Om gegevens samen te voegen en te segmenteren op basis van specifieke criteria, kunt u query's maken op basis van gegevens die zijn opgeslagen in het Workiva platform als tabellen en spreadsheets. Je kunt bijvoorbeeld query's maken om inkomsten per locatie of voor vergelijkingen tussen jaren te analyseren.
Om een query te maken, kun je:
- Definieer de criteria in een drag-and-drop Builder .
- Stel de definitie ervan samen als syntaxis, als je vertrouwd bent met Structured Query Language (SQL) .
Wanneer u een query maakt, definieert u de bronnen en criteria van de gegevens die in de resultaten moeten worden opgenomen:
- Velden, die de informatie geven die moet worden weergegeven in de resultaten van de query
- Filters, om alleen records op te nemen die voldoen aan geselecteerde criteria, bijvoorbeeld om te focussen op specifieke accounts, regio's of tijdsperioden
- Berekeningen, die waarden teruggeven op basis van meerdere kolommen, bijvoorbeeld om hun bedrag op te tellen of tekenreeksen aan elkaar te rijgen
- Relaties, om gerelateerde gegevens uit meerdere bronnen samen te voegen
Stap 1. Maak de query
Om de query te maken, begin je helemaal opnieuw of baseer je hem op een bestaande query.
- Klik in Wdata Home op Create en selecteer Query .
- Stel in het paneel Query Properties de eigenschappen van de query in:
- Voer een unieke naam en beschrijving in om de query en de bedoeling ervan te helpen identificeren.
- Voer in Limit het maximumaantal records in dat moet worden geretourneerd.
- Om alleen records met verschillende waarden te retourneren, bijvoorbeeld om duplicaten te vermijden, selecteert u Toon alleen verschillende rijen.
- Om aan te geven wie de query mag bekijken en eraan mag meewerken, klikt u op Machtigingen en selecteert u de toegang van elke medewerker.
- Klik op Opslaan .
- Bewerk de naam en beschrijving van de query als dat nodig is.
- Selecteer de map waarin u de query wilt opslaan en klik op Query opslaan.
Om het maken te vergemakkelijken, kun je een kopie van een query opslaan als startpunt voor een soortgelijke query.
- Kopieer de bestaande query van zichzelf of Home :
- Klik in de query op Opslaan , Opslaan als.
- Ga naar Home en selecteer Kopieer in het menu van de query.
- Klik in de query op Opslaan , Opslaan als.
- Voer de naam, beschrijving en locatie voor de nieuwe query in.
- Klik op Query opslaan.
- Klik in de nieuwe query op Permissies en selecteer de toegang van elke medewerker.
- Klik op Opslaan .
Stap 2. Selecteer de bronnen van de query
Om de gegevens te selecteren die je in de query wilt gebruiken, neem je kolommen op uit tabellen, queryresultaten en spreadsheets waartoe je toegang hebt in het Workiva platform. Klik in het linkerpaneel Sources op New source en selecteer de gegevens die u wilt opnemen in de query.
Als de query meerdere bronnen heeft, definieer dan op het tabblad Relaties hoe de records moeten worden gecombineerd of samengevoegd.
Opmerking: Wanneer u de query opslaat, worden bronnen die worden weergegeven als Needs Relationship automatisch verwijderd. Om deze bronnen te behouden, definieert hun relatie met andere bronnen.
Stap 3. Parameters toevoegen
Om waarden te definiëren voor de filters of berekeningen van de query wanneer de query wordt uitgevoerd, zoals het in plakjes verdelen van gegevens in realtime, voeg je parameters toe voor hun waarden. In het paneel Parameters kunt u:
- Voeg een nieuwe parameter toe en geef de mogelijke waarden op voor wanneer de query wordt uitgevoerd.
- Selecteer een globale parameter die is geconfigureerd door de workspace-eigenaar.
Stap 4. De queryresultaten definiëren
Je kunt de resultaten van een query definiëren in een drag-and-drop Builder of - als je bekend bent met SQL syntax - een SQL editor.
Tip: Om wijzigingen in Builder of SQL Editor ongedaan te maken en terug te keren naar de eerder opgeslagen versie van de query, klikt u op Reset . Als u samen met anderen aan de query werkt, is de laatst opgeslagen versie mogelijk niet uw laatste opslag.
Om je query te definiëren, raden we de drag-and-drop Builder aan, vooral als je niet bekend of vertrouwd bent met SQL syntaxis.
- Om gegevens op te geven die in de queryresultaten moeten worden opgenomen, selecteert u de kolommen onder Bronnen en klikt u op Toevoegen aan velden of sleept u ze naar onder Velden.
- Om door het paneel Sources te bladeren, klik je op Expand All of Collapse All om alle kolommen te tonen of te verbergen.
- Om een specifieke bron of kolom te vinden, klik je op Toon filters en zoek je op de naam.
- Nadat u de velden van de query hebt toegevoegd, kunt u in het paneel Veldeigenschappen de eigenschappen of berekeningen van elk veld definiëren, indien nodig.
- Op het tabblad Filters, maak filters om de criteria van de brongegevens in te stellen die in de resultaten moeten worden opgenomen, zoals om te focussen op specifieke accounts of tijdsperioden.
Tip: Om de criteria te kiezen wanneer je de query uitvoert, bijvoorbeeld om de gegevens in realtime in plakjes en blokjes te verdelen, gebruik parameterwaarden met filters of berekeningen.
Als u bekend bent met SQL, klikt u op SQL en SQL bewerken om de SQL-instructie van de query samen te stellen in een editor.
Opmerking: Om uw SQL-syntaxis te behouden, wordt de editor standaard geopend in een alleen-lezen status. Afhankelijk van de complexiteit van uw query is het mogelijk dat u de syntaxis niet kunt behouden als u op Builder klikt nadat u in de SQL-editor bent gestart.
Hoewel niet elke query elke clausule bevat, wordt elk deel van de SQL-instructie in een bepaalde volgorde uitgevoerd:
-
FROMenJOIN, om de bronnen te bepalen van de gegevens die worden opgevraagd -
WHERE, om alleen gegevens op te nemen die aan specifieke criteria voldoen -
GROUP BY, om gegevens samen te vatten op basis van gemeenschappelijke waarden -
HAVING, om alleen gegevens op te nemen van geaggregeerde rijen die voldoen aan specifieke criteria -
SELECTofSELECT DISTINCT, om verder te specificeren welke brongegevens moeten worden opgenomen -
ORDER BY, om aan te geven hoe de gegevens in de resultaten moeten worden gesorteerd -
LIMITenOFFSET, om te specificeren hoeveel en welke records van de query moeten worden opgenomen
Om de integriteit van gegevens te waarborgen, ondersteunt de SQL-editor alleen-lezen statements zoals SELECT, maar geen lees/schrijf statements zoals INSERT of DELETE.
Om snel naar een bronkolom te verwijzen in de syntaxis, klik je er met de rechtermuisknop op in het paneel Sources en selecteer je Add to Query.
- Om door het paneel Sources te bladeren, klik je op Expand All of Collapse All om alle kolommen te tonen of te verbergen.
- Om een specifieke bron of kolom te vinden, klik je op Toon filters en zoek je op de naam.
Opmerking: Om de queryresultaten te beperken tot specifieke records, definieert u de filtercriteria als SQL-syntaxis. Om de waarde van een filter in te stellen wanneer de query wordt uitgevoerd, verwijst naar een parameter.
Stap 5. De resultaten weergeven
Standaard worden de queryresultaten ongesorteerd en plat weergegeven, met alle velden als aparte kolommen zoals in een tabel. Om de gegevens te verduidelijken, kun je de resultaten van de query sorteren op basis van de gegevens van een veld.
Tip: Om de resultaten verder samen te vatten en te splitsen, kunt u ze op weergeven als een kruistabel met rijen, kolommen en waarden.
Om de queryresultaten te sorteren, verplaatst u op het tabblad Sorteren de velden waarop u wilt sorteren naar Gesorteerd en selecteert u of u de gegevens in oplopende of aflopende volgorde wilt rangschikken.
Om de queryresultaten te sorteren, gebruik je een ORDER BY sleutelwoord, zoals ORDER BY field_header ASC. Om op meerdere velden te sorteren, scheidt u elk veld met een komma; ORDER BY field_header1 ASC, field_header2 DESC.
Stap 6. De resultaten controleren en gebruiken
Om de resultaten van een query te bekijken, klik op Query uitvoeren . Als de query parameters bevat, stelt u hun waarden in en klikt u op Query uitvoeren.
Nadat u hebt gecontroleerd of de queryresultaten correct worden weergegeven, kunt u ze in het hele Workiva-platform gebruiken:
- Een weergave maken om de gegevens te analyseren als een tabel of grafiek
- Verbind de gegevens met een spreadsheet of de tabel of grafiek van een document of presentatie
- De gegevens exporteren naar een tabel of spreadsheet