller beregningen for hvert felt etter behov.
- På Filters kan du opprette filtre for å angi kriterier for kildedataene som skal inkluderes i resultatene, for eksempel for å fokusere på bestemte kontoer eller tidsperioder.
Tips: For å velge kriterier når du kjører spørringen, for eksempel for å dele opp dataene i sanntid, bruker du parameterverdier med filtre eller beregninger.
Hvis du er kjent med SQL, kan du klikke på SQL og Edit SQL for å skrive spørringens SQL-setning i en editor.
Merk: For å bevare SQL-syntaksen din åpnes redigeringsprogrammet som standard i skrivebeskyttet tilstand. Avhengig av hvor kompleks spørringen din er, er det ikke sikkert at du kan beholde syntaksen hvis du klikker på Builder etter at du har startet i SQL-redigeringsprogrammet.
Selv om ikke alle spørringer inneholder alle klausulene, kjøres hver del av SQL-setningen i en bestemt rekkefølge:
-
FROMogJOIN, for å finne kildene til dataene det spørres etter -
WHERE, for å bare inkludere data som oppfyller bestemte kriterier -
GROUP BY, for å oppsummere data basert på felles verdier -
HAVING, for å bare inkludere data fra aggregerte rader som oppfyller bestemte kriterier -
SELECTellerSELECT DISTINCT, for å spesifisere ytterligere hvilke kildedata som skal inkluderes -
ORDER BY, for å angi hvordan dataene skal sorteres i resultatene -
LIMITogOFFSET, for å angi hvor mange - og hvilke - poster fra spørringen som skal inkluderes
For å sikre dataintegritet støtter SQL-editoren skrivebeskyttede setninger som SELECT, men ikke lese/skrive-setninger som INSERT eller DELETE.
Hvis du raskt vil referere til en kildekolonne i syntaksen, høyreklikker du på den i panelet Sources og velger Add to Query.
- For å bla gjennom Kilder -panelet kan du klikke på Utvid alle eller Skjul alle for å vise eller skjule alle kolonnene.
- Hvis du vil finne en bestemt kilde eller kolonne, klikker du på Vis filtre og søker etter navnet.
Merk: Hvis du vil begrense søkeresultatene til bestemte poster, definerer du filterkriteriene som SQL-syntaks. For å angi et filters verdi når spørringen kjøres, refererer til en parameter.
Trinn 5. Legg ut resultatene
Som standard vises søkeresultatene usortert og flatt, med alle feltene som separate kolonner som i en tabell. For å gjøre dataene mer oversiktlige kan du sortere søkeresultatene basert på dataene i et felt.
Tips: For å oppsummere og pivotere resultatene ytterligere kan du legge dem ut som en krysstabell med rader, kolonner og verdier.
Hvis du vil sortere søkeresultatene, flytter du feltene du vil sortere etter, til Sortertpå fanen Sorter , og velger om dataene skal sorteres i stigende eller synkende rekkefølge.
Hvis du vil sortere søkeresultatene, bruker du nøkkelordet ORDER BY , for eksempel ORDER BY field_header ASC. Hvis du vil sortere etter flere felt, skiller du dem med komma; ORDER BY field_header1 ASC, field_header2 DESC.
Trinn 6. Verifiser og bruk resultatene
Hvis du vil vise resultatene av en spørring, klikker du på Kjør spørring . Hvis spørringen inneholder parametere, angir du verdiene for disse og klikker på Run Query.
Når du har bekreftet at søkeresultatene vises riktig, kan du bruke dem i hele Workiva-plattformen:
- Opprett en visning for å analysere dataene som en tabell eller et diagram
- Koble dataene til et regneark eller tabellen eller diagrammet i et dokument eller en presentasjon
- Eksporter dataene til en tabell eller et regneark