For å lære mer om å bygge en prosess generelt, se Bygg en prosess.
Merk: Innholdsforespørsler er for øyeblikket tilgjengelige med ESG-løsningen og SECs avanserte løsning. Kontakt din kundesuksesssjef for å finne ut mer.
For innholdsforespørsler får tilordnede redigeringstillatelse til den valgte filplasseringen når handlingen starter. Etter at den tildelte har sendt inn innholdsforespørselen, blir godkjenneren (hvis tildelt) varslet om å gjennomgå arbeidet sitt og mottar visningstillatelser til filen. Etter at innholdsforespørselen er fullstendig fullført, vil både den som tildeler og godkjenneren beholde tilgangen som leser.
Legge til en innholdsforespørsel i en prosess
Etter at du har opprettet en prosess, kan du legge til en innholdsforespørsel fra knappen Legg til handling i verktøylinjen.
Fyll deretter ut feltene i Handlingsdetaljer høyre panel. Hver innholdsforespørsel må inneholde følgende informasjon:
- Tittel: Navnet på handlingen din
- Tildelt til: Samarbeidspartneren som må fullføre innholdsforespørselen
- Fil: Filen der innholdet er nødvendig
- Seksjon: Den spesifikke seksjonen i filen der innhold er nødvendig
Du kan også legge til:
- Forfallsdato (valgfritt): Dette er når mottakeren må fullføre innholdsforespørselen innen. Hvis virkedager er konfigurert, kan du også angi forfallsdatoen ved å skrive inn nummeret på virkedagen (f.eks. kan du angi forfallsdatoen til den femte virkedagen i bedriftens timeplan).
- Påminnelser til tildelere: Du kan bruke systemstandarden, velge å ikke sende påminnelser i det hele tatt, eller tilpasse påminnelsene etter dine personlige behov. Se Send påminnelser i Prosesser for mer informasjon.
- Godkjenning av (valgfritt): Godkjenneren som godkjenner mottakerens innhold eller returnerer det for videre omarbeiding
- Godkjenningsfrist(valgfritt): Dette er når godkjenneren må godkjenne innholdsforespørselen innen. Hvis virkedager er konfigurert, kan du også angi forfallsdato for godkjenning ved å skrive inn nummeret på virkedagen (f.eks. kan du angi forfallsdato for godkjenning til den femte virkedagen i bedriftens tidsplan).
- Godkjennerpåminnelser: Hvis du legger til en godkjenner, kan du tilpasse godkjennerpåminnelsene. Du kan bruke systemets standardinnstilling, velge å ikke sende påminnelser i det hele tatt, eller tilpasse påminnelsene etter dine personlige behov. Se Send påminnelser i Prosesser for mer informasjon.
- Instruksjoner (valgfritt): All tilleggsinformasjon som trengs for å fullføre innholdsforespørselen
- Tagger(valgfritt): Identifiserer informasjon om handlingen ved hjelp av en kategori og en verdi (f.eks.: Prioritet: Lav)
Gjennomgå prosessen din før du starter prosessen
For å sikre at prosessen går knirkefritt, anbefaler vi at du gjør følgende før du starter prosessen:
- Gjennomgå prosessinnstillingene dine. Når du har startet prosessen, vil du ikke kunne endre følgende innstillinger: Startordre, konfigurasjonen din for Virkedager (du kan bare endre Siste virkedag) og innstillingen for sertifiseringer Automatisk godkjenning.
- Sjekk prosessens tilstand ved å klikke på Se etter problemer i panelet til venstre. Dette vil føre til problemer, for eksempel oppgaver som mangler nødvendig informasjon eller oppgaver med forfallsdatoer som allerede er utløpt, for å hjelpe deg med å løse dem raskere.
- Bekreft at alle sertifiseringshandlinger og detaljene deres er korrekte ved å eksportere alle prosesshandlinger som en CSV-fil.
Start en prosess med innholdsforespørsler
Etter at du har bygget prosessen, klikker du på Start prosess i verktøylinjen. Når en innholdsforespørsel starter, vil tildelerne motta en e-post med lenke direkte til den tildelte fildelen.
Merk: Bare en prosesseier kan kjøre prosessen (denne prosesseieren blir prosessansvarlig). Videre må prosesseieren ha eiertillatelser til de tildelte filene i innholdsforespørslene for å kjøre prosessen.
For filer i innholdsforespørsler trenger du ikke å oppdatere filtillatelsene manuelt. Tildelte får redigeringstillatelse til filen så snart innholdsforespørselen starter.
Hvis prosessens startrekkefølge er satt til Alt på en gang, får de tildelte redigeringstillatelse til filen så snart du kjører prosessen. Hvis startrekkefølgen er satt til Én om gangen eller Manuell, vil tildelere bare få redigeringstillatelser når deres spesifikke innholdsforespørsel starter.
Etter at den tildelte har fullført innholdsforespørselen sin, settes tillatelsene deres til Leser. Hvis aktuelt, vil godkjennere også motta lesertillatelser til å gjennomgå den tildeltes arbeid. Hvis godkjenneren returnerer innholdsforespørselen til den tildelte for omarbeiding, vil den tildelte motta redigeringstilgang igjen.