Bruk av kontrollark er den mest effektive måten å lagre forskjellige variabler som brukes i én og samme arbeidsflyt. Kontrollark er verdifulle fordi de lar sluttbrukere spesifisere inndata for en kjede uten å måtte redigere selve kjeden. For å kunne bruke et kontrollark må vi først forstå hvordan et kontrollark struktureres, og hvordan vi leser data fra kontrollarket. I denne Connected Learning Path skal vi sette opp et kontrollark og bruke en Workiva-kommando til å hente data fra kontrollarket.
| Primært bruksområde for virksomheten |
Organisering av rapporteringsarbeidsflyter fra et sentralisert sted Forenkler arbeidsflythåndteringen for sluttbrukerne |
| Primært læringsmål | Lær hvordan du strukturerer et kontrollark og henter data fra et kontrollark ved hjelp av kjeder |
| Forutsetninger |
Konfigurer Workiva Connector Fullfør CLP | Laste opp data til en tabellbane Fullfør CLP | Oppdater liste over tilkoblinger Gi rettigheter til regnearket for den tilknyttede Workiva API Grant-brukeren |
| Støttemal | CLP | Avlesning fra et kontrollark |
Trinn 1: Opprett et kontrollark
Vi vil opprette et kontrollark for å lagre variabler som brukes til å laste opp data til en Wdata-tabell og deretter oppdatere tilkoblingene for disse dataene. I stedet for å spesifisere disse variablene som Runtime Inputs hver gang kjeden kjører, legger vi til variablene våre i et kontrollark som kjeden vil lese og bruke gjennom hele kjøringen.
Dette kontrollarket demonstrerer opplasting av flere filer til en enkelt Wdata-tabell og oppdatering av tilkoblinger i et enkelt regneark, men prosessen kan utvides til å omfatte flere tabeller og regneark ved ganske enkelt å legge til den unike ID-en til tabellen eller regnearket i kontrollarket.
- Naviger til Workiva-plattformen for å opprette et nytt regneark
- Klikk på Create og velg Spreadsheet
- Gi regnearket et navn: CLP-kontrollark
- Gi det første arket et navn: Primært kontrollark
- Opprett følgende overskrifter i det primære kontrollarket
- ActiveFlag
- Denne kolonnen angir om arbeidsflyten må kjøres for den aktuelle linjen i kontrollarket
- Filnavn
- Denne kolonnen angir navnet på datasettet slik det vil vises i Wdata-tabellen
- TabellID
- ID for tabellen i Wdata der dataene skal lastes opp
- RegnearkID
- ID for regnearket der dataene skal oppdateres
- FileLocation
- Plassering av filen som skal lastes ned
- ActiveFlag
- Fyll ut arket med følgende verdier ved å fylle ut <TableID>-kolonnen med ID for CLP Employee Detail Table og <SpreadsheetID>-kolonnen med ID for CLP Employee Overview Spreadsheet, disse ID-ene ble opprettet i tidligere Connected Learning Paths, se forutsetningene for å se hvilke Connected Learning Paths som kreves.
ActiveFlag,FileName,TableID,FileLocation
TRUE,EmployeeDetailsP01,<TableID>,<SpreadsheetID>,https://cs-sftp-training-bucket.s3.amazonaws.com/cs-training/transformation-qs/employee_detail_P01.csv
TRUE,EmployeeDetailsP02,<TableID>,<SpreadsheetID>,https://cs-sftp-training-bucket.s3.amazonaws.com/cs-training/transformation-qs/employee_detail_P02.csv
TRUE,EmployeeDetailsP03,<TableID>,<SpreadsheetID>,https://cs-sftp-training-bucket.s3.amazonaws.com/cs-training/transformation-qs/employee_detail_P03.csv
Trinn 2: Oppdater regnearktillatelser
For å sikre effektiv kommunikasjon mellom en Workiva-kommando og et regneark, må API Grant som genereres, være knyttet til en bruker som har eier- eller redigeringsrettigheter på regnearket.
- Fra CLP Control Sheet Spreadsheet, klikker du på File i båndet øverst på siden
- Klikk på Tillatelser, deretter Regneark
- Gi tilgang til den Workiva-brukeren som er knyttet til den konfigurerte API-bevilgningen i Workiva Connection
Trinn 3: Opprett en kjede
For å bruke variablene vi opprettet i kontrollarket, oppretter vi en kjede som leser fra den. Siden vi alltid bruker det samme regnearket og arket, setter vi opp kjedevariabler for å lagre disse opplysningene slik at vi får konsekvent tilgang.
- Naviger til Chain Builder
- Opprett en ny Chain
- Gi kjeden et navn: CLP | Lesing fra et kontrollark
- Under Kjedevariabler klikker du på plusstegnet to ganger for å opprette to kjedevariabler og konfigurere dem som vist nedenfor:
- Variabel 1:
- Type: Kjedevariabel (cv)
- Navn: cv-Kontrollregneark-ID
- Verdi: skriv inn ID for CLP Control Spreadsheet
- For å finne regneark-ID-en, naviger til regnearket CLP Control Sheet Spreadsheet
- I URL-en velger du regneark-ID-en, som du finner etter "spreadsheet/" og før "/sheet"
- Regneark-ID-en er for eksempel uthevet her: app.wdesk.com/a/QWNjb3VudB8yMDkwNzExMDQ0/spreadsheet/6c4a23966c3c4a10a3178ae5791db7fd/-1/sheet/3161ee0402ec4b9fa4e937e6f0f63b13
- For å finne regneark-ID-en, naviger til regnearket CLP Control Sheet Spreadsheet
- Variabel 2:
- Type: Kjedevariabel (cv)
- Navn: cv-Kontrollark Navn
- Verdi: Primærkontrollark
- Variabel 1:
- Redd kjeden
Trinn 4: Hent arkdata
Vi bruker kommandoen Get Sheet Data til å starte kjeden. Dette gjør at vi kan hente informasjon fra kontrollarket og mate den inn i kjeden.
- Legg til en Get Sheet Data -kommando fra Workiva Connector i startområdet for kjeden
- Dobbeltklikk på kommandoen for å konfigurere den
- Klikk på regneark-ID-feltet
- Klikk på nedoverpilen i panelet Velg en variabel for å utvide Kjede
- Velg cv-Control Spreadsheet ID Kjedevariabel
- Klikk på feltet Ark-ID/navn
- Klikk på nedoverpilen i panelet Velg en variabel for å utvide Kjede
- Velg cv-Control Sheet Name Kjedevariabel
- Region: Du kan gjerne angi en region. Hvis ":" står igjen, vil kommandoen hente data i hele regnearket
- Klikk på regneark-ID-feltet
- Lagre kommandoen
Trinn 5: Test øvelsen
Nå som kjeden er ferdig, kan du teste resultatet.
- Publiser kjeden
- Klikk på Execute og velg deretter Run Chain
- Når kjeden er fullført, klikker du på noden Get Sheet Data for å bekrefte at den er vellykket
- Kommandoen skal gi en .csv-utskrift av dataene i det angitte arket i regnearket, du ser .csv ved å klikke på øyeeplet-ikonet
Lær mer om bruk av kontrollark ved å fullføre neste bane: Bruke verdier fra et kontrollark!