Org User Admins kan gebruikers in een organisatie toevoegen en beheren. Bij het toevoegen van een nieuwe gebruiker kunt u een e-mailadres als gebruikersnaam gebruiken of een unieke waarde instellen. Gebruikersnamen mogen geen spaties of hoofdletters bevatten.
Wat u nodig hebt:
- Voor- en achternaam
- E-mailadres
Een nieuwe gebruiker toevoegen
Om een nieuwe gebruiker aan uw organisatie toe te voegen:
- Klik rechtsboven op het gebruikerspictogram en selecteer Organization Admin in de keuzelijst Admin .
- Selecteer Personen in het menu aan de linkerkant.
- Klik op Toevoegen en selecteer Gebruikers toevoegen.
- Voer de gegevens van de nieuwe gebruiker in en wijs indien nodig organisatierollen toe.
Opmerking: Workiva ondersteunt speciale tekens en letters met accenten voor Voornaam, Achternaam, en Gebruikersnaam.
- Klik op Gebruiker toevoegen.
Opmerking: Als een gebruiker al deel uitmaakt van een organisatie en u wilt hem aan een andere organisatie toevoegen, zie Een bestaande gebruiker toevoegen.
Nadat u gebruikers aan de organisatie hebt toegevoegd, kunnen ze vervolgens aan workspaces in uw organisatie worden toegevoegd. Zie voor meer informatie Gebruikers aan een werkruimte toevoegen.
Een bestaande gebruiker toevoegen
U kunt een gebruiker die al in een andere organisatie bestaat aan uw organisatie toevoegen. Om ze toe te voegen, vult u de gegevens van de gebruiker in zoals u zou doen wanneer u een nieuwe gebruiker toevoegt. Klik vervolgens onder het veld Username op Continue Adding User om het proces voort te zetten.
Er zijn een paar belangrijke verschillen in het beheer bij het toevoegen van een bestaande gebruiker van een andere organisatie:
- De gebruiker wordt beheerd door een andere organisatie. Dit betekent dat u het wachtwoord van de gebruiker niet kunt resetten, zijn profielinformatie niet kunt wijzigen, en hem niet kunt activeren of schorsen.
- De wachtwoordvereisten van uw organisatie zijn niet van toepassing op deze gebruiker.
- Activiteitenlogboeken voor aan- en afmelden en gebruikersbeheeractiviteiten worden niet opgenomen in het activiteitenlogboek van uw organisatie en zijn alleen beschikbaar voor de organisatie die de gebruiker beheert.
Opmerking: Als uw organisatie SAML single sign-on (SSO) vereist, en de gebruiker die u toevoegt eigendom is van een andere organisatie die geen SSO gebruikt, moet u deze toevoegen aan uw SAML single sign-on bypass-lijst.
U kunt ervoor kiezen om de bestaande gebruiker een welkomstmail te sturen door de onderstaande stappen te volgen. Als u aanvullende vragen hebt, neem dan contact op met Workiva Support voordat u doorgaat met het toevoegen van de gebruiker.
Gebruikers in bulk toevoegen via CSV-bestand
Een lijst met gebruikers aan een organisatie toevoegen via een CSV-bestand:
- Op de pagina People in Organization Admin, klikt u op Add en selecteert u Add users from file.
- Klik op Download Sjabloon om u te helpen met de juiste opmaak, en vul het in. Gebruikersnamen moeten uniek zijn en e-mailadressen moeten geldig zijn. Als u uw eigen bestand gebruikt, zorg er dan voor dat de kolomkoppen overeenkomen met de koppen in de sjabloon. Een geldig CSV-bestand ziet er als volgt uit:
- Upload het bestand en klik op Volgende.
- Bekijk de lijst met gebruikers die u uit het bestand hebt gehaald.
Opmerking: Als de gebruiker al in een andere organisatie bestaat, worden zijn e-mailadres, voornaam en achternaam niet bijgewerkt als u hem toevoegt. Selecteer Gebruikers met waarschuwingen opnemen om ze toch toe te voegen.
- Klik op Gebruikers toevoegen.
- Klik op Nog een bestand uploaden om meer gebruikers uit een ander bestand toe te voegen, of klik op Sluiten om te voltooien.
Welkomstmails versturen
Welkomstmails met aanmeldingsgegevens worden naar gebruikers gestuurd wanneer ze aan een nieuwe werkruimte worden toegevoegd. Gebruikers moeten de verificatie-instructies in de e-mail volgen om zich bij Workiva aan te melden. De koppelingen in de e-mail verlopen over 24 uur.
Opmerking: Als u een welkomstmail verzendt voordat een gebruiker aan een werkruimte is toegevoegd, krijgt hij nergens toegang toe.
Indien nodig kunt u opnieuw welkomstmails versturen om opnieuw aanmeldinstructies te geven. Alleen Org User Admins kunnen welkomstmails opnieuw versturen naar bestaande gebruikers. Een welkomstmail opnieuw verzenden:
- Op de pagina People in Organization Admin, selecteert u de bestaande gebruikers aan wie u de welkomstmails opnieuw wilt sturen.
- Klik op Welkom.
- Klik op Verzenden om welkomstmails opnieuw naar uw geselecteerde gebruikers te verzenden.