Med Connections-panelet kan du dele data på tvers av arbeidsområder og i hele organisasjonen. Når du deler et datasett, kan du begrense delingen til en bestemt bruker eller utvide den til en hel brukergruppe. Datamottakerne kan deretter godta oppdateringer i arbeidsområdet sitt når de er klare til å gjøre det - noe som i bunn og grunn skaper en "gated" opplevelse der hver datamottaker mottar oppdateringer på sin egen tidslinje.
På denne måten kan teamene ha separate - men likevel tilkoblede - arbeidsområder som deler felles data. Hver "dataeier" bestemmer hvem som skal ha tilgang til et datasett, mens hver datamottaker bestemmer når og hvor dataene skal brukes.
Merk: Denne funksjonen fungerer sammen med ark-til-ark og ark-til-bord tilkoblinger.
Krav
Roller
- Rollen Workspace Owner eller Data Sharing Manager er nødvendig for å opprette, slette eller endre en deling.
Tillatelser
- Du må være fileier for å opprette nye delinger eller tilkoblinger, eller publisere oppdateringer fra et bestemt regneark.
- Du må være filinnehaver eller redaktør for å motta oppdateringer og oppdatere data som er delt med deg.
Innstillinger
- Hvis du tilhører flere arbeidsområder, kan du dele datasett med brukergrupper i alle disse arbeidsområdene.
- Hvis du ikke tilhører et arbeidsområde, kan du likevel dele datasett - men en organisasjonsadministrator eller arbeidsområdeadministrator i målarbeidsområdet må først aktivere innstillingen share workspace.
Opprett en ny deling
En "share" er en type forbindelse mellom brukere og arbeidsområder. For å opprette en deling starter du en utgående tilkobling fra kildearbeidsområdet ditt. Deretter kan du legge til individuelle brukere eller hele brukergrupper til delingen og publisere oppdateringer en masse til alle tilkoblede destinasjoner.
Merk: Du må ha Workspace Owner- eller Data Sharing Manager-rollen for å opprette eller administrere en deling, og du må ha Owner-rettighet til filen du arbeider med.
- Åpne Connections -panelet på høyre side av skjermen.
- Velg fanen Utgående øverst.
- I kategorien Utgående klikker du på Legg til tilkobling.
-
Velg det første alternativet: Del med en annen bruker eller brukergruppe.
Merk: Du kan også koble til et ark eller tabell fra dette skjermbildet.
- Klikk på Next: Legg til detaljer for å gå videre.
- Gi delingen et navn og en kort beskrivelse. Denne sendes til datamottakeren og informerer om hva dataene skal brukes til.
- Klikk på Next: Legg til brukere eller brukergrupper for å gå videre.
-
Bruk feltet Organization users for å finne individuelle brukere fra hele organisasjonen, eller Workspace user groups for å legge til en hel gruppe.
Merk: For at grupper skal vises i denne listen, må innstillingen share workspace være aktivert av en organisasjonsadministrator for det aktuelle arbeidsområdet.
- Klikk på Share for å fullføre.
Legg til eller fjern tilgang til en eksisterende deling
Når en deling er opprettet, kan du legge til eller fjerne brukere uten å endre den underliggende tilkoblingen.
- Åpne Connections -panelet på høyre side av skjermen.
- Velg fanen Utgående øverst.
- Finn den delte tilkoblingen, og klikk på Administrer deling.
-
Klikk på feltet Organisasjonsbrukere for å legge til individuelle brukere i denne delingen, eller på feltet Arbeidsområdets brukergrupper for å legge til en hel gruppe.
Merk: Data som deles med en enkelt bruker, kan brukes i alle arbeidsområder vedkommende er medlem av. Data som deles med en brukergruppe, kan imidlertid bare brukes i det aktuelle arbeidsområdet.
-
Hvis du vil fjerne brukere fra delingen, klikker du på Remove access ved siden av navnet nederst i vinduet.
Merk: Bruk fanene til å veksle mellom individuelle brukere og brukergrupper.
- Klikk på Done for å fullføre.
Vær oppmerksom på at fjerning av tilgang til en deling ikke vil påvirke eksisterende bruk av disse dataene, og alle delte tilkoblinger vil fortsette å motta oppdateringer. Hvis du fjerner tilgangen, forhindrer du ganske enkelt at disse dataene legges inn i fremtiden.
Hvis du vil bryte denne forbindelsen permanent, bør du fjerne den delte forbindelsen helt.
Fjern en delt tilkobling
Hvis du ikke lenger har bruk for en deling og ønsker å slette den permanent, kan du fjerne den direkte fra Tilkoblinger-panelet. Dette vil bryte forbindelsen for alle brukere og forhindre fremtidige oppdateringer.
- Åpne panelet Connections.
- Gå til Utgående tilkoblinger.
- Finn tilkoblingen din, åpne rullegardinmenyen, og velg Fjern tilkobling.
Etter at en deling er fjernet, vil all eksisterende bruk av disse dataene forbli i målarbeidsområdet - men det vil ikke lenger motta oppdateringer fra kildearbeidsområdet. Du må opprette en ny deling hvis du vil koble den til igjen senere.
Del og publiser oppdateringer
Når du har oppdatert et delt datasett i kildearbeidsområdet, må du publisere endringene. Dette sender oppdaterte data til hvert destinasjonsarbeidsområde, som mottakerne kan "godta" i arkene sine ved å oppdatere forbindelsen.
Merk: Eierrettigheter kreves for å publisere oppdateringer, men både redaktører og eiere kan motta oppdateringer.
For å publisere oppdaterte data klikker du på knappen Share updates på ett av tre steder:
Uansett hvor denne handlingen initieres, vil du bli bedt om å gi en kort beskrivelse av endringene før du deler oppdateringene. Denne korte "meldingen" vil vises til datamottakerne når de oppdaterer arkene sine senere.
Koble til delte data (som datamottaker)
Som datamottaker kan du finne og sette inn delte datasett ved å opprette en innkommende tilkobling. Delte datasett er knyttet til kildedestinasjonen, og etter den første delingen kan de settes inn på flere steder i arbeidsområdet. Hver bruk av de delte dataene kan deretter oppdateres (eller "oppdateres") uavhengig av hverandre etter din egen tidsplan.
Merk: Selv om du kan få tilgang til delte data, kan du ikke åpne kildedokumentet de ble delt fra direkte.
- Åpne Connections -panelet på høyre side av skjermen.
- Velg fanen "Incoming" øverst, og klikk på Add Connection > Shared dataset.
-
Klikk på Sett inn for å legge til det delte datasettet i det aktuelle arket.
Merk: Før du setter inn et datasett, kan du klikke på det for å se flere detaljer, inkludert beskrivelse, kildearbeidsområde og opprinnelig dataleverandør.
Når du har lagt til et datasett for første gang, kan det hende du må vente litt før arket oppdateres med de nye dataene.
Oppdater delte data
Når delte data er lagt til i et ark, kan du oppdatere dem ved å klikke på knappen Refresh incoming. Dette kan initieres på tre steder.
På høyre side kan du oppdatere fra "innkommende"-fanen på Connections -panelet. Du kan også oppdatere alle arktilkoblinger på én gang herfra.
Merk: Du kan klikke på Vis melding her for å se en kort beskrivelse av endringen gitt av delingsbrukeren.
VANLIGE SPØRSMÅL
Hva er forskjellen på å fjerne en deling og å fjerne tilgang til en deling?
En "deling" er ganske enkelt en type forbindelse mellom to eller flere arbeidsområder. Du kan rasjonere tilgangen til en delt tilkobling ved å legge til eller fjerne brukere, men den underliggende tilkoblingen påvirkes ikke - med mindre du fjerner den helt.
Å fjerne en aksje på denne måten kan ikke gjøres ugjort og bør vurderes nøye.
Fjern en deling: Denne handlingen sletter den delte tilkoblingen permanent for alle brukere. Eventuelle eksisterende innføringer av delte data vil forbli "foreldreløse" i målarbeidsområdet, og ingen fremtidige oppdateringer vil bli mottatt. Gå til avsnittet.
Fjern tilgang til en deling: Denne handlingen påvirker ikke selve tilkoblingen, men hindrer bare brukere i å legge inn delte data på nye steder. Eventuelle eksisterende innsettinger av delte data vil forbli i målarbeidsområdet, og det vil fortsette å motta fremtidige oppdateringer. Gå til avsnittet.
Hvor kan en datamottaker bruke delte data?
Dette avhenger av hvordan dataene opprinnelig ble delt.
- Hvis datasettet ble delt med en individuell bruker: Datasettet vil være tilgjengelig for denne brukeren i alle arbeidsområder i hele organisasjonen. Det gjør det mulig for datamottakeren å bruke dataene hvor som helst de har tillatelse til å gjøre det.
- Hvis datasettet ble delt med en brukergruppe: Dette datasettet vil bare være tilgjengelig i målarbeidsområdet. Hvis medlemmer av brukergruppen ønsker å bruke dataene i et annet arbeidsområde, må de deles direkte med dem.
Vær oppmerksom på at selv om datamottakere har tilgang til delte data, har de ikke direkte tilgang til kildefilen som dataene ble delt fra.