Om gegevens samen te voegen en te segmenteren op basis van specifieke criteria, kunt u query's maken op basis van gegevens die in het Workiva platform zijn opgeslagen als tabellen en spreadsheets. U kunt bijvoorbeeld query's maken om inkomsten per locatie of voor vergelijkingen tussen jaren te analyseren.
Om een query te maken, kunt u:
- Definieer de criteria in een drag-and-drop Builder .
- Stel de definitie ervan samen als syntaxis, als u vertrouwd bent met Structured Query Language (SQL) .
Wanneer u een query maakt, definieert u de bronnen en criteria van de gegevens die in de resultaten moeten worden opgenomen:
- Velden, die de informatie leveren die in de queryresultaten moet worden weergegeven
- Filters, om alleen records op te nemen die aan geselecteerde criteria voldoen, bijvoorbeeld om te focussen op specifieke accounts, regio's of tijdsperioden
- Berekeningen, die waarden teruggeven op basis van meerdere kolommen, bijvoorbeeld om het bedrag op te tellen of tekenreeksen aan elkaar te rijgen
- Relaties, om gerelateerde gegevens uit meerdere bronnen samen te voegen
Stap 1. De query maken
Om de query te maken, kunt u vanaf nul beginnen of de query baseren op een bestaande query.
- Klik in Wdata Home op Create en selecteer Query .
- In het paneel Query Properties stelt u de eigenschappen van de query in:
- Om de query en de bedoeling ervan te helpen identificeren, voert u de unieke naam en beschrijving in.
- Voer in Limit het maximum aantal records in dat moet worden geretourneerd.
- Om alleen records met verschillende waarden te retourneren, bijvoorbeeld om duplicaten te vermijden, selecteert u Toon alleen verschillende rijen.
- Om aan te geven wie de query mag bekijken en eraan mag meewerken, klikt u op Machtigingen , en selecteert u de toegang van elke medewerker.
- Klik op Opslaan .
- Bewerk waar nodig de naam en beschrijving van de query.
- Selecteer de map waarin u de query wilt opslaan en klik op Query opslaan.
Om het maken te vergemakkelijken, kunt u een kopie van een query opslaan als startpunt voor een soortgelijke query.
- Kopieer de bestaande query van zichzelf of Home :
- Klik in de query op Opslaan , Opslaan als.
- Ga naar Home en selecteer Kopieer in het menu van de query.
- Klik in de query op Opslaan , Opslaan als.
- Voer de naam, beschrijving en locatie voor de nieuwe query in.
- Klik op Query opslaan.
- Klik in de nieuwe query op Permissies , en selecteer de toegang van elke medewerker.
- Klik op Opslaan .
Stap 2. Selecteer de bronnen van de query
Om de gegevens te selecteren die u in de query wilt gebruiken, neemt u kolommen op uit tabellen, queryresultaten en spreadsheets waartoe u toegang hebt in het Workiva platform. Klik in het linkerpaneel Sources op New source, en selecteer de gegevens die u in de query wilt opnemen.
Als de query meerdere bronnen heeft, bepaalt u op het tabblad Relaties hoe u hun records combineert of samenvoegt.
Opmerking: Wanneer u de query opslaat, worden bronnen die worden weergegeven als Needs Relationship automatisch verwijderd. Om deze bronnen te behouden, definieert hun relatie met andere bronnen.
Stap 3. Parameters toevoegen
Om waarden voor de filters of berekeningen van de query te definiëren wanneer de query wordt uitgevoerd, bijvoorbeeld om de gegevens in realtime in plakjes en blokjes te verdelen, voegt u parameters voor hun waarden toe. In het paneel Parameters kunt u:
- Voeg een nieuwe parameter toe en geef de mogelijke waarden ervan op voor wanneer de query wordt uitgevoerd.
- Selecteer een globale parameter die is geconfigureerd door de workspace-eigenaar.
Stap 4. De queryresultaten definiëren
U kunt de resultaten van een query definiëren in een drag-and-drop Builder of - als u bekend bent met SQL syntaxis - in een SQL editor.
Tip: Om wijzigingen in Builder of SQL Editor ongedaan te maken en terug te keren naar de eerder opgeslagen versie van de query, klikt u op Reset . Als u samen met anderen aan de query werkt, is het mogelijk dat de laatst opgeslagen versie niet uw laatst opgeslagen is.
Om uw query te definiëren, raden wij de drag-and-drop Builder aan, vooral als u niet bekend of vertrouwd bent met SQL syntaxis.
- Om gegevens op te geven die in de queryresultaten moeten worden opgenomen, selecteert u de kolommen onder Bronnen en klikt u op Toevoegen aan velden of sleept u ze naar onder Velden.
- Om door het paneel Sources te bladeren, klikt u op Expand All of Collapse All om alle kolommen te tonen of te verbergen.
- Om een specifieke bron of kolom te vinden, klikt u op Toon filters en zoekt u op de naam.
- Nadat u de velden van de query hebt toegevoegd, kunt u in het paneel Veldeigenschappen de eigenschappen of berekening van elk van de velden definiëren, indien nodig.
- Op het tabblad Filters kunt u filters aanmaken om de criteria van de brongegevens in te stellen die in de resultaten moeten worden opgenomen, zoals om te focussen op specifieke rekeningen of tijdsperioden.
Tip: Om de criteria te kiezen wanneer u de query uitvoert, bijvoorbeeld om de gegevens in realtime in partjes te verdelen, gebruikt u parameterwaarden met filters of berekeningen.
Als u bekend bent met SQL, klikt u op SQL en SQL bewerken om de SQL-instructie van de query in een editor samen te stellen.
Opmerking: Om uw SQL-syntaxis te behouden, wordt de editor standaard geopend in een alleen-lezen status. Afhankelijk van de complexiteit van uw query is het mogelijk dat u de syntaxis niet kunt behouden als u op Builder klikt nadat u in de SQL-editor bent begonnen.
Hoewel niet elke query elke clausule bevat, wordt elk deel van de SQL-instructie in een bepaalde volgorde uitgevoerd:
-
FROMenJOIN, om de bronnen te bepalen van de gegevens die worden opgevraagd -
WHERE, om alleen gegevens op te nemen die aan specifieke criteria voldoen -
GROUP BY, om gegevens samen te vatten op basis van gemeenschappelijke waarden -
HAVING, om alleen gegevens op te nemen van geaggregeerde rijen die aan specifieke criteria voldoen -
SELECTofSELECT DISTINCT, om verder te specificeren welke brongegevens moeten worden opgenomen -
ORDER BY, om aan te geven hoe de gegevens in de resultaten gesorteerd moeten worden -
LIMITenOFFSET, om aan te geven hoeveel-records van de query moeten worden opgenomen en welke
Om de gegevensintegriteit te waarborgen, ondersteunt de SQL-editor alleen-lezen opdrachten zoals SELECT, maar geen lees-/schrijfopdrachten zoals INSERT of DELETE.
Om snel naar een bronkolom in de syntaxis te verwijzen, klikt u er in het paneel Sources met de rechtermuisknop op en selecteert u Add to Query.
- Om door het paneel Sources te bladeren, klikt u op Expand All of Collapse All om alle kolommen te tonen of te verbergen.
- Om een specifieke bron of kolom te vinden, klikt u op Toon filters en zoekt u op de naam.
Opmerking: Om de queryresultaten te beperken tot specifieke records, definieert u de filtercriteria als SQL-syntaxis. Om de waarde van een filter in te stellen wanneer de query wordt uitgevoerd, verwijst u naar een parameter.
Stap 5. De resultaten opmaken
Standaard worden de queryresultaten ongesorteerd en plat weergegeven, met alle velden als aparte kolommen zoals in een tabel. Om de gegevens te verduidelijken, kunt u de resultaten van de query sorteren op basis van de gegevens van een veld.
Tip: Om de resultaten verder samen te vatten en te splitsen, kunt u ze op weergeven als een kruistabel met rijen, kolommen en waarden.
Om de resultaten van de query te sorteren, gaat u naar het tabblad Sorteren, verplaatst u de velden waarop u wilt sorteren naar Gesorteerd en selecteert u of u de gegevens in oplopende of aflopende volgorde wilt rangschikken.
Om de queryresultaten te sorteren, gebruikt u een trefwoord ORDER BY, zoals ORDER BY field_header ASC. Om op meerdere velden te sorteren, scheidt u elk veld met een komma; ORDER BY field_header1 ASC, field_header2 DESC.
Stap 6. De resultaten controleren en gebruiken
Om de resultaten van een query te bekijken, klikt u op Query uitvoeren . Als de query parameters bevat, stelt u de waarden ervan in en klikt u op Query uitvoeren.
Nadat u hebt gecontroleerd of de queryresultaten correct worden weergegeven, kunt u ze in het hele Workiva platform gebruiken:
- Maak een weergave om de gegevens als een tabel of grafiek te analyseren
- Verbind de gegevens met een spreadsheet of de tabel of grafiek van een document of presentatie
- Exporteer de gegevens naar een tabel of spreadsheet