Organisatiegebruikersbeheerders kunnen gebruikers in een organisatie toevoegen en beheren. Bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker kunt u een e-mailadres als gebruikersnaam gebruiken of een unieke waarde instellen. Gebruikersnamen mogen geen spaties of hoofdletters bevatten.
Wat je nodig hebt:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
Een nieuwe gebruiker toevoegen
Om een nieuwe gebruiker aan uw organisatie toe te voegen:
-
Klik rechtsboven op het gebruikerspictogram en selecteer Organisatiebeheerder in het Beheerder vervolgkeuzemenu.
- Selecteer Identiteits- en toegangsbeheer in het menu aan de linkerkant en klik op Identiteiten. Zorg ervoor dat u zich op de pagina Personen bevindt.
- Klik op Toevoegen en selecteer Gebruiker toevoegen .
-
Voer de gegevens van de nieuwe gebruiker in en wijs indien nodig organisatierollen of -licenties toe.
Opmerking: Workiva ondersteunt speciale tekens en letters met accenten voor Voornaam , Achternaam , en Gebruikersnaam .
-
Klik op Gebruiker toevoegen om te voltooien.
Opmerking: Als een gebruiker al deel uitmaakt van een organisatie en u deze wilt toevoegen aan een andere organisatie, raadpleeg dan Een bestaande gebruiker toevoegen .
Nadat je gebruikers aan de organisatie hebt toegevoegd, kunnen ze vervolgens worden toegevoegd aan werkruimtes binnen je organisatie. Zie Gebruikers toevoegen aan een werkruimte voor meer informatie.
Een bestaande gebruiker toevoegen
Je kunt een gebruiker die al in een andere organisatie bestaat, aan je eigen organisatie toevoegen. Om ze toe te voegen, vult u de gebruikersgegevens in zoals u dat zou doen bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker . Klik vervolgens onder het veld Gebruikersnaam op Doorgaan met het toevoegen van een gebruiker om het proces te vervolgen.
Er zijn een paar belangrijke beheerverschillen wanneer je een bestaande gebruiker van een andere organisatie toevoegt:
- De gebruiker wordt beheerd door een andere organisatie. Dit betekent dat u het wachtwoord van de gebruiker niet kunt resetten, hun profielgegevens niet kunt wijzigen en hun account niet kunt activeren of blokkeren.
- De wachtwoordvereisten van uw organisatie zijn niet van toepassing op deze gebruiker.
- Activiteitenlogboeken voor aan- en afmelden en gebruikersbeheer worden niet opgenomen in het activiteitenlogboek van uw organisatie en zijn alleen beschikbaar voor de organisatie die de gebruiker beheert.
Opmerking: Als uw organisatie SAML Single Sign-On (SSO) vereist en de gebruiker die u toevoegt eigendom is van een andere organisatie die geen SSO gebruikt, moet u deze toevoegen aan uw SAML Single Sign-On bypass-lijst.
Je kunt ervoor kiezen om de bestaande gebruiker een welkomstmail te sturen door de onderstaande stappen te volgen. Als je nog vragen hebt, neem dan contact op met Workiva Support voordat je verdergaat met het toevoegen van de gebruiker.
Voeg gebruikers in bulk toe via een CSV-bestand.
Om een lijst met gebruikers via een CSV-bestand aan een organisatie toe te voegen:
- Ga naar de pagina Personen in het gedeelte Identiteits- en toegangsbeheer .
- Klik op Toevoegen en selecteer Gebruikers toevoegen vanuit bestand .
-
Klik op Sjabloon downloaden om je te helpen met de juiste opmaak en vul het in. Gebruikersnamen moeten uniek zijn en e-mailadressen moeten geldig zijn. Als je je eigen bestand gebruikt, zorg er dan voor dat de kolomkoppen overeenkomen met de koppen in de sjabloon. Een geldig CSV-bestand ziet er als volgt uit:
- Upload het bestand en klik op Volgende .
-
Bekijk de lijst met gebruikers die uit het bestand zijn verkregen.
Opmerking: Als de gebruiker al in een andere organisatie bestaat, worden zijn/haar e-mailadres, voornaam en achternaam niet bijgewerkt als u hem/haar toevoegt. Selecteer Gebruikers met waarschuwingen opnemen om ze toch toe te voegen.
- Klik op Gebruikers toevoegen .
- Klik op Upload nog een bestand om meer gebruikers uit een ander bestand toe te voegen, of klik op Sluiten om te voltooien.
Verzend welkomstmails
Wanneer gebruikers aan een nieuwe werkruimte worden toegevoegd, ontvangen ze een welkomstmail met de inloggegevens. Gebruikers moeten de authenticatie-instructies in de e-mail volgen om in te loggen bij Workiva. De links in de e-mail verlopen na 24 uur.
Opmerking: Als u een welkomstmail verstuurt voordat een gebruiker aan een werkruimte is toegevoegd, heeft die gebruiker geen toegang tot iets.
Indien nodig kunt u de welkomstmails opnieuw versturen om de inloginstructies nogmaals te verstrekken. Alleen gebruikersbeheerders van de organisatie kunnen welkomstmails opnieuw naar bestaande gebruikers verzenden. Om een welkomstmail opnieuw te verzenden:
- Selecteer op de pagina Personen in het gedeelte Identiteits- en toegangsbeheer de bestaande gebruikers naar wie u de welkomstmails opnieuw wilt verzenden.
- Klik op Welkom .
- Klik op Verzenden om de welkomstmails opnieuw naar de geselecteerde gebruikers te verzenden.