フォルダをロールフォワードする

Workivaの「Evergreenロールフォワード」（「Copy to Archive」とも呼ばれる）は、期間をまたいでレポートファイルを維持するための推奨される手法です。報告期間の処理が完了したら、アーカイブ用のコピーを作成し、元のファイルで次の期間の作業を続けます。これにより、アクティブなファイルの改訂履歴が保持され、マイルストーンやブラックラインを使用して報告期間を比較できるようになります。

ファイルは有効な状態のまま維持されるため、新しい期間に移行する際にも、Wdata接続の更新やハイパーリンクの表示を行う必要はありません。

XBRLが含まれる文書については、まずこの処理を完了させてから、XBRLの日付を更新してください。

ステップ1：ファイルを最終確認する

ロールフォワードを行う前に、報告期間の正確な最終版を作成するために、以下の作業を完了してください。

そのフォルダ内の各ファイルを1つずつ開いてください。これには、文書、プレゼンテーション資料、スプレッドシート、および一般的な説明文が含まれます。
すべての作業ファイルにおいて、変更履歴がすべて承認または却下されていることを確認してください。
すべてのコメントに対して対応が完了しているか確認してください。
文書、スプレッドシート、および共通の説明文ファイルから、すべてのリンクが公開されていることを確認してください。
各ファイルについてドキュメントの健全性チェックを実施し、問題があれば対処してください。
ロールフォワードを実行する前に、そのフォルダに対してリンクファイルレポートを実行し、想定されるすべてのリンクファイルが含まれていることを確認してください。

ステップ 2：ファイルの最終確定後

各ファイルに、アーカイブ前の最終版を示すマイルストーンを作成してください。
- 「履歴」パネルで、ドロップダウンメニューを選択し、「最新のリビジョンにマイルストーンを作成」を選びます。
- 報告期間とバージョンを反映させるため、一貫した命名規則に従ってマイルストーンの名前を変更してください。例：2025年第1四半期（提出済み）、2025年第1四半期（最終版・署名済み／配布済み）。マイルストーンについて詳しく知る。
ファイルを配布または保存した後は、フォルダをコピーする前に、適用されているすべてのフィルターを解除してください。これにより、コピーされたファイルは、次のレポートサイクル開始時にすべてのコンテンツが表示された状態で開始されるようになります。

ステップ3：フォルダの準備状況を確認する

フォルダ全体をコピーしてください。個々のファイルはコピーしないでください。ロールフォワードを行う前に、リンクされているすべてのドキュメントがフォルダに含まれていることを確認してください。そうしないと、コピーされたファイル内でリンクが正しく保持されません。

ベストプラクティスとして、複数回ロールフォワードを行った後もファイルを整理しておくために、サブフォルダを作成することをお勧めします。サブフォルダを作成するには、フォルダを右クリックし、メニューから「新しい サブフォルダ」を選択します。

フォルダの右クリックメニューに「新しいサブフォルダ」オプションが追加されました

たとえば、年度ごとの親フォルダを作成し、各報告期間ごとにサブフォルダを作成することができます。

各四半期ごとに分けられた「Year」親フォルダ

手順 4：フォルダをコピーする

フォルダをコピーすると、元のファイルを変更することなく、その中身のコピーが作成されます。一緒にコピーされたファイル間のリンクは維持されます。フォルダ外のソースファイルへのリンクは、選択したコピー設定によって異なります。

注：ファイルのコピーができるのは、ワークスペース所有者、コンテンツ管理者、およびコピー管理者のみです。

[ホーム]から、[ファイル]を選択します。
ロールフォワードしたいフォルダを右クリックし、「コピー」を選択します。
ファイルの一覧に、ロールフォワードしたいすべてのファイルが含まれていることを確認し、「次へ」をクリックしてください。
「コピー設定」で、コピーするファイルに含める項目を選択し、「保存先」を確認して、コピーしたファイルを保存する場所を選択してください。

注：添付ファイルにオートメーションが含まれている場合、それらは自動的にコピーに含まれます。コピーした自動化の誤りを減らすため、自動化を実行するために必要なその他の要素もすべて含めてください。
リンクの選択を解除し、参照を処理します。

注：同じフォルダ構造内で相互にリンクされているファイルは、コピー後もそのまま保持されます。この設定は、そのフォルダ外のファイルへのリンクにのみ影響します。
接続の選択を解除します。

注：接続の選択を解除すると、元のファイルから接続が削除されることなく、アーカイブされたファイルのデータ更新が停止されます。コンテンツプレースホルダーの接続を使用している場合は、次の期間に向けてアクティブなファイルを更新する前に、アーカイブされたコピーでそれらを確認してください。
「場所の設定」で、「新しいフォルダ名」を、このフォルダに過去のファイルが含まれていることを反映するように設定してください。
「場所」については、次のいずれかの方法を選択できます：
- 現在の年および四半期のフォルダを選択してください。これが履歴の親フォルダとなります。または、
- 「保存先フォルダを作成」を選択し、アーカイブされたものであることがわかるような名前をコピーに付け、年末用の親フォルダを選択してください。次に、「ファイル」内の「live」フォルダの名前を変更してください。
「コピー」を選択します。

コピー処理はバックグラウンドで実行されます。準備が整い次第、通知とメールが届きます。

注：コピーを行う前に変更された権限は、コピー先のファイルにも引き継がれます。

ステップ5：ファイルを更新して確認する

コピーが完了したら、すべてのファイルの名前を変更し、アーカイブしたファイルをロックしてください。

注：ファイル名は、一意の名前でのみ変更できます。

元のEvergreenファイルの場所を開き、右クリックして「名前の変更」を選択し、新しい報告期間を反映させてください。
コピーしたファイルの場所へ移動し、右クリックして、「名前の変更」を選択し、前回の報告期間に合わせて名前を変更してください。
アーカイブされたフォルダ内の各ファイルを右クリックし、「編集をロック」を選択して、履歴ファイルが変更されないようにしてください。

注：編集ロックを設定すると、コンテンツの直接編集はできなくなりますが、他のファイルにあるリンク先からの更新は妨げられません。アーカイブされたファイルに、履歴上のコンテンツを変更する可能性のあるアクティブなソースへのリンクが残っていないことを確認してください。
コピーに、想定されていたすべてのファイルが含まれていることを確認してください。
元の「Evergreen」フォルダに戻り、メインのスプレッドシートを開いて、新しい報告期間の日付を更新してください。確認が終わったら、変更内容を公開してください。
ドキュメントをチェックし、すべての日付がリンク済みであること、および新規の報告期間にロールフォワードされていることを確認します。たとえば、第2四半期から第3四半期へと繰り越す場合は、6か月が9か月に、第2四半期が第3四半期に変更されているかなどを確認してください。
署名ページおよび添付書類の日付が更新されていないか確認してください。
必要に応じてハイパーリンクを更新してください。ハイパーリンクに新たな変更がない場合は、この手順をスキップしてください。
ドキュメントの状態を確認してください。
次の期間の編集を開始します。