接続パネルでは、ワークスペースや組織全体でデータを共有することができます。データセットを共有する際、共有範囲を特定のユーザーに限定することも、ユーザーグループ全体に広げることもできます。データ受信者は、ワークスペースへの更新を承認する準備ができたときに、その承認ができます。基本的に、各データ受信者が自分のタイムラインでアップデートを受信する「ゲート」エクスペリエンスを作成します。
これにより、チームは別々の、しかし接続されたワークスペースを持ち、共通のデータを共有することができる。データセットに誰が使用するかを決めるのは各データ「オーナー」であり、そのデータをいつどこで使用するかを決めるのは各データ「受信者」です。
メモ: この機能は、シートとシートの接続 およびシートとテーブルの接続 とともに機能する。
要件
役割
- 共有の作成、削除、修正には、ワークスペース所有者またはデータ共有マネージャー役割 が必要です。
権限
設定
- 複数のワークスペースに所属している場合は、それらのワークスペースすべてのユーザー グループとデータセットを共有できます。
- ワークスペースに所属していなくてもデータセットを共有できますが、リンク先のワークスペースの組織管理者またはワークスペース管理者は、共有ワークスペース 設定を有効にする必要があります。
新規シェアを作成
「共有」とは、ユーザーとワークスペース間の接続のタイプです。共有を作成するには、ソース・ワークスペースから発信接続を開始します。次に、個々のユーザーまたはユーザーグループ全体を共有に追加し、更新を全リンク先に一括 で発行します。
メモ: 共有を作成または管理するには、ワークスペース所有者またはデータ共有マネージャの役割 を持っている必要があります。また、作業しているファイルの所有者権限 を持っている必要があります。
- 画面右側の接続 パネルを開く。
- 上部にある出力タブを選択します。
- 発信タブで、接続を追加（する） をクリックします。
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最初のオプションを選択します：別のユーザーまたはユーザーグループと共有する.
メモ: この画面からシート またはテーブル に接続することもできます。
- 次へ: 詳細の追加ボタンをクリックして進みます。
- シェアに名称と簡単な説明をつけてください。これはデータの受信者に送られ、データの使用先を知らせる。
- 次へ: ユーザーまたはユーザーグループの追加 ボタンをクリックして進みます。
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組織ユーザー フィールドを使用して、組織全体から個々のユーザーを検索するか、ワークスペース ユーザー グループ を使用して、グループ全体 を追加します。
メモ: グループがこのリストに表示されるには、共有ワークスペース 設定が、その特定のワークスペースの組織ワークスペース管理者によって有効になっている必要があります。
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Share をクリックして終了します。
既存の共有に使用するアクセスを追加または削除
一度共有が作成されると、基本的な接続を変更することなく、ユーザーを追加または削除することができます。
- 画面右側の接続 パネルを開く。
- 上部にある出力タブを選択します。
- 共有接続を探し、共有を管理する をクリックします。
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この共有に個々のユーザーを追加するには、組織ユーザー フィールドをクリックし、グループ全体を追加するには、ワークスペース ユーザー グループ フィールドをクリックします 。
メモ: 個人ユーザーと共有されたデータは、そのユーザーがメンバーであるワークスペースで使用できます。ただし、ユーザーグループで共有されたデータは、そのワークスペースでのみ使用できる。
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共有からユーザーを削除するには、ウィンドウ下部のユーザー名称の隣のアクセスを削除 をクリックします。
メモ: 個人ユーザーとユーザーグループの切り替えには、タブを使用します。
- 終了をクリックして終了します。
共有へのアクセスを削除しても、そのデータの既存の使用には影響せず、現在共有されているすべての接続が更新を受信し続けることに注意してください。使用するアクセスを削除すれば、今後このデータが挿入されることはなくなります。
この接続を永久に分割したい場合は、共有接続を完全に削除する必要がある。
共有接続の削除
共有が不要になり、永久に削除したい場合は、接続パネルから直接削除できます。これにより、すべてのユーザーの接続が分割され、今後のアップデートができなくなります。
- 接続 パネルを開く。
- 発信接続に移動します。
- 接続を検索し、ドロップダウン・メニューを開き、接続の削除 を選択します。
共有が削除されると、そのデータの既存の使用はリンク先のワークスペースに残りますが、ソース・ワークスペースからの更新は受け取れなくなります。後で再接続したい場合は、新規共有を作成する必要があります。
アップデートの共有と更新
ソース ワークスペースで共有データセットを更新したら、変更を更新する必要があります。これにより、更新されたデータが各リンク先のワークスペースに送信され、受信者は接続を更新することでシートに「承認」することができます。
メモ: 更新を公開するにはオーナー権限が必要ですが、編集者とオーナーの両方が更新を受け取ることができます。
更新データを公開するには、3つの場所のいずれかで、更新を共有ボタンをクリックします：
このアクションがどこで開始されたかにかかわらず、アップデートを共有する前に、変更についての簡単な説明を求められます。この短い "メッセージ "は、データ受信者が後でシートを更新したときに表示される。
共有データへの接続（データ受信者として）
データ受信者として、受信接続を作成することにより、共有データセットを検索し、挿入することができます。共有されたデータセットはリンク先に紐付けられ、最初の共有後はワークスペース内の複数の場所に挿入することができます。共有されたデータの各使用状況は、独自のスケジュールで個別に更新（または「リフレッシュ」）することができる。
メモ: 共有データに使用することはできますが、共有元のソースドキュメントを直接開くことはできません。
- 画面右側の接続 パネルを開く。
- 上部の「受信」タブを選択し、接続を追加（する） > 共有データセット をクリックする。
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Insert をクリックして、共有データセットを現在のシートに追加します。
メモ: データセットを挿入する前に、そのデータセットをクリックすると、説明、ソース ワークスペース、元のデータ プロバイダーを含む追加の詳細が表示されます。
データセットを初めて追加した後、シートが新規データで更新されるまでしばらく待つ必要があるかもしれません。
共有データの更新
共有データがシートに追加されたら、着信の更新 ボタンをクリックして更新できます。これは3つの場所で開始できる。
右側では、接続 パネルの「受信」タブから更新できる。ここからすべてのシート接続を一度に更新することもできます。
メモ:View message をクリックすると、共有ユーザー が提供した変更の簡単な説明を見ることができます。
よくある質問
共有の削除は、共有へのアクセス を削除するのとどう違うのですか？
「共有」とは、単に2つ以上のワークスペース間の接続の種類です。ユーザーを追加または削除することで、共有接続へのアクセスを制限することができますが、原接続は影響を受けません - 完全に削除しない限り。
この方法でシェアを削除することは元に戻せないので、慎重に検討する必要がある。
共有を削除します：このアクションは、すべてのユーザーの共有接続を永久に削除します。共有データの既存の挿入は、リンク先のワークスペースに「孤児」として残り、今後の更新は受け取れない。セクションにジャンプします。
共有へのアクセスを削除：このアクションは接続自体には影響せず、ユーザーが共有データを新規の場所に挿入できないようにするだけです。共有データの既存の挿入は、リンク先のワークスペースに残り、将来の更新を受信し続ける。セクションにジャンプします。
データ受信者はどこで共有データを使用できますか？
これは、データがどのように共有開始されたか次第です。
- データセットが個々のユーザーと共有されている場合：このデータセットは、そのユーザーが組織内のすべてのワークスペースで利用できるようになります。これにより、データの受信者は、権限を持っている場所であればどこでもデータを使用することができるようになります。
- データセットがユーザーグループで共有されている場合： このデータセットは、リンク先のワークスペースでのみ使用できます。ユーザーグループのメンバーが別のワークスペースでデータを使用したい場合は、直接共有する必要があります。
データ受信者が共有データに使用することができても、共有元のソースファイルに直接アクセスすることはできませんのでご注意ください。