Overzicht van het rapport Gekoppelde bestanden
Met het rapport Gelinkte bestanden kunt u de relatie van bronkoppelingen en bestemmingskoppelingen tussen bestanden bekijken. Het bevat details van zowel bronbestanden als doelbestanden voor de bestanden die u hebt geselecteerd, samen met gekoppelde bestanden buiten uw selectie.
Gebruik het rapport met gekoppelde bestanden om te bekijken waar de waarden vandaan komen en welke bestanden linkwaarden bijdragen. U kunt een rapport met gekoppelde bestanden uitvoeren op een map, project of afzonderlijk bestand. Vanuit het rapport met gekoppelde bestanden kunt u ook downloaden een lijst met gekoppelde bestanden.
<!--You can create a linked file report for:
Classic Documents
Classic
Workbooks
Classic
Presentations
Folders
Projects
Next
generation files in a project
Voorbeeldmap
In het onderstaande voorbeeld wordt een map weergegeven die een document, een presentatie en een spreadsheet bevat.
- Binnen de map: Het document gebruikt een bron uit de spreadsheet, en de presentatie gebruikt een bron uit het document.
- Buiten de map: Het document gebruikt ook waarden uit een ander document en een spreadsheet buiten de map.
Voorbeeldscenario
Als u deze map kopieert, worden ook het document en de spreadsheet buiten de map gekopieerd. Met het rapport Gekoppelde bestanden kunt u alle bijdragende bestanden bekijken die zouden worden opgenomen wanneer u een kopie start.
Opmerking: Als u koppelingen wijzigt nadat u een rapport met gekoppelde bestanden hebt gemaakt, moet u een nieuw rapport uitvoeren om de meest recente gegevens te krijgen. Er worden alleen linkgegevens vastgelegd op het moment dat u het rapport maakt.
Een rapport met gekoppelde bestanden maken
Voordat u een rapport met gekoppelde bestanden maakt, wilt u documentgezondheid bekijken om te controleren op eventuele koppelingsproblemen.
Om een rapport met gekoppelde bestanden te maken:
- 1
- Zoek in Files of Homede map, het project of het bestand.
- 2
- Klik met de rechtermuisknop op het item en selecteer Linked Files Report .
- 3
- Klik op Linkrapport maken. Rechtsonder ziet u de status van het rapport.
- 4
- Nadat het rapport voltooid is, klikt u rechtsonder op Rapport openen .
U ontvangt ook een e-mail met een link naar het rapport, zodat u het op elk gewenst moment kunt bekijken.
Het rapport Gekoppelde bestanden bekijken
Nadat u uw rapport met gekoppelde bestanden hebt gemaakt, wilt u het bekijken om alle koppelingsdetails te zien. Het rapport met gekoppelde bestanden bevat twee secties met verschillende details.
Acties rapporteren
- Met Kopiëren kunt u een kopie van bestanden starten en u kunt ervoor kiezen om bestanden op te nemen of uit te sluiten.
- Exporteren - U kunt een lijst met bestanden als .csv exporteren om deze te bekijken of met anderen te delen.
Rapportdelen
- Selected Files bevat de bestanden die u geselecteerd hebt om het rapport uit te voeren. Dit kunnen bestanden in een map zijn, of slechts een enkel document.
- Additional Linked Files bevat bronnen die buiten de geselecteerde bestanden vallen. Dit tabblad wordt uitgesloten als er geen externe bestanden zijn.
Tabel details
- Geselecteerde bestandsnamen bevat de bestandsnaam en een pictogram om het bestandstype aan te geven.
- Bronbestanden toont alle bestanden met bronkoppelingen, opgesplitst in twee categorieën:
- Outside Sources toont bronnen die niet in bestanden staan die u hebt geselecteerd om het rapport uit te voeren, zoals bestanden buiten een map.
- Reeds opgenomen in geselecteerde bestanden toont de bestanden die u hebt geselecteerd om het rapport met gekoppelde bestanden uit te voeren, zoals de bestanden in een map.
- Sources / Occurrences toont het totale aantal bronkoppelingen voor dat bestand, vervolgens een uitsplitsing van unieke bronnen en het totale aantal keren dat die bronkoppeling in een bestand is gebruikt.
Bijvoorbeeld in het onderstaande bestand :
- 1
- 487 is het totale aantal links in het bestand
- 2
- 14 is het aantal unieke bronnen uit dat bestand
- 3
- 16 is het totale aantal koppelingen voor dat bestand
Kopiëren uit het rapport Gekoppelde bestanden
Door te kopiëren vanuit het rapport met gekoppelde bestanden kunt u gemakkelijk kopieën maken van uw bron- en doelbestanden. U kunt ook precies selecteren welke bestanden uit uw gekoppelde bestandenrapport u in uw kopie wilt opnemen.
Opmerking: Kopieën van het rapport Gekoppelde bestanden repliceert momenteel niet de mappenstructuur en bevat ook geen processen of geüploade bestanden (zoals PDF's) in de map. Als u een van deze items moet onderhouden, kunt u in plaats daarvan Kopiëren van bestanden/mappen gebruiken.
- 1
- Klik op Kopieer rechtsboven in uw gekoppelde bestandenrapport.
- 2
- Bekijk de bestanden in uw selectie en gebruik de selectievakjes om te selecteren welke items u in uw kopie wilt opnemen. Klik vervolgens op Volgende.
- 3
- Kies uw kopieerinstellingen.
-
Opmerking: Omdat al uw bronbestanden via het rapport zijn verzameld, kunt u uw linkinstellingen niet aanpassen.
- 4
- Klik op Kopieer om te voltooien. U ontvangt een e-mail met een koppeling naar de gekopieerde bestanden.
Veelgestelde vragen
Kan ik hetzelfde rapport blijven gebruiken nadat ik mijn bestanden heb bewerkt?
Nee. Het rapport is een momentopname gebaseerd op het tijdstip waarop het werd gemaakt. Als u wijzigingen aanbrengt in koppelingen, kunt u nog een rapport met gekoppelde bestanden uitvoeren.
Wie kan een rapport met gekoppelde bestanden bekijken?
Zodra u een gekoppeld bestand hebt gemaakt, kan iedereen in de werkruimte het bekijken via de URL van het rapport. Als iemand geen toestemming heeft voor een bepaald document, wordt het weergegeven als "Geen toegang tot document".