Met het paneel Connections kunt u gegevens delen tussen workspaces en binnen uw organisatie. Bij het delen van een dataset kunt u het delen beperken tot een specifieke gebruiker of uitbreiden tot een hele gebruikersgroep. Ontvangers van gegevens kunnen dan updates in hun werkruimte accepteren wanneer ze daar klaar voor zijn - dit creëert in wezen een "gated" ervaring waarbij elke ontvanger van gegevens updates op zijn eigen tijdlijn ontvangt.
Hierdoor kunnen teams afzonderlijke - maar toch verbonden - werkruimten hebben die gemeenschappelijke gegevens delen. Elke "eigenaar" van gegevens beslist wie toegang heeft tot een dataset, terwijl elke ontvanger van gegevens beslist wanneer en waar die gegevens gebruikt zullen worden.
Opmerking: Deze functie werkt samen met vel-naar-vel en vel-naar-tafel verbindingen.
Vereisten
Rollen
- De Workspace Owner of Data Sharing Manager rol is vereist om een share aan te maken, te verwijderen of te wijzigen.
Machtigingen
- U moet een bestandseigenaar zijn om nieuwe shares of verbindingen aan te maken, of updates van een bepaalde spreadsheet te publiceren.
- U moet bestandseigenaar of bewerker zijn om updates te ontvangen en gegevens te verversen die met u zijn gedeeld.
Instellingen
- Als u tot meerdere workspaces behoort, kunt u datasets delen met gebruikersgroepen in al die workspaces.
- Als u niet tot een workspace behoort, kunt u nog steeds datasets delen - maar een org admin of workspace admin in de bestemmingsworkspace moet eerst de instelling share workspace inschakelen.
Een nieuw aandeel maken
Een "share" is een soort verbinding tussen gebruikers en werkruimten. Om een share te maken, start u een uitgaande verbinding vanaf uw bronwerkruimte; u kunt vervolgens individuele gebruikers of hele gebruikersgroepen aan de share toevoegen en updates en masse publiceren naar alle verbonden bestemmingen.
Opmerking: U moet de rol Workspace Owner of Data Sharing Manager hebben om een share aan te maken of te beheren, en u moet Owner permissie hebben voor het bestand waarmee u werkt.
- Open het paneel Connections aan de rechterkant van het scherm.
- Selecteer bovenaan de tab Uitgaande.
- Klik op het tabblad Uitgaand op Verbinding toevoegen.
-
Selecteer de eerste optie: Delen met een andere gebruiker of gebruikersgroep.
Opmerking: U kunt vanuit dit scherm ook verbinding maken met een blad of tabel.
- Klik op de knop Volgende: Details toevoegen om verder te gaan.
- Geef uw aandeel een naam en een korte beschrijving. Dit wordt naar de ontvanger van de gegevens gestuurd en geeft aan waar de gegevens gebruikt moeten worden.
- Klik op de knop Volgende: Gebruikers of gebruikersgroepen toevoegen om verder te gaan.
-
Gebruik het veld Organization users om individuele gebruikers uit uw hele organisatie te vinden, of Workspace user groups om een hele groep toe te voegen.
Opmerking: Om groepen in deze lijst te laten verschijnen, moet de instelling share workspace zijn ingeschakeld door een org admin voor die bepaalde werkruimte.
- Klik op Share om te voltooien.
Toegang tot een bestaand aandeel toevoegen of verwijderen
Zodra een share is aangemaakt, kunt u gebruikers toevoegen of verwijderen zonder de onderliggende verbinding te wijzigen.
- Open het paneel Connections aan de rechterkant van het scherm.
- Selecteer bovenaan de tab Uitgaande.
- Zoek uw gedeelde verbinding en klik op Delen beheren.
-
Klik op het veld Organization users om individuele gebruikers aan deze share toe te voegen, of op het veld Workspace user groups om een hele groep toe te voegen.
Opmerking: Gegevens die met een individuele gebruiker worden gedeeld, kunnen in elke werkruimte worden gebruikt waarvan zij lid zijn. Gegevens die met een gebruikersgroep worden gedeeld, kunnen echter alleen in die werkruimte worden gebruikt.
-
Om gebruikers van de share te verwijderen, klikt u op Toegang verwijderen naast hun naam onderaan het venster.
Opmerking: Gebruik de tabbladen om te schakelen tussen individuele gebruikers en gebruikersgroepen.
- Klik op Gereed om te voltooien.
Merk op dat het verwijderen van toegang tot een share geen invloed heeft op bestaand gebruik van die gegevens, en dat alle momenteel gedeelde verbindingen updates zullen blijven ontvangen. Als u de toegang verwijdert, wordt het invoegen van deze gegevens in de toekomst gewoon verhinderd.
Als u deze verbinding permanent wilt verbreken, moet u de gedeelde verbinding volledig verwijderen.
Een gedeelde verbinding verwijderen
Als een share niet langer nodig is en u deze permanent wilt verwijderen, kunt u deze direct uit het paneel Verbindingen verwijderen. Dit verbreekt de verbinding voor alle gebruikers en voorkomt toekomstige updates.
- Open het paneel Connections.
- Ga naar Uitgaande verbindingen.
- Zoek uw verbinding, open het vervolgkeuzemenu en kies Verbinding verwijderen.
Nadat een share is verwijderd, blijft elk bestaand gebruik van die gegevens in de bestemmingswerkruimte - maar deze ontvangt niet langer updates van de bronwerkruimte. U moet een nieuwe share aanmaken als u deze later opnieuw wilt verbinden.
Updates delen en publiceren
Nadat u een gedeelde dataset in de bronworkspace hebt bijgewerkt, moet u de wijzigingen publiceren. Dit stuurt bijgewerkte gegevens naar elke bestemmingswerkruimte, die de ontvangers in hun bladen kunnen "accepteren" door de verbinding te vernieuwen.
Opmerking: Voor het publiceren van updates zijn eigenaarsrechten nodig, maar zowel redacteuren als eigenaars kunnen updates ontvangen.
Om bijgewerkte gegevens te publiceren, klikt u op de knop Updates delen op een van de drie locaties:
Ongeacht waar deze actie wordt gestart, wordt u gevraagd om een korte beschrijving van de wijzigingen op te geven voordat u de updates deelt. Dit korte "bericht" wordt aan de ontvangers van de gegevens getoond wanneer zij later hun bladen vernieuwen.
Verbinding maken met gedeelde gegevens (als ontvanger van gegevens)
Als ontvanger van gegevens kunt u gedeelde datasets vinden en invoegen door een inkomende verbinding te maken. Gedeelde datasets zijn gebonden aan hun bronbestemming en kunnen na de eerste keer delen op meerdere plaatsen in uw werkruimte worden ingevoegd. Elk gebruik van die gedeelde gegevens kan dan onafhankelijk worden bijgewerkt (of "ververst") volgens uw eigen schema.
Opmerking: Hoewel u toegang hebt tot gedeelde gegevens, kunt u het brondocument van waaruit het is gedeeld niet direct openen.
- Open het paneel Connections aan de rechterkant van het scherm.
- Selecteer het tabblad "Inkomend" bovenaan en klik op Verbinding toevoegen > Gedeelde dataset.
-
Klik op Invoegen om de gedeelde dataset aan uw huidige blad toe te voegen.
Opmerking: Voordat u een dataset invoegt, klikt u erop om extra details te zien, waaronder de beschrijving, de bronwerkruimte en de oorspronkelijke gegevensverstrekker.
Nadat u voor de eerste keer een dataset hebt toegevoegd, kan het zijn dat u even moet wachten tot het blad is bijgewerkt met de nieuwe gegevens.
Gedeelde gegevens vernieuwen
Zodra gedeelde gegevens aan een blad zijn toegevoegd, kunt u deze bijwerken door op de knop Inkomende verversen te klikken. Dit kan op drie plaatsen worden geïnitieerd.
Aan de rechterkant kunt u verversen vanaf het tabblad "Inkomend" van het paneel Verbindingen. U kunt hier ook alle velverbindingen in één keer vernieuwen.
Opmerking: U kunt hier klikken op Bericht bekijken om een korte beschrijving van de wijziging te zien die door de delende gebruiker is verstrekt.
veelgestelde vragen|FAQ
Hoe verschilt het verwijderen van een share van het verwijderen van toegang tot een share?
Een "share" is eenvoudigweg een soort verbinding tussen twee of meer workspaces. U kunt de toegang tot een gedeelde verbinding rantsoeneren door gebruikers toe te voegen of te verwijderen, maar de onderliggende verbinding wordt niet beïnvloed - tenzij u deze helemaal verwijdert.
Het verwijderen van een aandeel op deze manier kan niet ongedaan worden gemaakt en moet zorgvuldig worden overwogen.
Een share verwijderen: Deze actie verwijdert de gedeelde verbinding permanent voor alle gebruikers. Bestaande invoegingen van gedeelde gegevens blijven "verweesd" in de bestemmingswerkruimte en toekomstige updates worden niet ontvangen. Spring naar sectie.
Toegang tot een share verwijderen: Deze actie heeft geen invloed op de verbinding zelf; het voorkomt alleen dat gebruikers gedeelde gegevens op nieuwe plaatsen invoegen. Bestaande invoegingen van gedeelde gegevens blijven in de bestemmingswerkruimte en deze zal in de toekomst updates blijven ontvangen. Spring naar sectie.
Waar kan een ontvanger van gegevens gedeelde gegevens gebruiken?
Dit hangt af van hoe de gegevens in eerste instantie werden gedeeld.
- Als de dataset gedeeld werd met een individuele gebruiker: Deze dataset zal beschikbaar zijn voor die gebruiker in elke werkruimte binnen de organisatie. Hierdoor kan de ontvanger van de gegevens de gegevens overal gebruiken waar hij of zij toestemming voor heeft.
- Als de dataset gedeeld werd met een gebruikersgroep: Deze dataset zal alleen beschikbaar zijn binnen de bestemmingswerkruimte. Als leden van de gebruikersgroep de gegevens in een andere werkruimte willen gebruiken, moeten ze rechtstreeks met hen worden gedeeld.
Houd er rekening mee dat ontvangers van gegevens weliswaar toegang hebben tot gedeelde gegevens, maar niet direct toegang hebben tot het bronbestand van waaruit het is gedeeld.