Med permer kan du samle filer og vedlegg på ett sted, slik at du kan eksportere innholdet som én enkelt PDF-fil. Denne prosessen bevarer dokument- og vedleggsmarkeringen ved eksport, noe som er spesielt nyttig under den digitale utbindingsprosessen. I denne artikkelen lærer du hvordan du oppretter en perm, legger til og administrerer filer, og eksporterer innholdet.
Opprett en perm
Slik oppretter du en ny perm:
- Fra Hjem velger du Opprett.
- Velg Binder. Den nye permen åpnes automatisk.
- Hvis du vil oppdatere standardnavnet på permen, velger du Rename.
- Skriv inn et personlig navn, og velg Rename.
Nå har du en perm som du kan legge til og lagre filer i.
Legg til filer
Du kan legge til filer fra nåværende arbeidsområde i permen, eller du kan velge å laste opp filer fra datamaskinen din.
Merk: En perm har en grense på 100 filer.
Legg til filer fra arbeidsområdet ditt
Slik legger du til filer fra arbeidsområdet ditt i permen:
- Klikk på den grønne Legg til fil -knappen, eller velg Legg til fil under Rediger -fanen, for å velge Fra dette arbeidsområdet.
- Merk av i avmerkingsboksene til venstre for filene du vil legge til.
Merk: Du må ha visnings-, redigerings- eller eierrettigheter til en fil for å kunne legge den til i en perm.
- Klikk på Åpne.
- Hvis du vil legge til flere filer, klikker du på den grønne knappen Add File eller velger alternativet Add File under fanen Edit.
Workiva-filer som legges til i nye permer, vil vise dato og klokkeslett for filens gjeldende revisjon på det tidspunktet den ble lagt til. Oppdater filrevisjoner etter behov, eller endre standardinnstillingen i Binder Properties.
Legg til filer fra datamaskinen din
Slik legger du til filer fra datamaskinen i permen:
- Klikk på den grønne Legg til fil -knappen, eller velg Legg til fil under Rediger -fanen, for å velge Fra datamaskinen.
- Velg en fil fra datamaskinen, og velg Open.
- Hvis du vil legge til flere filer, klikker du på den grønne knappen Add File eller velger alternativet Add File under fanen Edit.
Opplastede filer som legges til i nye permer, vil vise dato og klokkeslett for når filen ble lastet opp.
Når du har lagt til filer i permen, kan du organisere dem faner og flytte rundt på dem ved behov. Hvis du vil vite mer, kan du se Organisere filer i en perm.
Erstatt fil
Du kan enkelt bytte ut filer som ikke er fra Workiva, i permen.
Slik erstatter du en fil:
- Klikk på filen du vil erstatte i permen.
- Klikk på rullegardinpilen i panelet Properties.
- Velg Erstatt fil.
- Velg en fil på datamaskinen og velg Åpne.
- Hvis du har kommentarer fra den opprinnelige filen som du ønsker å beholde i erstatningsfilen, merker du av for Apply original comments to the replacement.
- Klikk på Erstatt.
Legg til plassholder for en fil
Hvis du ikke har filen i permen ennå, kan du legge til en plassholder.
Legg til plassholder.
Hvis du vil legge til en plassholder i permen, kan du klikke på knappen Legg til plassholder nederst i permen eller klikke på Legg til plassholder i verktøylinjen Rediger.
Last opp fil til plassholder
Når du er klar, kan du laste opp en fil til en plassholder.
Slik laster du opp en fil:
- Klikk på plassholderen i permen.
- Klikk på rullegardinpilen i panelet Properties.
- Velg Last opp fil.
- Velg en fil på datamaskinen og velg Åpne.
Administrer filinformasjon og vedlegg
Etter at filene er lagt til i permen, kan du oppdatere filens visningsnavn og inkludere dokumentmarkering og vedlegg for filer i arbeidsområdet.
Oppdater visningsnavn
Etter at filene er lagt til, kan du oppdatere dokumentets Visningsnavn i Egenskaper -panelet.
Merk: Oppdatering av Visningsnavnet til en fil endrer hvordan navnet vises i permen, men det påvirker ikke filnavnet i programmet som helhet.
Inkluder dokumentmarkering
For dokumenter som er lagt til fra arbeidsområdet ditt, kan du velge Inkluder dokumentmarkering i Egenskaper -panelet. Eventuell dokumentmarkering som er lagt til i dokumentet, vil bli inkludert i permen som eksporteres.
Inkluder filvedlegg
For filer som legges til fra arbeidsområdet ditt, kan du bruke egenskapspanelet til å velge flere alternativer for vedlegg til dokumenter, presentasjoner eller regneark: Inkluder vedleggsetiketter, Inkluder vedlegg, og Inkluder vedleggsmarkering.
| Alternativ for vedlegg | Beskrivelse |
| Inkluder etiketter for vedlegg |
Alle tilpassede -etiketter som brukes til vedlagte filer, vil bli inkludert i permen. |
| Inkluder vedlegg |
Eksterne filer som ble lagt til i Workiva-filene dine som et -vedlegg, vil bli inkludert i permen. |
| Inkluder vedleggsmarkering |
Dette vedleggsalternativet vises når "Inkluder vedlegg" er valgt. Alle -markeringer som legges til i vedlegget i Markup Viewer, blir inkludert i permen. |
Oppdater filrevisjoner
Workiva-filer som legges til fra arbeidsområdet ditt, vil vise dato og klokkeslett for filens gjeldende revisjon på det tidspunktet den ble lagt til i permen. Revision Management gjør det mulig for permeiere og redaktører å kontrollere når den nyeste revisjonen av en fil skal vises i permen. Du kan oppdatere en valgt fil eller alle filene for å vise den nyeste revisjonen.
Hvis du vil oppdatere en enkelt fil til den nyeste revisjonen, klikker du på en fil i permen og velger Update file to latest revision i Properties panelet.
Hvis du vil oppdatere alle filene i permen til den nyeste revisjonen, velger du Oppdater alle revisjoner i verktøylinjen Rediger.
Bindemiddeleiere kan endre standardinnstillingen for revisjonshåndtering i Bindemiddelegenskaper. Hvis du merker av i avmerkingsboksen ved siden av Auto-update revisions , hentes de nyeste filrevisjonene automatisk inn i permen.
Bindemiddelegenskaper
Bindemiddeleiere kan tilpasse bindemiddelegenskapene.
Slik oppdaterer du bindemiddelegenskapene:
- Velg Properties i Edit -fanen.
- Tilpass egenskapene slik at de passer til dine behov. Du har mulighet til å oppdatere Navn, Generelle alternativer, Revisjonshåndtering, Regnearksalternativer, Størrelse, Orientering, og Skala i permen.
- Klikk på Lagre endringer for å bruke endringene i permen.
Eksporter en perm
Det finnes to måter å eksportere permen på:
- Lagre som PDF
- Skriv ut
Når du velger Lagre som PDF, lastes permen ned som en PDF-fil til datamaskinen din. Hvis du velger Print, åpnes en forhåndsvisning av permen i en ny fane i nettleseren din, slik at du kan skrive ut, laste ned eller forhåndsvise permen.
For begge eksportalternativene kan du velge om du vil lagre hele permen eller den filen som er valgt for øyeblikket.
Fjern filer
Slik fjerner du filer fra permen din:
- Klikk på det grå 'x' ved siden av den oppførte filen.
- Velg Remove for å bekrefte at du vil fjerne denne filen.
Slett en perm
Du kan slette en perm ved å høyreklikke på den fra Home eller ved å bruke rullegardinmenyen til å velge Delete.