Doorrollen stelt u in staat om een set documenten te kopiëren die hun koppelingen behouden, in plaats van nieuwe versies vanaf nul aan te maken en te koppelen. Wanneer u vooruit rolt, gebruikt u een map met alle documenten die u wilt opnemen.
Voor documenten met XBRL gebruikt u nog steeds dit proces om de bestanden in uw map door te rollen. Zodra dat gebeurd is, kunt u XBRL-data vooruitrollen.
Stap 1: Een map voorbereiden
Als best practice raden wij aan om een submap te maken om uw bestanden georganiseerd te houden nadat u meerdere keren bent doorgerold. Om een submap aan te maken, klikt u met de rechtermuisknop op de map en selecteert u New Subfolder in het menu.
U kunt bijvoorbeeld een submap "2020" maken in uw primaire financiële map om uw kwartaalrapporten voor het jaar te bevatten.
Wij raden u ook aan om een primaire spreadsheet te maken die alle data bevat die in uw bestanden gebruikt worden en voor elk gebruik een koppeling te maken vanuit de hoofdspreadsheet. Op deze manier kunt u al uw data in één keer bijwerken (lees meer over Linking).
U kunt ook datums instellen in één deel van een document en dan in de rest van het document naar die datums verwijzen.
Zorg ervoor dat alle gekoppelde documenten in de map staan voordat u doorrolt, anders werken de koppelingen niet correct in de gekopieerde bestanden.
Stap 2: Kopieer een map
Het kopiëren van een map maakt kopieën van alle ingesloten bestanden en werkt de gekoppelde informatie bij zonder uw originele bestanden te wijzigen.
Opmerking: U moet Workspace Owner zijn om een map te kunnen kopiëren.
- Ga naar Home, selecteer Bestanden .
- Klik met de rechtermuisknop op de map die u vooruit wilt rollen en selecteer Kopiëren.
- Zorg ervoor dat de map alle documenten bevat die u vooruit wilt rollen en klik op Volgende.
- Selecteer wat er in uw exemplaar zit.
Opmerking: Als uw bijgevoegde bestanden automatiseringen bevatten, worden deze automatisch in de kopie opgenomen. Om fouten in de gekopieerde automatiseringen te verminderen, moet u ervoor zorgen dat u alles toevoegt dat nodig is om uw automatiseringen uit te voeren.
- Selecteer onder Linkinstellingen Kopieën maken van alle bronbestanden. Hierdoor kunt u de datums in uw gekoppelde bestanden bijwerken zonder de datums in uw originele bestanden te wijzigen.
Opmerking: De optie Connections onder Copy includes wordt alleen weergegeven als u de FSA/Wdata oplossing gebruikt.
- Pas de naam van uw map aan om de gewenste periode weer te geven.
- Selecteer voor Locatie de submap die u in de vorige stap hebt gemaakt.
- Klik op Kopiëren.
Opmerking: Alle updates die u hebt uitgevoerd aan de machtigingen van uw bestand voordat u een map hebt gekopieerd, worden overgenomen in het gekopieerde bestand.
Het kopiëren van de map kan enkele minuten duren, maar u kunt Workiva blijven gebruiken tijdens het kopieerproces. U ontvangt een melding en een e-mail wanneer uw gekopieerde map klaar is.
Stap 3: Uw bestanden bijwerken en controleren
Nadat het kopieerproces is voltooid, werkt u de nodige datuminformatie bij om uw bestanden door te rollen. U kunt gezondheidsfouten in documenten tegenkomen als datums en hyperlinks niet zijn bijgewerkt.
Ten eerste kunt u de naam van uw bestanden wijzigen van Home door met de rechtermuisknop op het bestand te klikken en Rename te selecteren. Met deze optie kunt u snel uw bestandsnamen aanpassen aan de huidige periode (zoals Q1 in Q2 veranderen).
Daarna moet u de inhoud in uw individuele bestanden bijwerken.
- Open de primaire spreadsheet en werk de gekoppelde datums bij.
- Controleer uw documenten om er zeker van te zijn dat alle datums gekoppeld zijn en naar de nieuwe rapportageperiode worden doorgeschoven. Als u bijvoorbeeld vooruitrolt van Q2 naar Q3, controleert u of zes maanden veranderd zijn in negen maanden, of het tweede kwartaal veranderd is in het derde kwartaal, enz.
- Controleer op bijgewerkte data op de ondertekeningspagina en bijlagen.
- Werk hyperlinks waar nodig bij.
- Controleer de Document Gezondheid.