Malen Initiate Document Export lar deg eksportere Workiva-dokumenter i HTTP-format, som deretter kan konverteres til en PDF- eller DOCX-fil. Denne funksjonen brukes ofte til å sikkerhetskopiere dokumenter, aktivere frakoblet redigering eller dele Workiva-dokumenter med brukere utenfor arbeidsområdet.
Krav
- Du må ha tilgang til klient-ID og klienthemmelighet via OAuth2-tildelingen din.
- Følgende koblinger må være konfigurert i arbeidsområdet ditt:
Lag en mal
Malen Initiate Document Export ligger i Workiva Kjeder-delen av maler-skjermbildet.
Slik finner du den:
- I Chain Builder går du til Templates fanen.
- Velg Workiva Chains fra menyen øverst.
- Søk etter Initiate Document Export øverst til høyre, og åpne malen.
Når du har funnet malen, konfigurerer du den for arbeidsområdet ditt ved hjelp av variablene og kjøretidsinndataene som er oppført nedenfor.
Merk: For detaljerte instruksjoner om hvordan du oppretter en kjede fra en mal, se artikkelen Opprett og administrer kjeder.
Variabler
| Variabel type | Navn på variabel | Beskrivelse | Er det nødvendig? |
| Dynamisk kjede | dcv-eksportStatus | Brukes til å registrere dokumentets eksportstatus. | Ja |
| Dynamisk kjede | dcv-ressursURL | Dokumentnavnet eller ID-verdien. | Ja |
| Arbeidsområde | wsv-KlientID | ID generert fra OAuth2 Grant for Workiva-kontakten din. | Ja |
| Arbeidsområde | wsv-Secret | Hemmelig token generert fra OAuth2 Grant for Workiva-kontakten din. | Ja |
| Arbeidsområde | wsv-IAMURL | URL-adressen for overstyring av IAM-vert. | Ja |
| Arbeidsområde | wsv-PlatformURL | URL-adressen for overstyring av plattform-API-vert. | Ja |
Betraktninger
| Inndata ved kjøretid | Beskrivelse | Alternativer | Er det nødvendig? |
| ExportFormat | Angir formatet på eksporten. | .pdf eller .docx | Ja |
| EksportID | ID for dokumentet. | Ja | |
| ExportFileName | Kan brukes ved opplasting eller e-post for å erstatte standardnavnet på filen. | Nei | |
| Inndelinger | ID-ene til seksjonene i dokumentet som skal eksporteres. Kan stå tom hvis du eksporterer hele dokumentet. | Nei | |
| Docx - Eksportalternativer | Når du eksporterer til .docx, gir dette spesifikasjoner for det eksporterte objektet. |
|
Nei |
| Alternativer for PDF-eksport | Når du eksporterer til .pdf, gir dette spesifikasjoner for det eksporterte objektet. |
|
Nei |
Merk: Hvis de valgfrie feltene ikke fylles ut, eksporteres hele objektet uten noen spesifikasjoner.
Oppsett av e-postvarsling
For å motta den eksporterte filen må du i tillegg konfigurere kommandoen Get (Final Resource) med en e-postvarsling:
- Når du redigerer kjeden Initiate Document Export, velger du kommandoen Get (Final Resource) og klikker på Edit
- Klikk på konvoluttikonet for å åpne skjermbildet Notifications.
- Klikk på knappen + New notification.
- Åpne rullegardinmenyen "Condition", og velg Success.
- Åpne rullegardinmenyen "Mottakere", og velg e-postadressen til alle brukere som skal motta det eksporterte objektet.
- Åpne menyen "Attachments" og velg filen som kommer ut fra kommandoen Get (Final Resource).
Denne prosessen sender en HTTP-fil til mottakeren av e-posten. Mottakeren må deretter manuelt endre filtypen til ønsket format:
- File_name.txt. => file_name.pdf
- File_name.txt => file_name.docx
Feilsøking
Hvis kjeden din utløste en feil eller ikke klarte å oppdatere de riktige dataene, må du kontrollere at følgende er sant:
-
Alle variabler i arbeidsområdet er korrekte. Hvis du bruker et sandkasse-arbeidsområde, bruker du sandkasse-versjonen av IAM/Platform-URL-adressene.
-
Du har inkludert alle nødvendige kjøretidsinput, for eksempel presentasjons- og eksport-ID.
-
Du har konfigurert en e-postvarslingsinnstilling for kommandoen Get (Final Result).