Gebruikers toevoegen aan een organisatie

Basisinformatie over het toevoegen van gebruikers

Gebruikersbeheerders van de organisatie kunnen gebruikers in een organisatie toevoegen en beheren. Als u een nieuwe gebruiker toevoegt, kunt u een e-mailadres als gebruikersnaam gebruiken of een unieke waarde instellen. Gebruikersnamen mogen geen spaties of hoofdletters bevatten.

Wat u nodig heeft:

• Voornaam en achternaam
• E-mailadres

Een nieuwe gebruiker toevoegen

Om een nieuwe gebruiker aan uw organisatie toe te voegen:

1

Klik linksonder op uw naam en selecteer vervolgens Organisatiebeheerder.

2

Klik op mensen .

3

Klik op Toevoegen en selecteer Gebruikers toevoegen.

4

Voer de gegevens van de nieuwe gebruiker in en selecteer opties voor de benodigde rollen of licenties.

5

Klik op Gebruiker toevoegen of Opslaan en nog een gebruiker toevoegen om door te gaan met het toevoegen van meer gebruikers.

Nadat u gebruikers heeft toegevoegd, kunnen ze worden toegevoegd aan workspaces in uw organisatie.Zie Gebruikers toevoegen aan een workspace voor meer informatie.

Een bestaande gebruiker toevoegen

U kunt een gebruiker die al in een andere organisatie bestaat aan uw organisatie toevoegen. Om ze toe te voegen, volgt u dezelfde stappen als hierboven voor het toevoegen van een nieuwe gebruiker. Er zijn een paar belangrijke beheersverschillen bij het toevoegen van een bestaande gebruiker van een andere organisatie:

• De gebruiker wordt beheerd door een andere organisatie. Dat betekent dat u het wachtwoord van de gebruiker niet opnieuw kunt instellen, zijn profielgegevens niet kunt wijzigen of hem niet kunt activeren of opschorten.
• De wachtwoordvereisten van uw organisatie zijn niet van toepassing op deze gebruiker.
• Activiteitenlogboeken voor in- en uitloggen en activiteiten voor gebruikersbeheer worden niet opgenomen in het activiteitenlogboek van uw organisatie en zijn alleen beschikbaar voor de organisatie die de gebruiker beheert. 

U kunt ervoor kiezen om de bestaande gebruiker een welkomstmail te sturen door de onderstaande stappen te volgen. Als u nog vragen hebt, neem dan contact op met support voordat u verdergaat met het toevoegen van de gebruiker.

Gebruikers toevoegen vanuit een CSV-bestand

Een lijst met gebruikers aan een organisatie toevoegen vanuit een CSV-bestand:

1

Klik op het tabblad Personen op Toevoegen en selecteer Gebruikers toevoegen uit bestand.

2

Download de CSV-sjabloon voor een nauwkeurige opmaak en vul de sjabloon in.Gebruikersnamen moeten uniek zijn en e-mailadressen moeten geldig zijn.Als u uw eigen bestand gebruikt, zorg er dan voor dat uw kolomkoppen overeenkomen met de koppen in de sjabloon.Een geldig CSV-bestand ziet er als volgt uit:

3

Upload het bestand en klik op Volgende.

4

Controleer de lijst met gebruikers die uit het bestand zijn verkregen.

Opmerking: als de gebruiker al in een andere organisatie bestaat, worden zijn e-mailadres, voornaam en achternaam niet bijgewerkt als u hem toevoegt. Selecteer Inclusief gebruikers met waarschuwingen om ze toch toe te voegen.

5

Klik op Gebruikers toevoegen.

6

Klik op Nog een bestand uploaden om meer gebruikers uit een ander bestand toe te voegen, of klik op Sluiten om te voltooien.

Welkomstmails

Welkomstmails worden naar gebruikers gestuurd wanneer ze aan een nieuwe workspace worden toegevoegd. Ze bevatten inloggegevens en een tijdelijk wachtwoord dat na 24 uur verloopt. Nadat de gebruiker voor de eerste keer inlogt, moet er een nieuw wachtwoord aangemaakt worden.

Indien nodig kunt u opnieuw een welkomst-e-mail sturen om een nieuw tijdelijk wachtwoord op te geven. Alleen gebruikersbeheerders van organisaties kunnen welkomst-e-mails opnieuw naar bestaande gebruikers sturen. Een welkomst-e-mail opnieuw verzenden:

1

Klik in Workspace-instellingen op Toevoegen 

2

Zoek de gebruiker en vink het vakje ernaast aan

3

Vink het onderstaande vakje aan om een welkomstmail naar nieuwe gebruikers te sturen

4

Klik op Gebruikers toevoegen om het aanbrengen van wijzigingen te voltooien