Het rapport Gekoppelde bestanden gebruiken

Overzicht van het rapport Gekoppelde bestanden

Met het rapport Gelinkte bestanden kun je de relatie van bronkoppelingen en bestemmingskoppelingen tussen bestanden bekijken. Het bevat details van zowel bronbestanden als doelbestanden voor de bestanden die je hebt geselecteerd, samen met gekoppelde bestanden buiten je selectie.

Gebruik het rapport met gekoppelde bestanden om te bekijken waar de waarden vandaan komen en welke bestanden linkwaarden bijdragen. Je kunt een rapport met gekoppelde bestanden uitvoeren op een map, project of individueel bestand. Vanuit het rapport met gekoppelde bestanden kun je ook overgang of downloaden een lijst van gekoppelde bestanden. 

Voorbeeld map

In het onderstaande voorbeeld zie je een map met een document, een presentatie en een spreadsheet.

• Binnen de map: Het document gebruikt een bron uit de spreadsheet en de presentatie gebruikt een bron uit het document.
• Buiten de map: Het document gebruikt ook waarden uit een ander document en een spreadsheet buiten de map.

Voorbeeldscenario

Als je deze map kopieert of verplaatst, wordt ook het document buiten de map gekopieerd of verplaatst. Bovendien zou het ook een kopie maken van de spreadsheet buiten de map. Als je het rapport met gekoppelde bestanden gebruikt, kun je alle bijdragende bestanden zien die zouden worden opgenomen als je naar kopieert of overgang gaat.

Een rapport met gekoppelde bestanden maken

Voordat je een rapport met gekoppelde bestanden maakt, wil je document gezondheid bekijken om te controleren op eventuele koppelingsproblemen.

Om een rapport met gekoppelde bestanden te maken:

1

In Files of Home, zoek de map, het project of het bestand.

2

Klik met de rechtermuisknop op het item en selecteer Linked Files Report . 

3

Klik op Linkrapport maken. Rechtsonder zie je de status van het rapport.

4

Klik op Rapport openen rechtsonder nadat het rapport is voltooid.

Je ontvangt ook een e-mail met een link naar het rapport, zodat je het op elk gewenst moment kunt bekijken.

Het rapport Gekoppelde bestanden bekijken

Nadat je het rapport met de gekoppelde bestanden hebt gemaakt, wil je het bekijken om alle koppelingsdetails te zien. Het rapport met gekoppelde bestanden bevat twee secties met verschillende details.

Acties rapporteren

• Met Kopiëren kun je een kopie van bestanden starten en je kunt ervoor kiezen om bestanden op te nemen of uit te sluiten. 
• Overgang start het overgangsproces en laat je kiezen welke bestanden je in de overgang wilt opnemen of uitsluiten.
• Exporteren - Je kunt een lijst met bestanden exporteren als een .csv om te bekijken of te delen met anderen. 

Rapportdelen

• Selected Files bevat de bestanden die je hebt geselecteerd om het rapport uit te voeren. Dit kunnen bestanden in een map zijn, of slechts een enkel document.
• Additional Linked Filesbevat bronnen die buiten de geselecteerde bestanden vallen. Dit tabblad wordt uitgesloten als er geen externe bestanden zijn.

Tabel details

• Geselecteerde bestandsnamen bevat de bestandsnaam en een pictogram om het bestandstype aan te geven.
• Bronbestanden toont alle bestanden met bronkoppelingen, opgesplitst in twee categorieën:
  • Outside Sources toont bronnen die niet in bestanden staan die je hebt geselecteerd om het rapport uit te voeren, zoals bestanden buiten een map. 
  • Reeds opgenomen in geselecteerde bestanden toont de bestanden die je hebt geselecteerd om het rapport met gekoppelde bestanden uit te voeren, zoals de bestanden in een map.
• Sources / Occurrences toont het totale aantal bronkoppelingen voor dat bestand, vervolgens een uitsplitsing van unieke bronnen en het totale aantal keren dat die bronkoppeling is gebruikt in een bestand.

Bijvoorbeeld in het onderstaande bestand :

1

487 is het totale aantal links in het bestand

2

14 is het aantal unieke bronnen uit dat bestand

3

16 is het totale aantal koppelingen voor dat bestand

Kopiëren uit het rapport Gekoppelde bestanden

Met kopiëren vanuit het rapport Gekoppelde bestanden kun je eenvoudig kopieën maken van je bron- en doelbestanden. Je kunt ook precies selecteren welke bestanden uit het rapport met gekoppelde bestanden je in je kopie wilt opnemen.

Opmerking: Kopieën van het rapport Gekoppelde bestanden repliceert momenteel niet de mapstructuur en bevat ook geen processen of geüploade bestanden (zoals PDF's) in de map. Als u een van deze items moet onderhouden, kunt u in plaats daarvan Kopiëren van bestanden/mappen gebruiken.

1

Klik op Kopieer rechtsboven in het rapport met gekoppelde bestanden.

2

Bekijk de bestanden in je selectie en gebruik de selectievakjes om te selecteren welke items je in je kopie wilt opnemen. Klik vervolgens op Volgende.

3

Kies uw kopieerinstellingen.

Opmerking: Omdat al je bronbestanden zijn verzameld via het rapport, kun je je linkinstellingen niet aanpassen.

4

Klik op Kopieer om te voltooien. Je ontvangt een e-mail met een link naar de gekopieerde bestanden.

Veelgestelde vragen

Kan ik, nadat ik mijn bestanden heb bewerkt, hetzelfde rapport blijven gebruiken?

Nee. Het rapport is een momentopname op basis van het tijdstip waarop het is gemaakt. Als je wijzigingen aanbrengt in koppelingen, kun je nog een rapport over gekoppelde bestanden uitvoeren.

Wie kan een rapport met gekoppelde bestanden bekijken?

Zodra je een gekoppeld bestand hebt gemaakt, kan iedereen in de werkruimte het bekijken via de URL van het rapport. Als iemand geen toestemming heeft voor een bepaald document, wordt het weergegeven als "Geen toegang tot document".

Verwante artikelen

• Gekoppelde bestandsgegevens bekijken of downloaden
• Een bestand of map kopiëren