Voor meer informatie over het bouwen van een proces in het algemeen, zie Een proces bouwen.
Opmerking: Contentverzoeken zijn momenteel beschikbaar met de ESG-oplossing en de geavanceerde SEC-oplossing. Neem contact op met uw Customer Success Manager voor meer informatie.
Bij contentaanvragen ontvangen toegewezen personen bewerkingsrechten voor de geselecteerde bestandslocatie zodra de actie start. Nadat de aangewezen persoon het verzoek voor de inhoud heeft ingediend, wordt de goedkeurder (indien toegewezen) op de hoogte gesteld om het werk te beoordelen en krijgt deze de mogelijkheid om het bestand te bekijken. Nadat het contentverzoek volledig is afgerond, behouden zowel de toegewezen persoon als de goedkeurder toegang tot het contentbeheersysteem.
Een inhoudsverzoek toevoegen aan een proces
Nadat je een proces hebt aangemaakt, kun je een inhoudsverzoek toevoegen via de knop Actie toevoegen in de werkbalk.
Vul vervolgens de velden in het rechterpaneel Actiegegevens in. Elk verzoek om content moet de volgende informatie bevatten:
- Titel: De naam van je actie
- Toegewezen aan: De medewerker die het inhoudsverzoek moet voltooien
- Bestand: Het bestand waar de inhoud nodig is
- Sectie: De specifieke sectie in het bestand waar inhoud nodig is
Je kunt ook het volgende toevoegen:
- Uiterste datum (optioneel): Dit is de datum waarop de toegewezen persoon het contentverzoek moet voltooien. Als er werkdagen zijn geconfigureerd, kunt u de vervaldatum ook instellen door het nummer van de werkdag in te voeren (bijvoorbeeld: ukunt de vervaldatum instellen op de 5e werkdag van de bedrijfsplanning).
- Herinneringen voor toegewezen personen: U kunt de systeemstandaard gebruiken, ervoor kiezen om helemaal geen herinneringen te verzenden, of de herinneringen aanpassen aan uw persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Processen voor meer informatie.
- Goedkeuring door (optioneel): De goedkeurder die de inhoud van de toegewezen persoon goedkeurt of terugstuurt voor verdere bewerking.
- Goedkeuring uiterlijk(optioneel): Dit is de datum waarop de goedkeurder het inhoudsverzoek moet goedkeuren. Als er werkdagen zijn geconfigureerd, kunt u ook de uiterste goedkeuringsdatum instellen door het nummer van de werkdag inte voeren (bijvoorbeeld: u kunt de uiterste goedkeuringsdatum instellen op de 5e werkdag van de bedrijfsplanning).
- Herinneringen voor goedkeurders: Als u een goedkeurder toevoegt, kunt u de herinneringen voor de goedkeurder aanpassen. Je kunt de standaardinstellingen van het systeem gebruiken, ervoor kiezen om helemaal geen herinneringen te versturen, of de herinneringen aanpassen aan je persoonlijke behoeften. Zie Herinneringen verzenden in Processen voor meer informatie.
- Instructies (optioneel): Alle aanvullende informatie die nodig is om het inhoudsverzoek te voltooien
- Tags(optioneel): Identificerende informatie over de actie met behulp van een categorie en een waarde (bijv. Prioriteit: Laag)
Bekijk je proces nog eens voordat je met het proces begint.
Om ervoor te zorgen dat uw proces soepel verloopt, raden wij u aan het volgende te doen voordat u met het proces begint:
- Controleer uw procesinstellingen. Zodra u uw proces start, kunt u de volgende instellingen niet meer wijzigen: de Startvolgorde, uw Werkdagen configuratie (u kunt alleen de Laatste werkdagwijzigen ), en de certificeringen Automatische goedkeuring instelling.
- Controleer de status van uw proces door in het linkerpaneel op Controleren op problemen te klikken. Dit brengt problemen aan het licht, zoals taken waar essentiële informatie ontbreekt of taken waarvan de deadline al is verstreken, zodat u deze sneller kunt oplossen.
- Controleer of alle certificeringsacties en hun details correct zijn door alle procesacties als eenCSV -bestand te exporteren.
Start een proces met inhoudsverzoeken.
Nadat je je proces hebt opgebouwd, klik je op Proces starten in de werkbalk. Zodra een contentaanvraag is gestart, ontvangen de toegewezen personen een e-mail met een directe link naar het betreffende bestandsgedeelte.
Opmerking: Alleen een proceseigenaar kan het proces uitvoeren (deze proceseigenaar wordt de procesmanager). Bovendien moet de proceseigenaar eigenaarsrechten hebben voor de toegewezen bestanden in de inhoudsverzoeken om het proces te kunnen uitvoeren.
Voor bestanden in contentaanvragen hoeft u de bestandsrechten niet handmatig bij te werken; toegewezen personen krijgen bewerkingsrechten voor het bestand zodra de contentaanvraag start.
Als de startvolgorde van het proces is ingesteld op Alles tegelijk, krijgen de toegewezen personen bewerkingsrechten voor het bestand zodra u het proces uitvoert. Als de startvolgorde is ingesteld op Een voor een of Handmatig, krijgen toegewezen personen pas bewerkingsrechten zodra hun specifieke inhoudsverzoek is gestart.
Nadat de toegewezen persoon zijn/haar inhoudsverzoekheeft voltooid, worden zijn/haar machtigingen ingesteld op Kijker. Indien van toepassing, ontvangen goedkeurders ook kijkrechten om het werk van de toegewezen persoon te beoordelen. Als de goedkeurder het inhoudsverzoek ter herziening terugstuurt naar de toegewezen persoon, krijgt deze persoon opnieuw bewerkingsrechten.