Om verantwoording af te leggen en te voldoen aan de federale financieringsvereisten, gebruiken ontvangers van federale subsidies en samenwerkingsovereenkomsten het Federal Financial Report (FFR) – ook wel bekend als Formulier SF-425 – om de status van hun toekenningen te rapporteren. Het FFR (Federal Financial Report) registreert de cumulatieve uitgaven, federale gelduitkeringen en saldi, zodat zowel de subsidieontvanger als de toekennende instantie de voortgang van de subsidie kunnen volgen en de besteding ervan kunnen controleren.
Vanuit Corporate Regulatory Reportingkunt u FFR's opstellen voor indiening bij verschillende federale instanties, waaronder de Small Business Administration (SBA), het Department of Commerce (DOC) of het Environmental Protection Agency (EPA).
Opmerking: Voordat u een rapport kunt starten, moet een Werkruimte-eigenaar eerst het indieningstype instellen, waarbij het indienende agentschap, het rapportagejaar en de uiterste datums worden gespecificeerd. Om SF-425-formulieren bij meerdere instanties in te dienen, moet u voor elke instantie een apart indieningstype aanmaken. Voor meer informatie kunt u Bedrijfsrapportage instellen.
Stap 1. Start het rapport
Opmerking: Voordat u een rapport start, moet een Werkruimte-eigenaar eerst het type instellen om het agentschap en de vorm te specificeren. Voor meer informatie kunt u Bedrijfsrapportage instellen.
Om een SF-425-rapport op te stellen:
- Vanuit Corporate Regulatory Reporting, selecteer Reports.
- Voor het betreffende SF-425-rapporttype van het agentschap klikt u op Formulieren toevoegen of selecteert u Formulieren toevoegen in het menu.
- Om de antwoorden op de formulieren voor te bereiden, klikt u op Rapport starten om het rapporttype, de start- en einddatum en de te importeren bronbestanden te specificeren.
Stap 2. Gegevens importeren of voorbereiden
Om de antwoorden op de formulieren voor te bereiden, kunt u het volgende doen:
- Bronbestanden importeren om velden automatisch te vullen met gegevens uit een andere applicatie
- Handmatig antwoorden voorbereiden via directe invoer of gegevensverzamelingstaken
Om het verzamelen van gegevens te automatiseren, kunt u gegevens voor een rapport importeren — bijvoorbeeld vanuit uw Enterprise Resource Planning (ERP)-systeem of een andere bron — via Brongegevens.
Bij het importeren van een bronbestand specificeert u het bijbehorende rapport en koppelt u de gegevens aan de betreffende velden van de formulieren. Om het formulier bij te werken met nieuw geïmporteerde gegevens, selecteert u Gegevens vernieuwen in het menu Rapporten.
Opmerking: Geïmporteerde gegevens vullen de betreffende velden van uw rapporten zoals ze zijn. Voer eventuele transformaties van de brongegevens uit – zoals het converteren van datumformaten of het afronden van grote bedragen op duizendtallen – voordat je importeert.
Voor meer informatie kunt u Brongegevens importeren voor bedrijfsrapportage aan regelgevende instantiesbekijken.
Voor velden die niet automatisch worden ingevuld op basis van Instellingen of geïmporteerde brongegevens, kunt u handmatig antwoorden invoeren of verzamelen uit Rapporten:
Opmerking: Om het verzamelen van gegevens te automatiseren, bevat elk rapport een Proces.
Een werkruimte-eigenaar moet eerst hetproces instellen, inclusief de vervaldatum, de eigenaar en de standaardtoegewezen personen.-
Om antwoorden in te voeren, selecteer Bewerken bij Actiesvan het formulier en vul de velden naar behoefte in.
Opmerking: Het formulier valideert automatisch de antwoorden om ervoor te zorgen dat ze voldoen aan de BEA-vereisten, zoals voor datumformaten of getallenreeksen en decimalen. Als er een fout optreedt, pas het antwoord dan indien nodig aan. Raadpleeg de instructies van het BEA-formulier voor informatie over het vereiste formaat van een veld.
- Om reacties te verzamelen via het proces van het rapport, opent u het formulier van de entiteit en klikt u vervolgens op Handmatig gegevens verzamelen om taken naar de toegewezen personen van de velden te sturen.
Voor meer informatie kunt u Antwoorden voorbereiden voor bedrijfsrapportage aan regelgevende instanties.
hebben . Zodra alle verplichte velden zijn ingevuld, wordt de status van het formulier bijgewerkt naar 'Klaar'.
Stap 3. Indienen bij de betreffende instantie
Zodra het rapport gereed is, dient u de antwoorden in via het SF-425-formulier van de betreffende subsidieverstrekkende instantie. De manier waarop SF-425-formulieren worden ingediend, verschilt per instantie; bijvoorbeeld:
- Om een aanvraag in te dienen bij het Ministerie van Justitie (DOJ), kunt u antwoorden indienen via het webgebaseerde SF-425-formulier op het JustGrants-portaal.
- Om een aanvraag in te dienen bij het Department of Health & Human Services (HHS), dient u uw antwoorden in via het Payment Management System (PMS).
- Sommige instanties, zoals de EPA of het Amerikaanse ministerie van landbouw (USDA), downloaden en dienen het SF-425-formulier in als een PDF-bestand (Portable Document File).
Opmerking: Dien uw rapport ten minste enkele dagen vóór de deadline in bij het agentschap, zodat het uw inzending kan beoordelen en eventuele correcties kan aanvragen.
Om een PDF van een SF-425 te maken — bijvoorbeeld om in te dienen bij de betreffende instantie — selecteer je PDF genereren in het Acties-menu van het formulier en klik je vervolgens op PDF downloadenvoor indiening.