Met ordners kunt u bestanden en bijlagen op één locatie combineren, zodat u de inhoud als één PDF kunt exporteren. Dit proces bewaart de opmaak van documenten en bijlagen bij het exporteren, wat vooral handig is tijdens het digitale inbindproces. In dit artikel leert u hoe u een ordner aanmaakt, bestanden toevoegt en beheert, en de inhoud exporteert.
Een ordner maken
Om een nieuwe ordner aan te maken:
- Ga naar Home, selecteer Maken.
- Kies ordner. De nieuwe ordner wordt automatisch geopend.
- Om de standaard bindernaam bij te werken, selecteert u Naam wijzigen.
- Voer een persoonlijke naam in en selecteer Naam wijzigen.
U hebt nu een ordner waarin u bestanden kunt toevoegen en opslaan.
Bestanden toevoegen
U kunt bestanden van uw huidige werkruimte toevoegen aan de ordner, of u kunt ervoor kiezen om bestanden te uploaden vanaf uw computer.
Opmerking: Een ordner heeft een limiet van 100 bestanden.
Bestanden toevoegen vanuit uw werkruimte
Om bestanden van uw werkruimte aan de ordner toe te voegen:
- Klik op de groene knop Bestand toevoegen of selecteer Bestand toevoegen onder het tabblad Bewerken om Vanuit deze werkruimte te kiezen.
- Schakel de selectievakjes in links van de bestanden die u wilt toevoegen.
Opmerking: U moet viewer-, editor- of eigenaarrechten voor een bestand hebben om het aan een ordner te kunnen toevoegen.
- Klik op Open.
- Om extra bestanden toe te voegen, klikt u op de groene knop Bestand toevoegen of selecteert u de optie Bestand toevoegen onder het tabblad Bewerken.
Workiva bestanden die aan nieuwe ordners worden toegevoegd, tonen de datum en tijd van de huidige revisie van het bestand op het moment dat het werd toegevoegd. Werk de bestandsrevisies bij als dat nodig is, of wijzig de standaardinstelling in de Binder Properties.
Bestanden van uw computer toevoegen
Om bestanden van uw computer aan de ordner toe te voegen:
- Klik op de groene knop Bestand toevoegen, of selecteer Bestand toevoegen onder het tabblad Bewerken , om Vanaf uw computer te kiezen.
- Kies een bestand van uw computer en selecteer Open.
- Om extra bestanden toe te voegen, klikt u op de groene knop Bestand toevoegen of selecteert u de optie Bestand toevoegen onder het tabblad Bewerken.
Geüploade bestanden die aan nieuwe ordners worden toegevoegd, geven de datum en tijd weer waarop het bestand werd geüpload.
Zodra u bestanden aan uw ordner hebt toegevoegd, kunt u ze organiseren tabs en ze verplaatsen indien nodig. Meer informatie vindt u op Bestanden organiseren in een ordner.
Bestand vervangen
U kunt bestanden in de map die niet van Workiva zijn gemakkelijk vervangen.
Een bestand vervangen:
- Klik op het bestand dat u in de ordner wilt vervangen.
- Klik in het paneel Eigenschappen op de vervolgkeuzepijl.
- Selecteer Bestand vervangen.
- Kies een bestand op uw computer en selecteer Open.
- Als u opmerkingen uit het oorspronkelijke bestand hebt die u wilt behouden voor het vervangende bestand, vinkt u de optie Oorspronkelijke opmerkingen toepassen op de vervanging aan.
- Klik op Vervangen.
Plaatshouder voor een bestand toevoegen
Als u het bestand nog niet in uw ordner hebt, kunt u een plaatshouder toevoegen.
Plaatshouder toevoegen
Om een plaatsaanduiding in uw ordner toe te voegen, kunt u klikken op de knop Plaatsaanduiding toevoegen onderaan de ordner of klikken op Plaatsaanduiding toevoegen in de werkbalk bewerken.
Bestand uploaden naar plaatshouder
Wanneer u klaar bent, kunt u een bestand uploaden naar een plaatshouder.
Een bestand uploaden:
- Klik op de plaatsaanduiding in de binder.
- Klik in het paneel Eigenschappen op de vervolgkeuzepijl.
- Selecteer Bestand uploaden.
- Kies een bestand op uw computer en selecteer Open.
Bestandsdetails en bijlagen beheren
Nadat bestanden aan de ordner zijn toegevoegd, hebt u de mogelijkheid om de weergavenaam van bestanden bij te werken en documentopmaak en bijlagen voor werkruimtebestanden toe te voegen.
Weergavenaam bijwerken
Nadat de bestanden zijn toegevoegd, kunt u de Weergavenaam van het document bijwerken in het paneel Eigenschappen.
Opmerking: Het bijwerken van de Weergavenaam van een bestand verandert de manier waarop de naam in de ordner wordt weergegeven, maar heeft geen invloed op de bestandsnaam in de algemene toepassing.
Documentopmaak opnemen
Voor documenten die zijn toegevoegd vanuit uw werkruimte, kunt u Documentopmaak opnemen selecteren in het paneel Eigenschappen. Alle documentopmaak die aan het document is toegevoegd, wordt meegenomen in de binder export.
Bestandsbijlagen toevoegen
Voor bestanden die zijn toegevoegd vanuit uw werkruimte, kunt u het paneel Eigenschappen gebruiken om extra opties te selecteren voor uw document-, presentatie- of spreadsheetbijlagen: Bijlage-labels opnemen, Bijlagen opnemen, en Bijlage-opmaak opnemen.
| Optie voor bevestiging | Beschrijving |
| Labels voor bijlagen toevoegen |
Alle aangepaste etiketten die voor bijgevoegde bestanden worden gebruikt, worden in de ordner meegeleverd. |
| Bijlagen toevoegen |
Externe bestanden die als bijlage aan uw Workiva-bestanden zijn toegevoegd, worden in de ordner opgenomen. |
| Bijlageopmaak opnemen |
Deze bevestigingsoptie verschijnt wanneer "Bijlagen opnemen" is geselecteerd. Alle opmaak die in de Markup Viewer aan de bijlage is toegevoegd, wordt in de ordner opgenomen. |
Bestandsrevisies bijwerken
Workiva bestanden die vanuit uw werkruimte worden toegevoegd, tonen de datum en tijd van de huidige revisie van het bestand op het moment dat het aan de ordner werd toegevoegd. Met Revisie Beheer kunnen ordnerbezitters en editors bepalen wanneer de meest recente revisie van een bestand in de ordner wordt weergegeven. U kunt een geselecteerd bestand of alle bestanden bijwerken zodat de laatste revisie wordt weergegeven.
Om een enkel bestand bij te werken naar de laatste revisie, klikt u op een bestand in de ordner en selecteert u Bestand bijwerken naar laatste revisie in het paneel Eigenschappen.
Om alle bestanden in de ordner bij te werken naar de laatste revisie, selecteert u Alle revisies bijwerken in de werkbalk Bewerken.
Binder-eigenaren kunnen de standaardinstelling voor revisiebeheer wijzigen in de Binder Eigenschappen. Als u het selectievakje naast Auto-update revisies inschakelt, worden de laatste bestandsrevisies automatisch naar de ordner gehaald.
Bindmiddel eigenschappen
Binder-eigenaars kunnen de binder-eigenschappen aanpassen.
Om de bindmiddel eigenschappen bij te werken:
- Selecteer Eigenschappen op het tabblad Bewerken .
- Pas de eigenschappen aan uw behoeften aan. U hebt de mogelijkheid om de Naam, Algemene opties, Revisiebeheer, Bladopties, Grootte, Oriëntatie, en Schaal van de ordner bij te werken.
- Klik op Wijzigingen opslaan om de wijzigingen op uw ordner toe te passen.
Een ordner exporteren
Er zijn twee manieren om uw ordner te exporteren:
- Opslaan als PDF
- Afdrukken
Wanneer u Opslaan als PDF selecteert, wordt de ordner als PDF-bestand naar uw computer gedownload. Als u Print kiest, wordt er een voorbeeld van de map geopend in een nieuw tabblad in uw huidige browser; zo kunt u de map afdrukken, downloaden of bekijken.
Voor beide exportopties kunt u kiezen om de hele ordner op te slaan of het bestand dat op dat moment geselecteerd is.
Bestanden verwijderen
Bestanden uit uw ordner verwijderen:
- Klik op de grijze 'x' naast het vermelde bestand.
- Selecteer Verwijderen om te bevestigen dat u dit bestand wilt verwijderen.
Een ordner verwijderen
U kunt een ordner verwijderen door er met de rechtermuisknop op te klikken vanuit Home of door in het vervolgkeuzemenu Delete te selecteren.